Décision

[1]                 Le 6 janvier 2024, Me Anne Aubé soumet, en vertu de l’article 119 de la Loi sur la fonction publique[1] (Loi), une demande de retrait d’éléments de preuve de son dossier à la Commission de la fonction publique (Commission).

[2]               Plus précisément, elle demande que les lettres de suspension des 20 février et 3 mai 2023, le formulaire de recours en matière de mesures administratives ou disciplinaires déposé le 2 juin 2023 et tout autre élément de preuve qui n’est plus utile à la Commission soient retirés.

[3]               Afin de rendre une décision sur dossier, la Commission demande au Directeur des poursuites criminelles et pénales (DPCP) de lui transmettre par écrit, au plus tard le 23 janvier 2024, ses commentaires concernant cette demande.

[4]               Le 15 janvier 2024, le DPCP répond qu’il consent à la demande.

[5]               La Commission accueille la demande présentée par Me Aubé.

CONTEXTE ET ANALYSE

[6]               Me Aubé explique que ces documents ne sont plus utiles à la Commission puisque cette dernière a rendu une décision[2], le 13 juillet 2023, déclarant qu’elle n’a pas compétence pour entendre son recours, soumis en vertu de l’article 33 de la Loi, visant à contester deux suspensions imposées par le DPCP.

[7]               Pour Me Aubé, ces documents n’étaient destinés qu’à contester devant la Commission les mesures prises contre elle par son employeur.

[8]               Le DPCP consent à la demande étant donné que la Commission a décliné compétence pour entendre le recours et que les délais pour présenter une demande de révision ou un pourvoi en contrôle judiciaire sont échus.

[9]               L’article 119 de la Loi énonce les pouvoirs généraux de la Commission :

119. La Commission a tous les pouvoirs nécessaires à l’exercice de sa compétence; elle peut notamment rendre toute ordonnance qu’elle estime propre à sauvegarder les droits des parties et décider toute question de fait ou de droit.

[10]           L’article 20 du Règlement sur la preuve et la procédure de la Commission de la fonction publique[3] (Règlement) est muet relativement à la procédure à suivre pour le retrait d’éléments de preuve contenus dans un dossier une fois qu’il est fermé :

20. Un élément de preuve ne peut être retiré du dossier avant sa fermeture, sauf sur permission de la Commission et aux conditions qu’elle détermine.

[Soulignement de la Commission]

L’article 108 du Code de procédure civile[4] prévoit :

108. Les parties, ainsi que les avocats ou, dans les procédures non contentieuses, les notaires qui les représentent, doivent veiller à ce que les pièces et autres documents qui comportent des éléments d’identification généralement tenus pour confidentiels soient produits sous une forme propre à assurer le caractère confidentiel de l’information.

Tout document ou élément matériel de preuve produit au dossier à titre de pièce doit y demeurer jusqu’à la fin de l’instance, à moins que toutes les parties ne consentent à son retrait. Les parties doivent, une fois l’instance terminée, reprendre possession des pièces qu’elles ont produites; à défaut, le greffier, un an après la date du jugement passé en force de chose jugée ou de l’acte qui met fin à l’instance, peut les détruire. Dans l’un et l’autre cas, le juge en chef du tribunal concerné peut surseoir à la destruction des pièces s’il considère qu’elles peuvent encore être utiles.

Toutefois, dans les matières susceptibles de révision ou de réévaluation ainsi que, dans les affaires non contentieuses, les avis, les procès-verbaux, les inventaires, les preuves médicales et psychosociales, les déclarations et les documents rendus exécutoires par le prononcé d’un jugement, y compris le cas échéant le formulaire de fixation des pensions alimentaires pour enfants qui y est joint, ne doivent être ni retirés ni détruits.

[Soulignement de la Commission]

[11]           Dans la décision Gonthier, la Commission a décidé qu’une demande de retrait d’éléments de preuve, présentée après la fermeture d’un dossier, doit être tranchée en vertu de l’article 119 de la Loi en s’inspirant de l’article 20 du Règlement et de l’article 108 du Code de procédure civile[5] :

[74] Par ailleurs, et bien que son libellé puisse s’inspirer de l’article 108 C.p.c. quant au retrait des pièces par une partie en cours d’instance, l’article 20 du Règlement demeure néanmoins muet quant à la procédure à suivre pour le retrait des pièces produites dans un dossier du Tribunal, ou pour leur destruction, le cas échéant, une fois l’instance terminée.

 [75]  Dans un tel cas, telle demande doit donc être tranchée à la lumière des pouvoirs généraux du Tribunal prévus à l’article 119 de la Loi sur la fonction publique.

[76]  Pour ce faire, il y a néanmoins lieu en l’espèce de s’inspirer à la fois de l’article 20 du Règlement[…], ainsi que de l’objet et de l’esprit de l’article 108 C.p.c., quant au retrait des pièces produites dans un dossier du Tribunal, une fois l’instance terminée.

[Soulignements dans le texte original]

[12]           Dans cette même décision, prise dans le contexte d’un désistement qui a mis fin à l’instance et provoqué la fermeture du dossier, la Commission concluait qu’il était justifié de permettre le retrait des éléments de preuve[6] :

[77]  En l’espèce, le désistement déposé par Mme Gonthier a entraîné la fin de l’instance, de sorte que les parties, qui étaient maîtres de leurs pièces, peuvent désormais les retirer du dossier du Tribunal.

[13]           Dans le cas de Me Aubé, puisque la Commission a décliné compétence, le dossier a été fermé tout en y conservant les documents déposés par les parties.

[14]           La Commission note que les éléments de preuve ne sont plus d’aucune utilité pour elle et que le DPCP ne s’oppose pas à la demande de retrait.

[15]           Dans les circonstances de la présente affaire, la Commission juge qu’il y a lieu d’accueillir cette demande.

POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION DE LA FONCTION PUBLIQUE :

ACCUEILLE la demande de retrait d’éléments de preuve soumise par Me Anne Aubé ;

ORDONNE au greffe de retirer du dossier no 2000044 et de détruire les lettres de suspension des 20 février et 3 mai 2023, le formulaire de recours déposé le 2 juin 2023 et tout autre élément de preuve qui n’est pas utile à la Commission de la fonction publique.

[1] RLRQ, c. F-3.1.1.

[2]  Aubé et Directeur des poursuites criminelles et pénales, 2023 QCCFP 13.

[3]  RLRQ, c. F-3.1.1, r. 3.01.

[4]  RLRQ, c. C-25.01.

[5]  Gonthier et Commission de la fonction publique, 2022 QCCFP 22, par. 74-76.

[6]  Id., par. 77.