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Décision

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_

Sherbrooke (Ville de) c. R.G.

2009 QCCAI 153

 

Commission d’accès à

l’information du Québec

 

Dossiers :           05 13 96 et 06 13 92

 

Date :                   28 juillet 2009

 

Commissaire :   Me Guylaine Henri

 

 

Dossier : 05 13 96

VILLE DE SHERBROOKE

 

Requérante

 

 

c.

 

 

R… G…

 

Intimé

_________________________________________________________________

 

Dossier : 06 13 92

R… G…

 

Demandeur

 

 

c.

 

 

VILLE DE SHERBROOKE

 

Organisme

 

 

 

DÉCISION

 

OBJET

 

Dossier no 05 13 96 : REQUÊTE POUR ÊTRE AUTORISÉ À NE PAS TENIR COMPTE D’UNE DEMANDE D’ACCÈS en vertu de l’article 126 (137.1) de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels[1] et

 

Dossier no 06 13 92 : DEMANDE DE RÉVISION en vertu de l’article 135 de la Loi sur l’accès

 

_________________________________________________________________

 

 

Dossier no 05 13 96

 

[1]                Le 8 juillet 2005, l’intimé requiert de la requérante ce qui suit :

 

[…] copie des fichiers de sauvegardes informatiques qui contiennent les fichiers de correspondances électroniques (courriels) effectués ou reçus par les employés et/ou représentants de la Ville de Sherbrooke, pour la période du 1er janvier 2002 à présentement incluant en cas de demande de révision, la période jusqu’à l’audition, s’il y a lieu, devant un commissaire de la Commission d’accès à l’information.

 

Il va de soi que les informations devront être intègres et comprendre la nature de la plate-forme informatique utilisée ainsi que le logiciel nécessaire à l’extraction, s’il y a lieu, et à la lecture des correspondances électroniques, le tout idéalement en format compatible Windows sur support DVD ou autre support informatique accessible et compatible.

 

[sic]

 

[2]                Le 29 juillet 2005, la requérante présente à la Commission d’accès à l’information (la Commission) une Requête en vertu de l’article 126 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (la requête). Dans cette requête, elle demande l’autorisation de ne pas tenir compte de la demande d’accès de l’intimé, « en raison de son caractère manifestement abusif et frivole ».

 

[3]                La requérante expose, sur plusieurs pages, quatre motifs au soutien de sa requête et termine en alléguant avoir tenté de communiquer avec l’intimé afin d’obtenir des précisions sur sa demande d’accès en lui laissant un message, mais que celui-ci ne l’a pas rappelé.

 

[4]                Le 24 août 2005, l’intimé conteste, par écrit, sur plusieurs pages, chacun des motifs invoqués par la requérante. Il ajoute avoir tenté de retourner l’appel de Me Line Chabot, mais s’être fait répondre qu’elle était affairée à la préparation des élections municipales devant avoir lieu au mois de novembre suivant.

 

[5]                L’intimé termine cette lettre par une plainte concernant le manque de transparence de la requérante. Il y joint, à cet effet, plusieurs documents.

 

Dossier no 06 13 92

 

[6]                Le 22 juin 2006, l’intimé[2] demande à la requérante ce qui suit :

 

[...] copie des procès-verbaux du Conseil municipal et du Comité exécutif de la ville de Sherbrooke en format électronique, sur CD-ROM, pour la période couvrant du 21 avril 2004 jusqu’à la date effective de réalisation de la présente demande.

 

Par ailleurs, veuillez également me transmettre une copie des deux (2) premières pages de la télécopie transmise le ou vers le 6 mai 2004 vers 3h20 AM à partir du télécopieur identifié par le numéro […] (appartenant à la Ville de Sherbrooke). En effet, cette télécopie me concerne.

 

Également, veuillez me transmettre toutes correspondances, me concernant, détenues par la ville de Sherbrooke, dont je n’aurais pas déjà l’original ou une copie n’étant notamment pas l’expéditeur ni l’un des destinataires, pour la période couvrant du 16 juillet 2003 jusqu’au moment de réalisation de la présente demande.

 

[7]                La requérante transmet à l’intimé copie des procès-verbaux demandés, mais écrit ce qui suit à l’intimé concernant les 2e et 3e volets de sa demande d’accès :

 

[…]

 

La deuxième partie de votre demande concernait les deux premières pages d’une télécopie transmise le ou vers le 6 mai 2004 vers 3 h 20 AM à partir du télécopieur identifié par le numéro […] (appartenant à la Ville de Sherbrooke). Après vérification, ce numéro de télécopieur est utilisé par le Service de police de la Ville de Sherbrooke. Au terme des recherches effectuées dans le cadre de cette demande, nous constatons que le document est inexistant. Dans ce contexte, nous ne pouvons accéder à votre demande.

 

Quant à la dernière partie de votre demande ayant trait aux correspondances détenues par la Ville de Sherbrooke vous concernant, pour la période comprise entre le 16 juillet 2003 et le 26 juin 2006, à l’exception des correspondances où vous n’êtes ni l’expéditeur ni le destinataire, nous avons adressé à chacun des directeurs et directrices de services et d’arrondissements de la Ville une demande afin qu’ils vérifient s’ils possédaient ce type de documents. Nous avons reçu les documents suivants :

 

-          une copie d’un courriel par Sylvain Naud, chef de la Division des services aux gestionnaires du Service des ressources humaines, adressé à Daniel Leblanc et Denis Gélinas en date du 7 août 2003. Après analyse, nous constatons que ce document est formé, en substance, d’un avis fait par un membre de notre personnel dans l’exercice de ses fonctions. Suivant l’article 37 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, nous ne pouvons accéder à votre demande, étant donné que le délai de 10 ans depuis la date de l’avis n’est toujours pas écoulé;

 

-          une copie d’un courriel par Denis Gélinas, ingénieur, à Sylvain Naud, en date du 7 octobre 2003. Copie dudit courriel est transmise sous pli. Nous y avons soustrait les renseignements nominatifs aux termes des articles 14 , 53 , 54 et 59 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels;

 

-          une copie d’un courriel par Alain Thomas, conseiller principal - relations avec les employés du Service des ressources humaines, en date du 27 juin 2005. Copie dudit courriel est transmise sous pli.

 

Enfin, veuillez noter que toute correspondance échangée entre des membres du personnel de la Ville et des membres de son service du contentieux dans le cadre de tout litige impliquant la Ville et/ou des membres de son personnel et vous-même sont protégées par le secret professionnel suivant l’article 9 de la Charte des droits et libertés de la personne. L.R.Q., C. c-12.

 

[8]                Au mois d’août 2006, l’intimé conteste la réponse de la requérante à la Commission d’accès à l’information, alléguant ce qui suit :

 

La révision est demandée particulièrement en regard de ce qui suit :

 

La deuxième partie de votre demande concernait les deux premières pages d’une télécopie transmise le ou vers le 6 mai 2004 vers 3 h 20 AM à partir du télécopieur identifié par le numéro […] (appartenant à la Ville de Sherbrooke). Après vérification, ce numéro de télécopieur est utilisé par le Service de police de la Ville de Sherbrooke. Au terme des recherches effectuées dans le cadre de cette demande, nous constatons que le document est inexistant. Dans ce contexte, nous ne pouvons accéder à votre demande.

 

une copie d’un courriel par Sylvain Naud, chef de la Division des services aux gestionnaires du Service des ressources humaines, adressé à Daniel Leblanc et Denis Gélinas en date du 7 août 2003. Après analyse, nous constatons que ce document est formé, en substance, d’un avis fait par un membre de notre personnel dans l’exercice de ses fonctions. Suivant l’article 37 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, nous ne pouvons accéder à votre demande, étant donné que le délai de 10 ans depuis la date de l’avis n’est toujours pas écoulé;

 

une copie d’un courriel par Denis Gélinas, ingénieur, à Sylvain Naud, en date du 7 octobre 2003. Copie dudit courriel est transmise sous pli. Nous y avons soustrait les renseignements nominatifs aux termes des articles 14 , 53 , 54 et 59 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels;

 

Enfin, veuillez noter que toute correspondance échangée entre des membres du personnel de la Ville et des membres de son service du contentieux dans le cadre de tout litige impliquant la Ville et/ou des membres de son personnel et vous-même sont protégées par le secret professionnel suivant l’article 9 de la Charte des droits et libertés de la personne. L.R.Q., C. c-12.

 

 

AUDIENCES

 

            Audience d’octobre 2006

 

Dossier no 05 13 96

 

[9]                Une audience est tenue à Sherbrooke, au mois d’octobre 2006, dans le dossier no 05 13 96.

 

[10]           Me Line Chabot, avocate de la requérante, explique qu’au soutien de la requête de la requérante, elle entend démontrer que la demande d’accès de l’intimé est abusive, en raison du nombre de documents qu’elle implique et qu’elle n’est pas conforme à l’objet des dispositions de la Loi concernant la protection des renseignements personnels et confidentiels contenus dans ces documents, comme le prévoyait le second alinéa de l’article 126 de la Loi qui s’appliquait jusqu’au 14 juin 2006, au moment de la transmission de la requête.

 

PREUVE

 

            i)  de la requérante

 

[11]           M. Louis Daigle, directeur du Service des technologies de l’information de la requérante, témoigne pour cette dernière. Son service compte 31 employés permanents et quelques employés temporaires pour un total d’environ 40 personnes.

 

[12]           Le Service des technologies de l’information a été consulté, en la personne de M. Denis Doré, concernant la demande d’accès de l’intimé. M. Doré est chef, par intérim, de la division de l’exploitation et directeur adjoint du Service des technologies de l’information.

 

[13]           La demande de l’intimé vise les courriels des employés et représentants de la requérante depuis le 1er janvier 2002.

 

[14]           M. Daigle explique que les courriels sont un moyen de communication largement utilisé au sein de la requérante. Ils remplacent souvent les conversations téléphoniques, notes, lettres et fax. Ils peuvent contenir des communications tant professionnelles que personnelles, des documents en cours de création et des documents juridiques. Ce moyen de communication a, de plus, multiplié les communications entre les personnes de même que le nombre d’interlocuteurs.

 

[15]           La requérante n’a pas de politique concernant précisément ce mode de communication. Elle a toutefois une politique générale concernant l’utilisation de tous les moyens de communication électroniques, ce qui inclut les courriels. La politique ne contient cependant aucune directive particulière concernant les courriels ni aucune restriction concernant la production de ceux-ci. La requérante n’a pas de moyen de contrôle des courriels provenant de l’extérieur, mais peut exercer un certain contrôle sur les courriels internes.

 

[16]           La limitation du contenu d’un courriel dépend plus de l’envergure des données qu’il contient, limitée par la capacité du réseau, que par tout autre élément.

 

[17]           Concernant le nombre d’usagers de courriels au sein de la requérante, le témoin explique que celui-ci compte, selon les périodes, de 1 500 à 2 000 usagers répartis dans une douzaine de services et 6 arrondissements, sans compter les membres de la requérante. Les usagers donnent des services directement à la population comme, par exemple, ceux qui œuvrent dans les six arrondissements de la requérante et les Services de police, de prévention des incendies, de génie et d’urbanisme, Hydro Sherbrooke ainsi que des services à l’interne tels les Services financiers, des ressources humaines et juridiques.

 

[18]           La gestion des courriels est faite par l’usager : il lui revient de décider s’il conserve, classe, retransmet ou détruit les courriels reçus. La gestion des courriels s’apparente à celle des autres modes de communications.

 

[19]           Concernant la conservation des courriels, il y a deux grands types d’usagers : le premier dont les données sont conservées directement sur des serveurs centraux et le second dont les données sont conservées sur leur poste de travail pour être ensuite « synchronisées » avec les serveurs centraux.

 

[20]           Les données conservées sur des serveurs centraux, le sont sur un espace réservé à cet usage. Quant aux données conservées sur un poste de travail, pour les usagers utilisant un portable, lorsque l’usager se connecte au système informatique de la requérante, un processus permet de « synchroniser » l’information sur le serveur et de la conserver dans l’espace réservé à cet usage.

 

[21]           Il existe un processus de conservation des courriels détruits pendant les 14 jours suivant cette destruction. À l’expiration de ces 14 jours, les documents sont détruits et disparaissent de la copie de sécurité. Ainsi, à la fin d’une année, les seuls courriels détruits qui sont conservés sont ceux qui l’ont été dans les 14 jours précédents la fin de l’année de conservation.

 

[22]           Le système reconnaît un certain « âge » des documents et avertit l’usager qu’un document date d’un certain temps et lui demande s’il veut l’archiver. Si l’usager accepte l’archivage du courriel, cela met le courriel en arrière-plan sans le détruire. Le courriel existe donc toujours. Aucune règle, ni politique au sein de la requérante n’oblige les usagers à archiver leurs courriels.

 

[23]           La requérante a un processus de sauvegarde annuel de documents. Dans ces copies de « sauvegarde », on trouve les documents actifs, les documents sauvegardés, de même que les documents détruits depuis 14 jours et moins du moment de la sauvegarde.

 

[24]           Concernant la copie de sauvegarde, le témoin explique que le Service des technologies de l’information fait des copies de toute l’information contenue sur les serveurs et la conserve en bloc sur ce qu’il qualifie de « robots ». La Ville a une centaine de serveurs distribués sur deux sites de production et plus de 1 000 postes d’utilisateurs. Une cinquantaine de serveurs concernent spécifiquement la bureautique dont les courriels sont une composante.

 

[25]           Afin d’évaluer le nombre de courriels visés par la demande d’accès, le témoin a fait une moyenne des courriels reçus de l’externe dans les neuf semaines précédant l’audience. Cette moyenne est de 100 000 courriels par semaine. Quant aux courriels internes, le témoin estime que le nombre est au moins aussi grand que le nombre de courriels externes. Il estime que ce nombre varie de 100 000 à 300 000 courriels par semaine à l’interne. En retenant une moyenne modérée de 200 000 courriels externes et internes par semaine, cela totalise un montant de 10 à 30 millions de courriels par année et donc plus de 35 millions de courriels potentiels visés par la demande d’accès de l’intimé.

[26]           Le témoin évoque un nombre « potentiel » de courriels parce qu’il ignore combien de courriels sont détruits au cours de l’année puisqu’il n’existe aucune politique au sein de la requérante concernant la conservation et la destruction des courriels.

 

[27]           Le nombre potentiel de 35 millions de courriels pour trois ans et demi, évoqué par le témoin, ne tient pas compte du nombre de pages qu’ils contiennent. Le nombre de pages des documents, dans un courriel, augmente d’autant la quantité de documents visés par la demande d’accès.

 

[28]           Le témoin précise ensuite les efforts requis par le Service des technologies de l’information pour récupérer les renseignements demandés par l’intimé.

 

[29]           Les documents ne sont pas archivés dans leur forme originale, mais plutôt dans un mode « back up », sur des rubans. La première contrainte résulte du fait qu’il faut, pour traiter la demande d’accès, vérifier le type de ruban utilisé pour conserver les documents de 2002 afin de déterminer s’ils sont compatibles avec les unités actuelles. La requérante a, en effet, modifié son système de conservation aux environs de 2002. Si les rubans de 2002 sont compatibles avec les unités actuelles, le Service des technologies de l’information doit ensuite restaurer l’information entreposée sur un support technologique et la convertir sur des médiums donnant accès à l’information.

 

[30]           Il est difficile d’estimer les efforts que nécessite la régénération des courriels archivés en « back up » puisque cela nécessite la solution d’un autre problème technologique auquel la requérante est confrontée. Il faut, en effet, copier sur un support technologique permettant de la lire, l’information « sauvegardée » sur les rubans de sécurité, illisible sous cette forme. Or, cette copie occupera le même espace sur les serveurs de la requérante que celui occupé par l’information avant d’être copiée sur les rubans de sécurité. Il faut donc trouver une disponibilité d’espace/machine au sein de la requérante pour recevoir l’information entreposée sur les rubans en « back up », ce que la requérante n’a pas.

 

[31]           De plus, les courriels étant conservés par comptes d’usager, il faudrait ensuite aller dans chacun d’eux pour les retrouver.

 

[32]           Une autre contrainte résulte du fait que certains courriels sont encryptés et d’autres sont protégés par des mots de passe et que, pour accéder au contenu de ces courriels, il faudra communiquer avec les usagers afin d’y avoir accès.

 

[33]           Le témoin évalue que l’effort exigé pour l’accès aux courriels visés par la demande d’accès en litige est de plusieurs semaines, sans compter la problématique résultant de l’incapacité technologique, pour la requérante, de recevoir l’information sauvegardée en « back up » depuis 2002.

 

[34]           Si la requérante résolvait le problème technologique, il faudrait ensuite reproduire l’information sur un support quelconque, soit par ordre de capacité de stockage d’information : ruban magnétique, DVD, CD, disquette ou format papier.

 

[35]           L’intervention du Service des technologies de l’information se situe au niveau de la production de l’information sur un support quelconque, mais ne comprend pas l’analyse de celle-ci. Cela devrait ensuite être fait pour déterminer si l’information est, ou non, accessible à l’intimé. Par exemple, certaines informations contenues dans des dossiers juridiques peuvent être protégées par le secret professionnel alors que d’autres sont des informations du Service de police contenant des renseignements criminels qui ne peuvent pas être rendus publics. Par ailleurs, les informations du Service de police sont encryptées et la seule personne autorisée à les rendre disponibles est le chef de ce service.

 

[36]           En contre-interrogatoire, l’intimé demande des précisions concernant le travail d’analyse des courriels évoqués par M. Daigle.

 

[37]           M. Daigle explique qu’entre la régénération de l’information stockée et sa transmission à l’intimé, il faut lire et analyser les documents pour déterminer si leur contenu est public ou s’il doit être protégé. Outre le secret professionnel et les renseignements policiers, certains documents contiennent des renseignements personnels, comme par exemple, les documents émanant du Service des ressources humaines.

 

[38]           Ce sont les différents services de la requérante qui déterminent si les courriels sont, ou non, encryptés. À titre d’exemple, les postes de travail du Service de police sont tous encryptés. Comme c’est le courriel lui-même qui est encrypté, celui-ci est en mode encrypté tant lors de sa transmission qu’au moment de la sauvegarde.

 

[39]           Tous les courriels ne font pas l’objet d’un encryptage et il n’existe pas de listes de ceux qui le sont ou ne le sont pas. Il n’existe pas de politique au sein de la requérante précisant les documents devant être encryptés. À la connaissance du témoin, la nécessité d’encryptage résulte de façons de faire ou de documents particuliers.

 

[40]           La Commission accueille, pour le motif qu’elle n’est pas pertinente au litige dont elle est saisie, une objection de la requérante à la question de l’intimé voulant savoir si, lorsqu’il y a encryptage, l’usager a la clé de celui-ci.

 

[41]           Il s’ensuit alors un échange difficile entre la Commission et l’intimé, insatisfait de cette décision, qui hausse le ton. Il se plaint de la partialité de la Commission et de l’absence de transparence de la requérante. La soussignée explique, à plusieurs reprises, à l’intimé que l’objet du débat concerne la requête en autorisation de ne pas tenir compte de sa demande d’accès et que le contre-interrogatoire doit se faire dans ce cadre.

 

[42]           Le contre-interrogatoire reprend ensuite sur une question de l’intimé concernant le moment où les changements technologiques au système d’archivage (back up) ont eu lieu. M. Daigle ne peut préciser la date à laquelle les « robots » ont été changés, mais il s’engage à obtenir cette réponse pour la prochaine audience.

 

[43]           Si certaines données ont été archivées sur un support technologique antérieur aux « robots » actuels, la requérante ne possède pas la technologie nécessaire à la régénération de ces données sur son système informatique, à supposer qu’elle trouve l’espace pour le faire. Il faudrait recourir à des firmes externes pour obtenir cette régénération.

 

[44]           L’intimé produit un document qu’il soutient provenir de la requérante et qui serait un journal des personnes ressources du Service des technologies de l’information de la requérante.

 

[45]           La Commission ajourne l’audience à une autre date. Il est convenu que le présent dossier sera mis au rôle la même journée que l’audience à venir dans le dossier n06 13 92 qui implique les mêmes parties.

 

            Audience d’août 2007

 

[46]           La seconde audience dans le dossier no 05 13 96, fixée au 29 août 2007, est remise par la Commission, à la demande de la requérante, pour le motif que le témoin Daigle est en congé de maladie.

 

[47]           Une audience est toutefois tenue, à cette date, dans le dossier no 06 13 92.

 

 

 

 

Dossier no 06 13 92

 

[48]           En début d’audience, l’intimé confirme que seules les réponses concernant les 2e et 3e volets de sa demande d’accès sont en litige.

 

            PREUVE

 

            i)  de la requérante

 

[49]           Me Pierre Charette témoigne pour la requérante. Il est notaire, conseiller juridique et responsable substitut de l’accès aux documents au sein de la requérante depuis le mois de mars 2006. Il a traité la demande d’accès en litige et signé la réponse transmise à l’intimé.

 

[50]           Le second volet de la demande d’accès vise l’obtention des deux premières pages d’une télécopie transmise à partir d’un numéro de télécopieur identifié par l’intimé. Les vérifications effectuées par Me Charette lui ont permis de confirmer que ce numéro de télécopieur est bien celui d’un télécopieur du Service de police de la requérante.

 

[51]           Afin d’obtenir les pages de télécopie demandées, Me Charette s’est adressé à Mme Carole Pelchat, du Service de police, la personne ressource de ce service. Mme Pelchat l’a alors référé à Mme Sylvie Cabana, employée de la section des enquêtes criminelles du Service de police, avec qui Me Charette a communiqué. À la suite de cette démarche, deux personnes de la section des enquêtes criminelles du Service de police lui ont confirmé que la requérante ne détient pas les deux pages de la télécopie recherchées par l’intimé :

 

§         M. René Pouliot a affirmé au témoin que ce n’est pas le Service des renseignements du Service de police qui a transmis la télécopie en litige et qu’il ne connaît pas l’intimé;

§         M. Gaétan Gosselin a également affirmé à l’intimé que la section des enquêtes criminelles ne détient pas la télécopie en litige. Il a également informé Me Charette qu’il avait communiqué avec le fournisseur du service de télécopie de la requérante qui lui a affirmé qu’il lui était impossible de retracer cette télécopie.

 

[52]           Le témoin a donc répondu à l’intimé que la requérante ne possède pas les deux premières pages de la télécopie recherchées et qu’elle ne peut donner suite à cette portion de la demande d’accès.

 

[53]           Concernant le troisième volet de la demande d’accès, visant la correspondance concernant l’intimé dont il n’est ni le destinataire ni l’expéditeur, le témoin a communiqué avec chacun des directeurs des services et des arrondissements de la requérante et leur a demandé de lui transmettre toute la correspondance concernant l’intimé, même celle dont il est le destinataire ou l’expéditeur.

 

[54]           Tel qu’il appert de sa lettre du 13 juillet 2006, Me Charette a dû aviser l’intimé qu’il prolongeait de dix jours le délai pour traiter la demande d’accès, comme le prévoit l’article 47 de la Loi, parce qu’à la date de cet avis, il n’avait pas reçu toutes les réponses des directeurs des services et des arrondissements de la requérante.

 

[55]           La requérante dépose, sous pli confidentiel, comme le permet l’article 20 des Règles de preuve et de procédure de la Commission d'accès à l'information[3], copie des documents qu’il refuse de transmettre, en totalité ou en partie, à l’intimé :

 

20.       La Commission peut prendre connaissance, en l'absence du requérant et à huis-clos, d'un document que la requérante public ou le tiers prétend devoir être soustrait à l'accès en vertu d'une restriction prévue à la section II de la Loi.

 

[56]           Me Charette précise ce qui suit concernant les documents déposés, sous pli confidentiel :

 

§         Le premier document n’a pas été communiqué à l’intimé;

§         Le second document a été communiqué, en partie, à l’intimé;

§         La troisième série de documents n’a pas été communiquée à l’intimé.

 

[57]           Me Charette dépose un document de la Direction des ressources humaines décrivant la fonction du chef de Division des services aux gestionnaires, qui est lié à la première pièce déposée sous pli confidentiel. Il dépose également copie des documents communiqués à l’intimé avec la réponse à sa demande d’accès.

 

[58]           Tous les services et arrondissements de la requérante, même le syndicat de ses employés, ont répondu à Me Charette. Toutefois, seuls les documents mentionnés dans la réponse à la demande d’accès et celui communiqué en entier à l’intimé ont été retrouvés à la suite de leurs recherches.

[59]           Le premier document déposé, sous pli confidentiel, est un courriel transmis par Sylvain Naud, chef de la Division des Services aux gestionnaires au sein du Service des ressources humaines de la requérante. Il agit en support aux gestionnaires de la requérante et a adressé ce courriel à Daniel Leblanc, ingénieur, et Denis Gélinas, directeur du Service des infrastructures urbaines, appelé alors Service de l’ingénierie et de l’environnement. Ce courriel du 7 août 2003 est, de l’avis du témoin, formé, en substance, d’un avis donné aux gestionnaires Leblanc et Gélinas par M. Naud, dans l’exercice de ses fonctions, au sens de l’article 37 de la Loi. Me Charette a refusé, pour ce motif, d’en communiquer la totalité à l’intimé.

 

[60]           Le second document mentionné à la réponse est un courriel de M. Gélinas transmis à M. Naud. Me Charette en a transmis une copie à l’intimé, après avoir masqué les renseignements personnels permettant d’identifier d’autres personnes que ce dernier. La requérante a remis à la Commission, sous pli confidentiel, copie intégrale de ce courriel et, en audience publique, la copie transmise à l’intimé, sur laquelle les renseignements des tiers sont masqués. L’intimé précise toutefois que les renseignements masqués par la requérante sont lisibles sur la copie qu’il a reçue, ce que la Commission constate non seulement sur la copie transmise à l’intimé, mais également sur celle produite en audience publique.

 

[61]           MCharette a également obtenu un courriel de M. Alain Thomas, en date du 27 juin 2005, adressé à M. Jacques Leduc, qu’il a remis en totalité à l’intimé.

 

[62]           Le témoin a refusé de communiquer à l’intimé une série de documents parce qu’il est d’avis que ces documents sont protégés par le secret professionnel des avocats prévu à l’article 9 de la Charte et des droits et libertés de la personne[4]. Ces documents contiennent des échanges entre les employés et les avocats de la requérante. De l’avis de Me Charette, qui a lu ces documents, ceux-ci contiennent des communications concernant les litiges opposant l’intimé à la requérante et certains de ses employés.

 

[63]           Le témoin affirme que la requérante ne détient pas d’autre document visé par la demande d’accès. Dans la note de service adressée aux directeurs des services et arrondissements de la requérante afin d’obtenir les documents visés par la demande d’accès, il avait précisé l’importance de lui transmettre tous les documents.

 

[64]           En contre-interrogatoire, le témoin précise que Me Line Chabot est également responsable substitut de l’accès aux documents de la requérante. La personne responsable, en titre, de l’accès aux documents de la requérante est Me Isabelle Sauvé.

 

[65]           Le témoin affirme que les utilisateurs des télécopieurs de la requérante n’ont aucun code d’utilisateur à entrer pour transmettre une télécopie, contrairement aux appels interurbains qui nécessitent l’utilisation d’un tel code d’utilisateur.

 

[66]           Afin d’obtenir les deux pages de la télécopie visée par la demande d’accès, Me Charette a communiqué avec Mme Cabana qui travaille à la section des enquêtes criminelles du Service de police de la requérante. C’est M. Pouliot qui lui a retourné son appel. Le témoin a également parlé à M. Gosselin du Service de police. Il leur a communiqué les informations fournies par l’intimé concernant les deux pages de la télécopie recherchées. MM. Pouliot et Gosselin lui ont affirmé qu’ils ne les détenaient pas. Le témoin ignorant les fonctions de ces personnes, il s’engage à transmettre une déclaration assermentée concernant celles-ci.

 

[67]           Les directeurs de services et arrondissements de la requérante n’ont transmis à Me Charette aucun autre document que ceux mentionnés lors de son interrogatoire principal.

 

[68]           L’intimé dépose, en liasse, les pages 3 à 16 de la télécopie dont il cherche à obtenir les deux premières pages. Il appert de ces documents que les pages 3 à 16 de la télécopie lui ont été communiquées par les avocats des défendeurs poursuivis par l’intimé dans un dossier du district de Saint-François[5].

 

[69]           Me Charette s’engage à faire de nouvelles vérifications pour retrouver les deux premières pages de la télécopie, à partir de la pièce produite par l’intimé. Me Charette transmettra une déclaration assermentée dans laquelle il fera état de ses nouvelles démarches pour retrouver les pages de la télécopie recherchées par l’intimé.

 

[70]           Dans ses vérifications au sein de la requérante afin d’obtenir la correspondance concernant l’intimé, Me Charette s’est notamment adressé au Service des technologies de l’information. C’est M. Louis Daigle, directeur de ce service, qui lui a répondu.

 

[71]           Me Charette affirme que M. Daigle n’a pas effectué de recherche dans les courriels de la requérante. Il n’a effectué des recherches que dans les dossiers en format papier qu’il détenait puisque les courriels font l’objet d’une autre demande d’accès[6]. L’intimé reconnaît que les courriels le concernant contenus dans le système informatique de la requérante sont visés par son autre demande d’accès, qui est plus générale, mais il soutient que cela n’exclut pas qu’ils sont également visés par la demande d’accès en litige dans le présent dossier.

 

[72]           Me Charette affirme que les copies de courriels communiquées à l’intimé, en totalité ou en partie, de même que celles produites, sous pli confidentiel, sont des documents qui étaient contenus dans des dossiers en format papier.

 

[73]           L’intimé demande que la requérante fasse des recherches dans les courriels en format électronique, ce à quoi s’oppose la requérante. Celle-ci soutient que les courriels sont visés par l’autre demande d’accès ayant donné lieu à la présentation de la requête dans le dossier n05 13 96.

 

[74]           Me Charette affirme que la recherche de correspondance détenue par la requérante concernant l’intimé s’est concentrée sur les documents en format papier de telle sorte que si le Service des technologies de l’information l’a informé qu’il n’avait aucun document, c’est qu’il n’avait aucun dossier en format papier concernant l’intimé. Me Charette soutient que le volet électronique de la correspondance en est un sur lequel la Commission devra statuer dans le dossier portant le no 05 13 96.

 

[75]           La requérante refuse de s’engager à faire des recherches de courriels concernant l’intimé puisque qu’il s’agit d’une recherche trop volumineuse et que l’intimé a formulé une demande de même type dans le dossier no 05 13 96.

 

[76]           La requérante affirme que les courriels n’ont pas été traités par la requérante dans la présente demande d’accès. Les recherches effectuées dans le présent dossier ne concernent que les documents concernant l’intimé, en format papier, détenus par les services et les arrondissements.

 

[77]           Si l’intimé maintient sa demande d’obtenir la correspondance le concernant contenue dans des courriels, l’avocate de la requérante suggère de mettre cet item en suspens, le temps d’entendre sa consoeur dans le dossier n05 13 96 qui concerne la recherche de courriels. Elle soutient que ce que l’intimé demande est de fouiller dans les mémoires informatiques, ce qu’on ne peut faire.

 

[78]           L’intimé soutient, pour sa part, que la demande d’accès dans l’autre dossier vise l’obtention de copies de sauvegarde de fichiers informatiques et ne se limite pas aux correspondances qui le concernaient. La demande d’accès dans le présent dossier ne visant que les documents le concernant, l’intimé soutient que les recherches sont limitées par opposition à celles qu’il faut faire dans le dossier no 05 13 96. Les courriels le concernant sont implicitement visés dans la demande d’accès qui a donné lieu au dossier no 05 13 96, mais ils sont également visés par la demande d’accès dans le dossier no 06 13 92.

 

[79]           L’intimé soutient qu’en ne vérifiant pas dans le système informatique si la requérante détient de la correspondance le concernant, celle-ci n’a pas répondu totalement à sa demande d’accès puisque la Loi prévoit qu’elle couvre les documents informatisés.

 

[80]           La Commission invite les parties à présenter leur argumentation concernant le fait que les courriels sont, ou non, couverts par la demande d’accès en litige, lors de la prochaine audience. La Commission se prononcera ensuite sur la prétention de la requérante voulant que, vu la demande d’accès dans le dossier no 05 13 96, elle a cru que la demande d’accès de l’intimé ne visait, dans le présent dossier, que les documents le concernant, en format papier, et si cette réponse est, ou non, conforme à la Loi.

 

[81]           La Commission comprend que si la demande d’accès vise également la correspondance électronique concernant l’intimé, la réponse de la requérante serait la même que dans le dossier no 05 13 96.

 

[82]           La Commission décide de terminer d’abord la preuve concernant l’aspect format papier du dossier no 06 13 92. Elle envisage réunir ensuite le présent dossier avec celui portant le no 05 03 96 puisque la requérante soutient que si la demande d’accès en litige vise tous les documents détenus dans le système informatique de la requérante, elle ferait la même réponse que dans le dossier no 05 13 96.

 

[83]           À la suite d’une décision de la Commission accueillant une objection à une demande formulée par l’intimé, celui-ci hausse le ton. La Commission doit suspendre l’audience.

 

[84]           De retour en audience, l’intimé informe la Commission qu’il n’a pas d’autre question.

 

[85]           La Commission demande à la requérante si l’avis qu’elle soutient être contenu dans le courriel transmis par M. Naud à Mme Leblanc et M. Gélinas a été suivi d’une décision; la requérante ne connaît pas la réponse à cette question. La preuve est suspendue concernant cette question.

 

            ii)  de l’intimé

           

[86]           L’intimé témoigne au soutien de sa demande de révision.

 

[87]           Les deux premières pages de télécopie qu’il désire obtenir sont celles qui étaient vraisemblablement jointes à un envoi de 16 pages transmises par télécopieur. L’intimé a reçu communication des 14 dernières pages de cette télécopie, dans le cadre d’un autre dossier dans lequel il poursuit le Syndicat des fonctionnaires municipaux de la requérante et une autre personne devant la Cour supérieure du district de Saint-François[7].

 

[88]           Par cette télécopie, une personne, dont on ignore l’identité et que l’intimé cherche à découvrir par la demande d’accès, a utilisé un télécopieur du Service de police de la requérante pour transmettre à une autre personne, dont on ignore également l’identité, toutes les pages d’un plumitif civil concernant les procédures intentées par l’intimé dans un autre dossier[8].

 

[89]           L’intimé désire obtenir les premières pages de la télécopie afin de connaître l’identité de cette personne, car il soutient que, bien que le plumitif soit un document public, il contient des renseignements personnels le concernant et qu’en le transmettant par télécopie, l’expéditeur a contrevenu à la Loi. Sans se prononcer sur le bien-fondé des prétentions de l’intimé, la soussignée lui explique que la problématique qu’il expose est de la nature d’une plainte qu’elle ne peut entendre. La soussignée est affectée à la section juridictionnelle de la Commission alors que le traitement d’une plainte relève de la section de surveillance de celle-ci depuis 2006[9].

 

[90]           L’intimé croit que les télécopies en litige ont été envoyées à l’avocate du syndicat poursuivi. Or, le bureau de cette avocate est situé à Québec. Ayant travaillé au sein de la requérante, il sait, par expérience, qu’il faut un code d’utilisateur pour utiliser certains photocopieurs et procéder à des appels interurbains. Il soupçonne donc qu’il est nécessaire d’utiliser un code d’utilisateur pour l’utilisation d’un télécopieur lors d’un envoi interurbain. Ce code pourrait permettre d’identifier facilement l’expéditeur du document et obtenir le document, s’il existe toujours.

 

[91]           L’intimé dépose un extrait de notes sténographiques concernant une audience de la Cour supérieure[10]. Cet extrait concerne partiellement les télécopies en litige qu’il a tenté, sans succès, d’obtenir devant la Cour supérieure dans le cadre du dossier dans lequel les télécopies ont été produites.

 

[92]           L’intimé dépose également une lettre de la Commission l’informant qu’il n’est pas de son ressort de se prononcer sur la recevabilité de preuve lors d’audiences publiques. Cette lettre concerne une plainte de l’intimé alléguant, devant la Commission, qu’un responsable substitut de l’accès aux documents de la requérante avait communiqué des documents le concernant à l’avocat de la requérante dans le dossier de la Cour supérieure.

 

[93]           L’intimé est insatisfait de cette décision de la Commission parce qu’il soutient que la requérante peut faire circuler des renseignements personnels le concernant alors que lorsque lui-même demande accès à de tels renseignements, la requérante les lui refuse.

 

[94]           L’intimé soutient qu’il a une formation en informatique et qu’il n’est pas difficile de retrouver, dans le système informatique de la requérante, les courriels le concernant puisque s’il s’agit de rechercher un document contenant son nom. Il réitère que ces documents sont visés par la Loi et qu’il a le droit de les obtenir.

 

[95]           En terminant l’audience, la Commission rappelle que lors de la prochaine audience :

 

§         Elle entendra les représentations concernant le fait que les courriels sont, ou non, visés par la demande d’accès en litige;

§         Elle désire obtenir la réponse à la question de savoir si l’avis qu’on prétend être contenu dans le premier document déposé sous pli confidentiel a été, ou non, suivi d’une décision.

 

[96]           La Commission rappelle que la requérante doit également lui transmettre un affidavit de Me Charette concernant ses vérifications au sujet des deux premières pages de la télécopie visée par la demande d’accès.

 

            Déclaration assermentée

 

[97]           Après l’audience, la requérante transmet à la Commission une déclaration assermentée de Me Pierre Charette faisant notamment état de ce qui suit :

 

[...]

3.      Après vérification, ce numéro de télécopieur est attribué aux enquêteurs, en matière criminelle, du Service de police de la Ville de Sherbrooke

4.      Le 3 juillet 2006, mon assistante, Mme Diane Gendron, a demandé, par télécopieur, une copie de ce document à Mme Carole Pelchat, secrétaire - réceptionniste, secteur administration, section statistiques et données opérationnelles du Service de police de la Ville de Sherbrooke;

5.      Le 3 juillet 2006, Mme Pelchat nous a informé que nous devions nous adresser directement à la section des enquêtes criminelles;

6.      Le 4 juillet 2006, mon assistante a demandé, par télécopieur, une copie de ce document à Mme Sylvie Cabana, préposée au secrétariat, secteur opérations, section des enquêtes criminelles du Service de police de la Ville de Sherbrooke;

7.      Le 4 juillet 206, M. René Pouliot, agent de cueillette de renseignements, secteur opérations, section des enquêtes criminelles du Service de police de la Ville de Sherbrooke nous a appelé et nous affirmé que ce ne serait pas le service des renseignements qui aurait envoyé cette télécopie;

8.      Le 4 juillet 2006, suite à la réponse de M. Pouliot, nous avons demandé une deuxième vérification à la section des enquêtes criminelles;

9.      Suite à cette deuxième vérification, M. Gaétan Gosselin, lieutenant détective, secteur opérations, section des enquêtes criminelles du Service de police de la Ville de Sherbrooke nous a alors affirmé que la section des enquêtes criminelles n’avait pas la télécopie recherchée. Il nous a aussi mentionné avoir téléphoné au fournisseur du télécopier et qu’il était impossible de retracer le document;

10.  Le 24 juillet 2006, je répondais au demandeur qu’aux termes des recherches effectuées dans le cadre de cette demande, nous constations que le document en question était inexistant;

11.  [...]

12.  À l’audience de la Commission d’accès à l’information, tenue à Sherbrooke le 29 août 2007, le demandeur a produit les pages 3 et suivantes du document demandé;

13.  Je me suis alors engagé devant la commissaire à refaire les démarches nécessaires afin de retrouver les deux premières pages de ce document, étant convenu avec la commissaire qu’il était possible que ce document ne soit plus en la possession de la Ville de Sherbrooke;

14.  Le 31 août 2007, j’ai communiqué avec M. Tony Brien, chef de section statistiques et données opérationnelles du Service de police de la Ville de Sherbrooke. Une troisième vérification a alors été effectuée par ce dernier.

15.  Suite à cette troisième vérification, M. Brien m’a répondu de la façon suivante : « En lien avec ta demande, j’ai procédé à une vérification au CRPQ afin d’identifier tous les dossiers opérationnels sous la responsabilité du Service de police de Sherbrooke au nom de monsieur [nom de l’intimé] (DDN :...). De fait, il y en a un seul et il s’agit du SBK 20050914-051. Même si la création de ce dossier est subséquente au fax recherché (6 mai 2004), j’ai quand même consulté tous les rapports qui y sont contenus. La lecture de ce dossier montre que monsieur [nom de l’intimé] aurait déjà été plaignant de vol par effraction dans le dossier SBK 19991213-046. J’ai donc vérifié si ce dossier est toujours existant au cas où le fax recherché s’y trouverait. Malheureusement, l’ensemble du dossier a été détruit après un délai de conservation de 7 ans. En somme, il n’est pas possible de retracer le fax du 6 mai 2004 dans les dossiers opérationnels du Service de police de Sherbrooke ».

16.  J’ai été absent du bureau du 7 au 27 septembre 2007, étant en vacances et en congé pour cette période;

17.  À mon retour, j’ai discuté du présent dossier avec Me Isabelle Sauvé, responsable de l’accès à l’information;

18.  Cette dernière a contacté le directeur du Service de police de la Ville de Sherbrooke afin que nous obtenions une confirmation de la part du Service de police que le document en question n’avait pas été retracé;

19.  Le 12 octobre 2007, M. Brien nous répondait ce qui suit : « A la demande de la direction, voici notre réponse : Les documents en cause dans cette demande de monsieur [nom de l’intimé] concernent son plumitif civil. Or, le Service de police n’a pas accès à ces bases de données dans le cadre de ses activités courantes. De plus, des recherches ont été effectuées dans tous les dossiers opérationnels susceptibles de contenir le document recherché et elles se sont avérées non concluantes. Enfin rien ne nous nous indique, à la lumière des vérifications effectuées, que ces documents puissent exister au Service de police.»;

20.  Bien qu’il est manifeste que le document demandé par M. [nom de l’intimé] ait déjà existé, à la lumière des faits exposés ci-dessus, j’en arrive à la conclusion que le document a été détruit.

 

[98]           La Commission écrit à la requérante, le 9 janvier 2009, pour l’informer qu’elle constate que l’affidavit de Me Charette n’a pas été communiqué à l’intimé. Elle lui demande de s’assurer de la présence de ce dernier à l’audience afin de permettre à l’intimé de l’interroger concernant son affidavit, le cas échéant, et transmet copie de la déclaration assermentée à l’intimé avec copie de cette lettre.

 

            Audience du mois de janvier 2009

 

[99]           La suite des audiences dans les dossiers nos 05 13 96 et 06 13 92 est fixée, à la même heure, le 14 janvier 2009.

 

[100]       En vertu des pouvoirs qui lui sont conférés, après une demi-heure d’audience, la Commission y met fin. Bien que le droit du demandeur de présenter ses observations soit prévu dans la Loi[11], la Commission est d’avis, qu’il n’est pas possible de procéder à cette audience, en raison du comportement de l’intimé à cette occasion.

 

[101]       Les faits à l’origine de cette décision sont les suivants.

 

[102]       Au début de l’audience, Me Chabot confirme que c’est à sa demande que M. [B. C.], un employé municipal, est présent dans la salle d’audience. L’intimé demande à Me Chabot de justifier la présence de cette personne. Me Chabot soutient qu’elle n’a pas à donner cette information, alléguant que les audiences de la Commission sont publiques.

 

[103]       Confirmant que l’audience est publique, la soussignée invite l’intimé à préciser en quoi la présence de cette personne est problématique.

 

[104]       L’intimé soutient que, depuis qu’il est entré dans la salle, [B. C.] le fixe d’un air menaçant. La soussignée, qui était présente pendant le court laps de temps ou a eu lieu l’échange entre [B. C.] et l’intimé, avant le début de l’audience, assure ce dernier que ce n’est pas le cas.

 

[105]       L’intimé demande ensuite à Me Chabot de confirmer que son conjoint est membre du Service de police de la requérante, ce qu’elle refuse de faire soutenant que cela concerne sa vie personnelle.

 

[106]       La soussignée invite, à plusieurs reprises, l’intimé à préciser en quoi cette information est pertinente aux dossiers dont elle est saisie.

 

[107]       L’intimé soutient que, lors d’une séance du conseil de la requérante, le policier, qu’il soupçonne être le conjoint de l’avocate de la requérante, l’a intimidé et invité à un duel à l’extérieur de la salle. Il affirme ensuite avoir été faussement accusé et arbitrairement arrêté par des membres de son Service de police à l’endroit desquels il porte de graves accusations à l’audience.

 

[108]       De l’avis de la Commission, ces faits ne sont pas pertinents au dossier alors que l’intimé soutient que cela concerne Me Chabot.

 

[109]       Afin d’éviter la personnalisation du débat entre l’intimé et l’avocate de la requérante, la soussignée tente, à plusieurs reprises, de faire en sorte que l’intimé s’adresse à elle lorsqu’il s’exprime et qu’il écoute ce qu’elle lui dit.

 

[110]       La soussignée lui ayant demandé de cesser ses sarcasmes, l’intimé lui demande de se récuser, ce qu’elle refuse de faire.

 

[111]       À la suite d’un commentaire inapproprié à l’endroit de Me Chabot, la Commission requiert de l’intimé qu’il fasse preuve de politesse. Sur ce, l’intimé hausse le ton, s’emporte et devient agressif. Il tient des propos à l’endroit de la requérante, de son Service de police et des membres de la Cour supérieure dans des termes que la Commission préfère ne pas reproduire. Il soutient, de plus, être victime de diffamation de la part de la Cour supérieure.

 

[112]       La soussignée explique à l’intimé qu’elle n’a pas compétence sur les tribunaux de droit commun et que ses plaintes, devant elle, à l’endroit de ceux-ci, ne mènent nulle part.

 

[113]       La Commission offre à l’intimé de suspendre l’audience pour lui permettre de reprendre son calme, offre qu’il décline.

 

[114]       L’intimé reproche ensuite à la soussignée d’avoir déchiré et endommagé un document lors de l’audience précédente dans le présent dossier. L’intimé s’appuie sur le fait que, refusant qu’il produise en preuve une liasse de documents, elle en a extirpé la page qu’elle acceptait de recevoir en preuve. La soussignée rappelle ce qui s’est passé à l’intimé et lui explique que la décision est prise sur cette question et qu’il a d’autres recours s’il en est insatisfait.

 

[115]       L’intimé accuse les tribunaux, dont la Commission, d’abuser de leurs pouvoirs.

 

[116]       La soussignée invite l’intimé à procéder dans les dossiers fixés au rôle. Elle l’informe que, s’il n’est pas prêt à le faire, elle mettra fin à l’audience, rendra une décision sur le dossier, tel que constitué.

 

[117]       L’intimé soutient qu’il désire obtenir le respect de la loi et de ses droits qui ont, à de multiples reprises, été violés. Il soutient qu’on a abusé des fonds publics pour faire de l’obstruction systématique et de l’intimidation à son endroit et qu’il soulève la question de la « crédibilité du système ». La soussignée précise qu’elle n’est pas saisie de cette question et réitère son invitation que l’intimé procède dans les dossiers fixés au rôle de ce jour.

 

[118]       La soussignée suspend l’audience pour permettre à l’intimé de retrouver un document.

 

[119]       Au retour de la suspension, l’intimé requiert que la requérante produise un certificat médical confirmant le motif de la demande de remise de l’audience du mois d’août 2007 qu’elle avait alors formulée.

 

[120]       La Commission refuse cette demande puisque sa décision sur la remise est rendue. L’intimé insiste et la soussignée l’informe que s’il continue de ce faire, elle mettra un terme à l’audience et rendra une décision sur le dossier, tel qu’il est constitué.

 

[121]       L’intimé requiert que la soussignée se récuse avant de rendre une telle décision, ce qu’elle refuse de faire.

 

[122]       L’intimé continue de demander un certificat médical concernant l’absence de M. Daigle qui a donné lieu à la remise de l’audience du mois d’août 2007.

 

[123]       La soussignée met fin à l’audience et informe les parties qu’elle rendra une décision dans les dossiers nos 05 13 96 et 06 13 92 à la lumière de la preuve et de la documentation qu’ils contiennent.

            Correspondance

 

[124]       Le 13 février 2009, l’intimé écrit à la soussignée :

 

[...]

 

Suivant votre refus de vous récuser dans les affaires mentionnées en rubrique, veuillez prendre note de mon désistement concernant les demandes de révision qui s’y rapportent.

 

[125]       Informées de cette lettre, les avocates de la requérante répondent ce qui suit par écrit :

 

Toutefois, nous tenons à vous faire part de nos doutes quant à une réelle intention de M. [l’intimé] de se désister de ces deux demandes.

 

En effet, notre cliente, Ville de Sherbrooke, a reçu, vendredi dernier, deux nouvelles demandes de la part de M. [l’intimé], lesquelles sont quasi conformes à celles reçues en date du 8 juillet 2005 et du 22 juin 2006 faisant l’objet des dossiers de la Commission 05 13 96 et 06 13 92. Vous trouverez ci-joint copie de ces deux « nouvelles » demandes.

 

Afin de clore définitivement le débat dans ces deux dossiers, nous vous demandons d’utiliser les pouvoirs qui vous sont accordés aux termes de l’article 141 de la Loi afin de ne pas tenir compte, dans les présentes circonstances, des désistements produits par M. [l’intimé] dans les deux dossiers ci-haut mentionnés et ainsi poursuivre votre délibéré et rendre une décision qui permettra à tous de sceller le sort de ces demandes.

 

Il est clair pour nous que la démarche de M. [l’intimé] ne vise qu’à entraver délibérément le déroulement de l’instruction de ces deux dossiers en vous empêchant de rendre décision et en obligeant, bien inutilement et à long terme, la tenue d’une nouvelle audition qui sera en tout point similaire à celle tenue précédemment dans ces dossiers.

 

En soi, la démarche de M. [l’intimé] nous semble tout à fait irrespectueuse tant à votre égard qu’à l’égard des droits de notre cliente d’obtenir une décision dans ces deux dossiers. Nous ne croyons pas qu’il est de l’intérêt de la justice de permettre un tel stratagème.

 

[126]       Les avocates de la requérante joignent à cette réponse deux lettres de l’intimé. Ces lettres sont adressées à la responsable de l’accès aux documents de la requérante, le 13 février 2009, et énoncent ce qui suit :

 

[Lettre 1]

 

Objet :    Demande d’accès à l’information

Copie de fichiers de sauvegarde informatiques et fichiers contenant correspondance électroniques (courriels)

 

[…]

 

Conformément à la loi sur l’accès à l’information, auriez-vous l’obligeance de me faire parvenir une copie des fichiers de sauvegardes informatiques qui contiennent les fichiers de correspondances électroniques (courriels) effectués ou reçus par les employés et/ou représentants de la ville de Sherbrooke, pour la période du 1er janvier 2002 à présentement incluant en cas de demande de révision , la période jusqu’à l’audition, s’il y a lieu, devant un commissaire de la Commission d’accès à l’information.

Il va de soi que les informations devront être intègres et comprendre la nature de la plate-forme informatique utilisée ainsi que le logiciel nécessaire à l’extraction, s’il y a lieu, et à la lecture des correspondances électroniques, le tout idéalement en format compatible Windows sur support DVD ou autre support informatique accessible et compatible.

 

Veuillez prendre note que la présente demande remplace la demande antérieure datée du 8 juillet 2005. Veuillez également conserver les documents déjà au dossier CAI 05 13 96 pour référence ultérieure.

 

[Lettre 2]

 

Objet :             Demande d’accès à l’information

 

Conformément à la loi sur l’accès à l’information, auriez-vous l’obligeance de me faire parvenir une copie des deux (2) premières pages de la télécopie transmise le ou vers le 6 mai 2004 vers 3h20 AM à partir du télécopieur identifié par le numéro (819) 821-5662 (appartenant à la Ville de Sherbrooke). En effet, cette télécopie me concerne.

 

Également, veuillez bien me transmettre toutes correspondances, me concernant, détenues par la ville de Sherbrooke, dont je n’aurais pas déjà l’original ou une copie n’étant notamment pas l’expéditeur ni l’un des destinataires, pour la période couvrant du 16 juillet 2003 jusqu’au moment de réalisation de la présente demande.

 

Veuillez prendre note que la présente demande remplace la demande antérieure datée du 22 juin 2006. Veuillez également conserver les documents déjà au dossier CAI 061392 pour référence ultérieure.

 

 

DÉCISION

 

            Les désistements

 

[127]       Après que la Commission ait mis fin à la seconde audience tenue dans les dossiers visés par la présente décision, au mois de janvier 2009, l’intimé lui a transmis des désistements concernant les dossiers en litige[12].

 

[128]       La Commission ne peut prendre acte de ces désistements.

 

[129]       D’une part, l’intimé ne peut se désister d’un dossier qu’il n’a pas institué. Or, le dossier no 05 13 96, ne concerne pas une demande de révision qu’il a formulée. Ce dossier concerne une requête de la requérante visant à être autorisée à ne pas tenir compte d’une demande d’accès de l’intimé.

 

[130]       Le droit de se désister du dossier no 05 13 96 appartient à la requérante et non à l’intimé. Or, il est clair de la lettre du 17 février 2009 que l’avocate de la requérante demande à la Commission de ne pas tenir compte du désistement de l’intimé et de poursuivre son délibéré.

 

[131]       D’autre part, la preuve documentaire démontre que les désistements de l’intimé n’ont pour but que d’éviter l’effet de la décision de la soussignée de mettre fin à l’audience du mois de janvier 2009, sans pour autant que l’intimé ait l’intention de mettre un terme à ses demandes d’obtenir les documents visés par les demandes d’accès qui ont donné lieu à l’ouverture des dossiers nos 05 13 96 et 06 13 92.

 

[132]       En effet, les avocates de la requérante ont informé la Commission, dans la lettre du 16 février 2009, que l’intimé avait formulé, le 13 février 2009, soit à la même date que le désistement visant le présent dossier, deux demandes d’accès.

 

[133]       La lecture de ces demandes d’accès démontre qu’elles visent les mêmes documents que celle qui a donné lieu à la requête dont la requérante a saisi la Commission dans le dossier no 05 13 96 et celle qui a donné lieu à la demande de révision dans le dossier no 06 13 92.

 

[134]       De plus, dans les demandes d’accès du mois de février 2009, l’intimé écrit qu’elles « remplacent » ses demandes antérieures (qui sont celles relatives aux dossiers visés par la présente décision) et demande à la requérante de « conserver les documents déjà au dossier [CAI 05 13 96 et CAI 06 13 92] pour référence ultérieure. »

 

[135]       La seule différence entre les demandes d’accès du 13 février 2009 et celles faites dans les dossiers visés par la présente décision est la période qu’elles visent : cette période débute aux mêmes dates, mais se termine à des dates différentes, selon la date des demandes d’accès.

 

[136]       L’article 141 de la Loi prévoit ce qui suit :

 

141.     La Commission a tous les pouvoirs nécessaires à l'exercice de sa compétence; elle peut rendre toute ordonnance qu'elle estime propre à sauvegarder les droits des parties et décider de toute question de fait ou de droit.

Elle peut notamment ordonner à un organisme public de donner communication d'un document ou d'une partie de document, de s'abstenir de le faire, de rectifier, compléter, clarifier, mettre à jour ou effacer tout renseignement personnel ou de cesser un usage ou une communication de renseignements personnels.

 

[137]       La Commission refuse de prendre acte des désistements de l’intimé afin de sauvegarder les droits de la requérante. En effet, si les désistements étaient accueillis, la requérante devrait recommencer sa preuve dans les dossiers alors que l’intimé, par son comportement, a fait en sorte que la Commission a dû mettre fin à l’audience du mois de janvier 2009.

 

Dossier no 05 13 96

 

[138]       La requérante demande à la Commission l’autorisation de ne pas tenir compte de la demande d’accès du 8 juillet 2005, en vertu de l’article 126 de la Loi, qui se lisait comme suit à cette époque :

 

126.     La Commission peut, sur demande, autoriser un organisme public à ne pas tenir compte de demandes manifestement abusives par leur nombre, leur caractère répétitif ou leur caractère systématique.

      Il en est de même lorsque, de l'avis de la Commission, ces demandes ne sont pas conformes à l'objet des dispositions de la présente loi sur la protection des renseignements personnels.

      Un membre de la Commission peut, au nom de celle-ci, exercer seul les pouvoirs que le présent article confère à la Commission.

 

[139]       L’article 126 a été abrogé par la Loi modifiant la Loi sur l’accès aux documents d’un organisme public et sur la protection des renseignements personnels et d’autres dispositions législatives[13] et remplacé par l’article 137.1[14] de la Loi qui est sensiblement au même effet :

 

137.1.  La Commission peut autoriser un organisme public à ne pas tenir compte de demandes manifestement abusives par leur nombre, leur caractère répétitif ou leur caractère systématique ou d'une demande dont le traitement serait susceptible de nuire sérieusement aux activités de la requérante.

Il en est de même lorsque, de l'avis de la Commission, ces demandes ne sont pas conformes à l'objet des dispositions de la présente loi sur la protection des renseignements personnels.

 

[140]       Dans sa requête, la requérante présente, sur plusieurs pages, quatre motifs appuyant sa requête que l’intimé a contestée.

 

[141]       La requérante n’a présenté aucune preuve concernant le 4e motif de la requête. De plus, l’exposé de ses prétentions, au début de l’audience du mois d’octobre 2006, démontre qu’elle n’invoque plus ce motif qui n’est donc pas en litige. La Commission n’en traitera pas.

 

[142]       La requérante soutient essentiellement que la demande est abusive en raison du nombre de documents visés et qu’elle n’est pas conforme à l’objet des dispositions de la Loi concernant la protection des renseignements personnels et confidentiels contenus dans ces documents. Elle demande à la Commission de ne pas en tenir compte comme le prévoit l’article 137.1 de la Loi qui a remplacé l’article 126 de cette loi.

 

[143]       L’intimé conteste cette requête.

 

[144]       L’examen de la preuve présentée dans le dossier n05 13 96 démontre que la requête doit être accueillie.

 

[145]       La Commission n’a pas de raisons de douter de la crédibilité de M. Louis Daigle. Ce dernier a témoigné du fait que la demande d’accès vise un potentiel de dizaines de millions de courriels par année. La demande d’accès visant plus de trois années, c’est donc un potentiel de plus de 30 millions de courriels que la demande d’accès vise. De plus, un courriel pouvant contenir plus d’une page de documents, la quantité de documents visés par la demande d’accès est astronomique.

 

[146]       Or, dans Ville de Montréal c. Winters[15], la Cour du Québec conclut que des demandes d’accès visant des milliers de documents sont irrecevables :

 

[…] L’intervenante reconnaît que les demandes d’accès de l’intimé visent des milliers de documents. Il est évident que le législateur n’envisageait pas des demandes d’accès aussi colossales quand il a édicté l’article 9 de la Loi. Comment le responsable de la requérante public pourrait-il, dans le délai de 20 jours de l’article 47, donner suite à une demande d’accès à un dossier contenant plus de 1 000 documents et vérifier dans ce délai les restrictions au droit d’accès de certains de ces documents ? […] Le tribunal est d’avis que, généralement, des demandes portant sur des centaines voire des milliers de documents à la fois sont juridiquement irrecevables au sens de la Loi sur l’accès.[16]

[147]       De plus, la preuve démontre que la récupération de ceux-ci implique un travail considérable, qui ne peut être effectué dans le délai maximal de 30 jours prévu par la Loi pour le traitement d’une demande d’accès :

 

47.       Le responsable doit, avec diligence et au plus tard dans les vingt jours qui suivent la date de la réception d'une demande:

      1° donner accès au document, lequel peut alors être accompagné d'informations sur les circonstances dans lesquelles il a été produit;

      1.1° donner accès au document par des mesures d’accommodement raisonnables lorsque le requérant est une personne handicapée;

      2° informer le requérant des conditions particulières auxquelles l'accès est soumis, le cas échéant;

3° informer le requérant que la requérante ne détient pas le document demandé ou que l'accès ne peut lui y être donné en tout ou en partie;

      4° informer le requérant que sa demande relève davantage de la compétence d'un autre organisme ou est relative à un document produit par un autre organisme ou pour son compte;

      5° informer le requérant que l'existence des renseignements demandés ne peut être confirmée;

      6° informer le requérant qu'il s'agit d'un document auquel le chapitre II de la présente loi ne s'applique pas en vertu du deuxième alinéa de l'article 9;

      7°   informer le requérant que le tiers concerné par la demande ne peut être avisé par courrier et qu’il le sera par avis public;

      8°   informer le requérant que la requérante demande à la Commission de ne pas tenir compte de sa demande conformément à l’article 137.1.

      Si le traitement de la demande dans le délai prévu par le premier alinéa ne lui paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des activités de la requérante public, le responsable peut, avant l'expiration de ce délai, le prolonger d'une période n'excédant pas 10 jours. Il doit alors en donner avis au requérant par courrier dans le délai prévu par le premier alinéa.

 

[Soulignements ajoutés]

 

[148]       De plus, la preuve démontre que la requérante ne peut donner suite à la demande d’accès parce qu’elle ne dispose pas de l’espace nécessaire sur son système informatique pour y reproduire l’information archivée.

 

[149]       En excluant le problème posé par l’absence d’espace technologique pour le transfert des données archivées, M. Daigle évalue que l’effort demandé au Service des technologies de l’information pour accéder aux courriels visés par la demande d’accès est de plusieurs semaines. Il a également témoigné du fait que cette durée de plusieurs semaines ne tient pas compte du temps d’analyse des informations contenues dans les courriels et les documents qu’ils peuvent contenir.

 

[150]       Un responsable de l’accès aux documents d’un organisme public a l’obligation de vérifier l’application des restrictions à l’accès. En effet, outre les restrictions qu’un organisme public peut refuser de communiquer, la loi prévoit qu’un organisme doit refuser de communiquer certains renseignements. C’est le cas, par exemple des renseignements obtenus dans l’exercice d’une fonction de prévention de détection ou de répression de crime, comme le prévoit l’article 28 de la Loi, ou de renseignements personnels concernant des tiers, comme le prévoient les articles 53 et suivants de la Loi :

 

28.       Un organisme public doit refuser de confirmer l'existence ou de donner communication d'un renseignement contenu dans un document qu’il détient dans l’exercice d’une fonction, prévue par la loi, de prévention, de détection ou de répression du crime ou des infractions aux lois ou dans l’exercice d’une collaboration, à cette fin, avec une personne ou un organisme chargé d’une telle fonction, lorsque sa divulgation serait susceptible :

      […]

 

53.       Les renseignements personnels sont confidentiels sauf dans les cas suivants:

      1°   la personne concernée par ces renseignements consent à leur divulgation; si cette personne est mineure, le consentement peut également être donné par le titulaire de l'autorité parentale;

      2°   ils portent sur un renseignement obtenu par un organisme public dans l’exercice d’une fonction juridictionnelle; ils demeurent cependant confidentiels si la requérante les a obtenus alors qu'il siégeait à huis-clos ou s'ils sont visés par une ordonnance de non-divulgation, de non-publication ou de non-diffusion.

59.       Un organisme public ne peut communiquer un renseignement nominatif sans le consentement de la personne concernée.

      […]

 

[151]       L’intimé conteste, dans sa lettre du 24 août 2005, la nécessité d’une analyse du contenu des courriels en raison de la nature même de ceux-ci. Il s’appuie sur un document émanant de la Commission[17] pour soutenir qu’un courriel ne présente aucune garantie de confidentialité et qu’il ne devrait « pas contenir d’informations de nature confidentielle ».

 

[152]       La Commission ne peut retenir cet argument.

 

[153]       Même s’il fallait conclure que la seule utilisation d’un courriel emporte renonciation à la confidentialité de son contenu, ce que la Commission ne peut retenir, la preuve démontre que plusieurs courriels sont encryptés ou protégés par des mots de passe, ce qui constitue des moyens d’assurer la confidentialité d’un document acheminé par courriel.

 

[154]       Il est donc faux de prétendre que les documents acheminés par courriel qui sont détenus par la requérante ne nécessitent aucune analyse avant leur communication à l’intimé. Or, ce travail d’analyse fait partie de l’effort exigé d’un organisme public dans le cadre du traitement d’une demande d’accès.

 

[155]       La preuve démontre que le traitement de la demande d’accès de l’intimé exigerait un travail colossal de la part de la requérante.

 

[156]       D’aucuns pourraient reprocher à la requérante d’avoir présenté une preuve portant sur un nombre « potentiel » de documents plutôt que sur le nombre de documents « effectivement » visés par la demande d’accès en litige. La preuve démontre toutefois que l’évaluation de la requérante résulte de la nature de la demande d’accès.

 

[157]       La requérante ne peut faire la preuve du nombre précis de documents visés à moins de la traiter et d’encourir les conséquences que la Loi lui permet d’éviter au moyen de l’article 137.1. À supposer que tous les « rubans », sur lesquels les documents sont archivés, soient compatibles avec ceux utilisés actuellement par la requérante, il faut, pour connaître l’ampleur des documents visés par la demande d’accès, les reproduire sur le système informatique de la requérante. Or, le témoignage de M. Daigle est formel : la requérante de ne dispose pas de l’espace/machine nécessaire pour ce faire.

 

[158]       La requête de la requérante doit être accueillie.

 

[159]       Vu les conclusions auxquelles en arrive la Commission, il n’est pas nécessaire de statuer sur l’application du 2e alinéa de l’article 137.1 de la Loi.

 

[160]       La Commission constate que la réponse de l’intimé à la requête contient une plainte formulée à l’encontre de la requérante.

 

[161]       Depuis le 14 juin 2006, les pouvoirs de la Commission sont désormais exercés par deux sections distinctes : la section de surveillance et la section juridictionnelle[18]. Les plaintes relatives au non-respect de la Loi relève de la section de surveillance de la Commission[19]. La soussignée, étant affectée à la section juridictionnelle de la Commission, n’a pas compétence pour traiter la plainte de l’intimé contenue dans sa réponse à la requête.

 

Dossier no 06 13 92

 

[162]       La demande d’accès du 22 juin 2006, vise l’obtention des deux premières pages d’une télécopie transmise en mai 2004 et de correspondance concernant l’intimé, dont il n’est ni l’expéditeur ni l’un des destinataires, pour la période du 16 juillet 2003 jusqu’à la « réalisation » de cette demande d’accès.

 

[163]       L’article 9, précédemment mentionné, et 83 de la Loi consacrent le principe du droit d’accès de l’intimé aux documents détenus par un organisme public. L’article 83 énonce ce qui suit :

 

83.       Toute personne a le droit d'être informée de l'existence, dans un fichier de renseignements personnels, d'un renseignement personnel la concernant.

      Elle a le droit de recevoir communication de tout renseignement personnel la concernant.

      Toutefois, un mineur de moins de quatorze ans n'a pas le droit d'être informé de l'existence ni de recevoir communication d'un renseignement personnel de nature médicale ou sociale le concernant, contenu dans le dossier constitué par l'établissement de santé ou de services sociaux visé au deuxième alinéa de l'article 7.

 

[164]       La preuve démontre que l’intimé désire obtenir les deux premières pages d’un courriel transmis, en mai 2004, par une personne dont il ignore l’identité et qu’il tente de découvrir par cette demande d’accès.

 

[165]       La requérante ne conteste pas que cette télécopie ait été transmise à partir d’un télécopieur de son Service de police.

 

[166]       La preuve ne démontre pas à qui la télécopie a été transmise, mais l’intimé suppose que c’est à l’avocate des personnes qu’il poursuit dans le dossier de la Cour supérieure[20], puisque c’est elle qui le lui a communiqué dans cette affaire.

 

[167]       La preuve démontre que la requérante a fait plusieurs vérifications et recherches sérieuses pour retrouver les deux premières pages de la télécopie : le témoignage de Me Charette, lors de l’audience du mois d’août 2007, de même que sa déclaration assermentée démontrent que, bien que les deux pages recherchées aient déjà existé, elles sont maintenant introuvables.

 

[168]       Lors de l’audience tenue au mois d’août 2007, Me Charette a fait état de ses démarches infructueuses en vue de retrouver ces pages au moment de la réception de la demande d’accès. Ayant obtenu des précisions à leur sujet au cours de cette audience, il s’est engagé à faire des démarches supplémentaires, ce qu’il a fait et exposé dans sa déclaration assermentée du 15 octobre 2007.

 

[169]       Tel qu’il appert de cette déclaration assermentée, Me Charette a communiqué avec plusieurs personnes du Service de police de la requérante afin d’obtenir ces documents. Ces personnes ont fait des recherches afin de retrouver les deux pages de la télécopie. Aucune de ces démarches n’a permis de les retrouver.

 

[170]       Par conséquent, même si ces deux pages ont vraisemblablement déjà existé, la requérante a démontré qu’elle ne les détient pas.

 

[171]       L’intimé suppose que la télécopie en litige a été transmise à l’avocate qui les a produites dans le dossier de la Cour supérieure. Il suppose également que la transmission a été faite à son bureau de Québec. Fort de son expérience à titre d’ex-employé de la requérante, il met en doute le témoignage de Me Charette et croit que l’envoi d’une télécopie à un numéro interurbain nécessite l’utilisation d’un code d’utilisateur, puisque c’est le cas pour les appels interurbains et l’utilisation de certains photocopieurs. Dans ce contexte, l’intimé est d’avis que l’identité de l’expéditeur peut être facilement obtenue à partir de ce code personnalisé ainsi que les deux pages recherchées.

 

[172]       La Commission ne peut retenir cet argument. D’une part, le témoignage de Me Charette est sans équivoque : l’envoi d’une télécopie à un télécopieur situé dans une zone interurbaine ne nécessite par l’utilisation d’un code personnalisé. Ce témoignage affirmatif doit être retenu plutôt que l’hypothèse évoquée par l’intimé. D’autre part, même si un tel code personnalisé existait, l’argumentation de l’intimé repose sur d’autres hypothèses qui n’ont pas été prouvées : aucune preuve ne démontre que la télécopie en litige a été transmise à l’avocate qui lui a communiqué ce document ni que la télécopie a été transmise à un télécopieur situé dans une zone interurbaine.

 

[173]       La décision de la requérante concernant les deux pages de télécopie n’a pas à être révisée.

 

[174]       L’intimée conteste également par sa demande de révision, la décision de la requérante refusant de lui communiquer, en totalité ou en partie, la correspondance le concernant qu’elle a retrouvée.

 

[175]       La requérante soutient que le premier document, un courriel du 7 août 2003, contient, en substance, un avis visé par l’article 37 de la Loi et qu’il pouvait, pour ce motif, refuser de le communiquer à l’intimé.

 

[176]       L’article 37 de la Loi prévoit ce qui suit :

 

37.       Un organisme public peut refuser de communiquer un avis ou une recommandation faits depuis moins de dix ans, par un de ses membres, un membre de son personnel, un membre d'un autre organisme public ou un membre du personnel de cet autre organisme, dans l'exercice de leurs fonctions.

      Il peut également refuser de communiquer un avis ou une recommandation qui lui ont été faits, à sa demande, depuis moins de dix ans, par un consultant ou par un conseiller sur une matière de sa compétence.

 

[177]       Dans Deslauriers c. Sous-ministre de la Santé et des services sociaux[21], la Cour du Québec définit ainsi les termes avis et recommandation utilisés à l’article 37 de la Loi :

 

Le sens du mot «recommandation» de l’article 37 de la Loi d'accès «ne semble poser aucune difficulté puisqu'il a été défini dans de nombreuses décisions comme étant un énoncé proposant une ligne de conduite» […]. Il en est autrement du mot « avis » […].

 

[…]

 

À partir du moment où l’organisme, ou quelqu’un pour lui, procède à une évaluation des faits, ou porte sur ceux-ci un jugement de valeur, en fonction de ce qui devrait être fait par le décideur, la loi permet à l’organisme de garder le secret.

 

Dès lors, pour déterminer si un organisme peut refuser de communiquer un document ou partie d’icelui au motif qu’il contient un avis ou une recommandation, le Tribunal doit en venir à la conclusion, à l’examen du document en litige, que celui-ci comporte une évaluation ou un jugement de valeur portant sur les informations qui peuvent faire l’objet d’une décision, évaluation ou jugement de valeur formulés de nature à mettre l’organisme dans une position de choix : agir ou non. […]

 

[Soulignements ajoutés]

 

[178]       La lecture du courriel du 7 août 2003 démontre qu’il contient des avis ou recommandations au sens de l’article 37 de la Loi. De plus, la preuve documentaire et le témoignage de Me Charette démontrent que ces avis ou recommandations ont été faits dans l’exercice des fonctions de support et de conseil de M. Naud. Les conditions d’application de l’article 37 sont donc satisfaites et la requérante pouvait refuser de communiquer ce document à l’intimé.

 

[179]       Le deuxième document déposé, sous pli confidentiel, a été communiqué, en partie, à l’intimé. L’accessibilité des passages masqués dans ce document n’est toutefois pas en litige puisqu’il est apparu, à l’audience, que ceux-ci étaient facilement lisibles par l’intimé. La Commission déplore que, dans son exercice d’extraction de certains renseignements qu’elle considérait non accessibles à l’intimé, la requérante n’ait pas protégé leur confidentialité jusqu’à ce qu’une décision finale soit rendue sur cette question. Cela fait toutefois en sorte qu’il devient théorique de décider de l’accessibilité de ces renseignements puisque l’intimé y a eu accès. Dans ce contexte, la Commission ne traitera pas de cette question.

 

[180]       Le dernier document que la requérante refuse de communiquer à l’intimé est constitué d’une série de courriels que la requérante soutient être protégés par le secret professionnel énoncé à l’article 9 de la Charte. La requérante soutient que ces documents contiennent des échanges entre les employés et les avocats de la requérante concernant les litiges opposant l’intimé à divers employés de la requérante.

 

[181]       La Commission a lu ces documents. Sans en divulguer le contenu, la Commission constate qu’ils concernent des échanges avec les avocats de la requérante relativement aux litiges opposant l’intimé à la requérante et à certains de ses employés.

 

[182]       De tels échanges sont protégés par le secret professionnel qui lie les avocats de la requérante à celle-ci[22].

 

[183]       Le droit au secret professionnel est garanti à l’article 9 de la Charte :

 

9.   Chacun a droit au respect du secret professionnel.

      Toute personne tenue par la loi au secret professionnel et tout prêtre ou autre ministre du culte ne peuvent, même en justice, divulguer les renseignements confidentiels qui leur ont été révélés en raison de leur état ou profession, à moins qu'ils n'y soient autorisés par celui qui leur a fait ces confidences ou par une disposition expresse de la loi.

      Le tribunal doit, d'office, assurer le respect du secret professionnel.

 

[184]       Bien que l’article 168 de la Loi édicte qu’elle a un statut prépondérant sur les lois qui lui sont postérieures, la jurisprudence a reconnu que cette disposition ne donne pas préséance à la Loi sur celle de la Charte qui lui est antérieure.

 

[185]       Le principe général d’accessibilité aux documents détenus par les organismes publics est donc limité non seulement par les restrictions énoncées à la Loi, mais également par les dispositions de la Charte, notamment l’article 9. Cela fait en sorte que la décision de la requérante refusant de communiquer les échanges protégés par le secret professionnel, contenu dans les documents déposés sous pli confidentiel, n’a pas à être révisée.

 

[186]       La preuve démontre que la requérante ne détient pas d’autre document, en format papier, relatif à de la correspondance concernant l’intimé sans qu’il ne soit l’expéditeur ou le destinataire que celle communiquée à l’intimé ou déposée sous pli confidentiel à la Commission.

 

[187]       L’intimé soutient cependant que sa demande visait également les courriels le concernant détenus par la requérante. Celle-ci soutient, pour sa part, qu’elle n’a pas considéré que la demande d’accès couvrait les courriels puisqu’elle estimait que ceux-ci étaient visés par la demande d’accès qui a donné lieu à la requête en autorisation de ne pas la traiter dans le dossier 05 13 96. Elle ajoute que si la demande d’accès vise ces courriels, une telle recherche est trop volumineuse.

 

[188]       La Commission ayant mis fin à l’audience fixée au mois de janvier 2009, la requérante et l’intimé n’ont pas présenté de preuve ou d’argument supplémentaire concernant la question de savoir si les courriels sont visés par la demande d’accès en litige et, si tel est le cas, le traitement qu’on aurait du faire d’une telle demande. La Commission est toutefois d’avis qu’elle peut disposer de cet élément eu égard à la preuve dont elle dispose.

 

[189]       Il faut d’abord préciser que, comme l’a soutenu l’intimé, la Loi s’applique aux documents détenus par un organisme quelle que soit la forme de ceux-ci :

 

1.         La présente loi s'applique aux documents détenus par un organisme public dans l'exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par l'organisme public ou par un tiers.

      Elle s'applique quelle que soit la forme de ces documents: écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre.

 

[190]       La Commission est donc d’avis que la demande d’accès en litige visait toute la correspondance concernant l’intimé, y compris celle contenue dans des courriels puisque ceux-ci constituent de la correspondance sous une forme informatisée.

 

[191]       L’intimé a reconnu que sa demande d’accès dans le présent dossier est incluse dans celle visée par le dossier no 05 13 96. La demande d’accès dans le présent dossier vise en effet la correspondance, dont les courriels, concernant l’intimé pour la période débutant le 16 juillet 2003 alors que celle faite dans le dossier no 05 13 96 vise tous les courriels archivés pour une période débutant le 1er janvier 2003.

 

[192]       En vertu des pouvoirs qui lui sont conférés par l’article 141 de la Loi, la Commission verse dans le dossier n06 13 92, le témoignage de M. Louis Daigle présenté dans le cadre du dossier no 05 13 96. Ce témoignage est en effet pertinent à la solution du présent litige.

 

[193]       Le témoignage de M. Daigle démontre que l’obtention de la correspondance contenue dans des courriels de la requérante concernant l’intimé depuis le 1er janvier 2003 est tout aussi complexe que l’obtention de ceux visés par la demande d’accès visée dans le dossier n06 13 92.

 

[194]       L’intimé soutient qu’il a une formation en informatique sans en préciser la nature. Il affirme donc qu’il n’est pas difficile d’obtenir, à partir d’une recherche avec son nom, les documents contenus dans les courriels qui contiennent cette information. Il en conclut qu’il est facile pour la requérante d’obtenir tous les courriels le concernant.

 

[195]       Le témoignage de M. Daigle, le directeur du Service des technologies de l’information de la requérante, démontre que tel n’est pas le cas. En effet, bien que le nombre de courriels concernant l’intimé est inférieur à la totalité des courriels détenus par la requérante, la complexité de la tâche pour récupérer les uns et les autres est la même.

 

[196]       En effet, bien que les périodes visées par les deux demandes d’accès soient différentes, elles sont d’une durée similaire. La présente demande d’accès dans le présent dossier vise presque trois ans de courriels (du 16 juillet 2003 au mois de juin 2006, date de la demande d’accès) alors que la demande d’accès dans le dossier no 05 13 96 vise un peu plus de trois ans de courriels (du 1er janvier 2002 au mois de juillet 2005). En faisant les adaptations nécessaires, le témoignage de M. Daigle démontre que la requérante ne peut traiter la demande d’accès visant l’obtention des courriels concernant l’intimé depuis le 16 juillet 2003.

 

[197]       Dans le dossier no 05 13 96, la Commission a autorisé la requérante à ne pas tenir compte de la demande d’accès de l’intimé en raison de l’ampleur de la tâche que la demande d’accès imposait à la requérante.

 

[198]       La demande d’accès dans le présent dossier implique une tâche de même envergure pour la requérante. La Commission est donc d’avis qu’elle doit, pour ce motif, autoriser la requérante à cesser d’examiner la demande d’accès en litige pour la portion qui concerne les courriels concernant l’intimé dans le présent dossier.

 

[199]       Contrairement à la situation qui existait sous l’empire de l’article 126 de la Loi, l’article 137.1 de celle-ci n’exige plus qu’une demande soit faite par un organisme. La Commission a donc le pouvoir d’autoriser, de son propre chef, un organisme à ne pas tenir compte d’une demande d’accès. Une telle autorisation s’impose dans le présent dossier.

 

 

            POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION :

 

            Dossier no 05 13 96

 

[200]       ACCUEILLE la demande d’autorisation, faite par la Ville de Sherbrooke, à ne pas traiter la demande d’accès de l’intimé, mentionnée au premier paragraphe de la présente décision;

 

[201]       AUTORISE la requérante à ne pas tenir compte de la demande d’accès de l’intimé mentionnée au 1er paragraphe de la présente décision.

 

 

            Dossier no 06 13 92

 

[202]       AUTORISE la Ville de Sherbrooke à ne pas tenir compte de la portion de la demande d’accès de l’intimé visant l’obtention des courriels le concernant;

 

[203]       REJETTE, quant au reste, la demande de révision de l’intimé.

 

 

 

 

 

GUYLAINE HENRI

Commissaire

 

 

Me Line Chabot

Avocate de la Ville de Sherbrooke (dossier no 05 13 96)

 

Me Sabrina Béland

Avocate de la Ville de Sherbrooke (dossier no 06 13 92)



[1]     L.R.Q., c. A-2.1, la Loi.

[2]     Même si le dossier no 06 13 92 concerne une demande de révision, pour alléger la lecture de la décision, la Commission continuera d’identifier le demandeur dans ce dossier comme étant l’intimé et l’organisme comme étant la requérante.

[3]     (1984) 116 G.O.II. 4648, D-2058-84.

[4]     L.R.Q., C-12, la Charte.

[5]     No 450-17-001022-038.

[6]     La demande d’accès en litige dans le dossier no 05 13 96.

[7]     No 450-17-001022-038.

[8]     No 450-05-000067-948.

[9]     Art. 103, 104 122 et ss. et 134.1 et ss. de la Loi.

[10]    No 450-17-001022-038.

[11]   Art. 140 de la Loi.

[12]    Voir par. 126 de la présente décision.

[13]    L.Q. 2006, c. 22, art. 83.

[14]    Id., art. 92.

[15]    [1991] C.A.I. 359 .

[16]    Montréal (Ville de) c. Winters, [1991] C.A.I.359, 363.

[17]    Le Courrier électronique, Fiche conseil, Commission d’accès à l’information.

[18]    Art. 67 de la Loi modifiant la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels et d’autres dispositions législatives, L.Q. 2006, c. 22, entré en vigueur le 14 juin 2006 et qui modifie l’art. 103 de la Loi sur l’accès.

[19]    Art. 122 et ss. de la Loi.

[20]    Note 5.

[21]    [1991] C.A.I. 311 .

[22]    Art. 131 de la Loi sur le Barreau, L.R.Q., c. B-1.

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