Décision

[1]         M^me Marilyn Émond dépose un appel à la Commission de la fonction publique (la Commission) en vertu de l’article 35 de la Loi sur la fonction publique[1] (la Loi) pour contester la décision du Centre de services partagés du Québec (le CSPQ) de refuser de l’admettre à un processus de qualification interministériel en vue de la promotion de cadre, classe 4[2].

[2]         Le CSPQ a déterminé que M^me Émond ne répond pas aux conditions d’admission de ce processus de qualification puisque, d’après son formulaire d’inscription, elle ne possède pas une année d’expérience dans des activités d’encadrement.

[3]         M^me Émond soulève deux motifs d’appel. D’abord, elle estime que les informations contenues dans son formulaire d’inscription aurait dû susciter le doute nécessaire pour que le CSPQ lui permette de le compléter. Ensuite, elle prétend que les renseignements indiqués à la section « Autres renseignements » réfèrent à des tâches de chargé de projet, comme le confirme d’ailleurs une lettre produite par son supérieur immédiat.

LES FAITS

[4]         Les conditions d’admission au processus de qualification interministériel en vue de la promotion de cadre, classe 4, indiquées dans l’appel de candidatures, sont les suivantes :

·         Faire partie du personnel régulier de la fonction publique. […]

·         Détenir un diplôme universitaire de premier cycle dont l’obtention requiert un minimum de seize années d’études […].

·         Posséder huit années d’expérience dans l’exercice d’activités de niveau professionnel ou de niveau d’encadrement, comprenant une année d’expérience dans des activités d’encadrement.

Un maximum de deux années d’expérience manquante peut être compensé par une année de scolarité pertinente et additionnelle, de niveau équivalent ou supérieur à la scolarité exigée. Toutefois, l’année d’expérience dans des activités d’encadrement ne peut être compensée par de la scolarité. […]

[en caractères gras dans le texte original]

[5]         L’appel de candidatures et le document Des réponses à vos questions mentionnent aux candidats d’inscrire dans leur formulaire toutes les expériences pertinentes et que seuls les renseignements consignés dans le formulaire d’inscription seront considérés aux fins de l’évaluation de leur admissibilité.

[6]         M^me Émond a soumis sa candidature durant la période d’inscription du processus de qualification en cause. Son formulaire d’inscription indique diverses expériences de travail dont un emploi de conseillère aux opérations régionales au sein du ministère des Affaires municipales et de l’Occupation du territoire (le MAMOT) depuis septembre 2014. À titre de principales tâches accomplies dans cet emploi, M^me Émond mentionne notamment :

[…] Responsable de la coordination des travaux du Comité de transition de la conférence régionale des élus (CRÉ) de la Côte-Nord afin de procéder à la fermeture et à la liquidation de la CRÉ. Accompagner, soutenir et conseiller les MRC dans leurs nouvelles responsabilités en matière de gouvernance municipale dans le cadre du développement économique local et de soutien à l’entreprenariat ainsi que le développement régional. […]

[7]         Dans la section « Autres renseignements (facultatif) » du formulaire d’inscription, M^me Émond indique :

Mes expériences professionnelles à l’OPHQ ainsi qu’au MAMOT m’ont permis de développer diverses compétences liées à la coordination et à la gestion. Ces dernières [s’ajoutent] à des activités d’encadrement que j’ai réalisées dans mes occupations professionnelles et dans mes implications au sein d’organismes à but non lucratif.

Avant de présenter ces implications sociales ou de vous référer à mes expériences inscrites à mon dossier, voici les compétences auxquelles je fais référence : la coordination implique de mettre en commun des orientations, des objectifs et des actions de différents acteurs ou partenaires dans une planification afin d’assurer l’atteinte de résultats pour résoudre une problématique ou mettre en œuvre un projet, etc. Cette planification implique l’identification de responsables et de collaborateurs, d’échéancier et d’indicateurs de résultats devant être suivi assidument par l’ensemble des acteurs sous la responsabilité d’un ou d’une coordonnatrice ou gestionnaire. […]

[8]         Après analyse du formulaire d’inscription de M^me Émond, le CSPQ l’avise que sa candidature n’a pas été retenue parce qu’elle ne possède pas les huit années d’expérience dans l’exercice d’activités de niveau professionnel ou d’encadrement mentionnées dans l’appel de candidatures.

[9]         M^me Émond ne comprend pas cette décision et elle en demande la révision. Quelques jours plus tard, un employé du CSPQ communique par téléphone avec elle. Il lui explique d’abord que ses huit années d’expérience dans l’exercice d’activités de niveau professionnel lui sont reconnues : une erreur de code saisi est à la source du motif erroné de refus indiqué dans la décision reçue. Toutefois, le CSPQ est d’avis que M^me Émond ne possède pas l’année d’expérience dans des activités d’encadrement exigée aux conditions d’admission.

[10]        À la suite de la révision du dossier de M^me Émond, le CSPQ maintient sa décision de refuser de l’admettre au processus de qualification : bien qu’il reconnaisse que M^me Émond possède huit mois d’expérience d’encadrement acquise au sein de deux organismes à but non lucratif, elle ne peut justifier une année entière d’expérience dans de telles activités.

[11]        Pour M^me Pascale Perron, responsable du processus de qualification en cause au CSPQ, les tâches indiquées par M^me Émond dans son formulaire d’inscription relativement à son emploi de conseillère aux opérations régionales au MAMOT ne soulèvent aucun doute : « Responsable de la coordination des travaux du Comité de transition de la CRÉ de la Côte-Nord» et « Accompagner, soutenir et conseiller les MRC » sont des tâches d’agent de recherche, c’est-à-dire de la coordination de contenu ou de mandats administratifs. À la lecture de cette description, M^me Perron ne peut conclure que M^me Émond a des personnes sous sa responsabilité.

[12]        Quant aux nombreuses informations indiquées dans la section « Autres renseignements (facultatif) » du formulaire d’inscription, M^me Perron souligne qu’elles ont été lues et analysées par le CSPQ pour rendre sa décision. Le CSPQ a d’ailleurs obtenu des précisions de M^me Émond quant au nombre d’heures d’activités d’encadrement travaillées par semaine au sein des deux organismes à but non lucratif indiqués, ce qui a permis de lui reconnaître huit mois d’expérience dans des activités d’encadrement.

[13]        Toutefois, l’analyse des deux premiers paragraphes de cette section, dans lesquels M^me Émond énumère les compétences acquises dans divers emplois, ne permet pas au CSPQ d’associer ces informations à une expérience professionnelle indiquée dans son formulaire d’inscription.

[14]        Lors de la séance d’échanges et d’information préalable à l’audience de la Commission, M^me Émond précise que ces paragraphes réfèrent à ses fonctions de chargée de projet dans le cadre de son emploi au MAMOT. À cela, le CSPQ répond qu’il ne peut prendre en considération des informations fournies au-delà de la période d’inscription du processus de qualification en cause.

[15]        M^me Émond fournit néanmoins une lettre, datée du 3 mars 2017 et signée par le directeur général adjoint de la Direction générale des opérations régionales du MAMOT, qui confirme que, pendant 17 mois, M^me Émond avait plusieurs personnes sous sa responsabilité dans le cadre de son mandat de Responsable de la coordination des travaux du Comité de transition de la CRÉ de la Côte-Nord.

[16]        M^me Émond admet ne pas avoir suffisamment détaillé ses tâches dans son formulaire d’inscription, se limitant à une description générale de son emploi de conseillère aux opérations régionales au MAMOT.

LES ARGUMENTATIONS

L’argumentation du CSPQ

[17]        Le CSPQ indique que le fardeau de la preuve repose sur M^me Émond et qu’elle doit démontrer que la procédure utilisée pour l’évaluation de son admissibilité au processus de qualification en cause est entachée d’une illégalité ou d’une irrégularité. Il ajoute que la Commission doit déterminer si la décision rendue par le CSPQ est conforme au cadre légal applicable. Le CSPQ précise que la Commission n’est pas un comité de révision et qu’elle ne peut substituer sa décision à la sienne, à moins que celle-ci ne soit abusive, déraisonnable ou de mauvaise foi.

[18]        Les conditions d’admission au processus de qualification en cause sont les conditions minimales d’admission à un emploi de cadre, classe 4, énoncées à l’article 14 de la Directive concernant la classification et la gestion des emplois de cadres et de leurs titulaires (630)[3] (la Directive). Le CSPQ souligne que ces conditions minimales d’admission prévoient une année d’expérience dans des activités d’encadrement.

[19]        Dans le présent dossier, le CSPQ a reconnu à M^me Émond huit mois d’expérience dans des activités d’encadrement. Il manque donc quatre mois d’expérience dans de telles  activités pour que M^me Émond soit admise au processus de qualification.

[20]        Le CSPQ rappelle qu’au moment de procéder à l’analyse de l’admissibilité d’un candidat, son formulaire d’inscription fait foi de tout. Il doit donc pouvoir y retrouver la description de tâches qui s’apparentent à des activités d’encadrement, telles que définies à l’article 19 de la Directive :

19. Les activités d’encadrement, prévues au paragraphe 2^o de l’article 14, font référence au rôle prédominant de la personne dans la supervision ou la coordination du personnel à titre de supérieur immédiat, chef d’équipe ou chargé de projet.

Selon le cas :

1^o         à titre de supérieur immédiat, la personne doit avoir supervisé au moins 2 employés;

2^o            à titre de chef d’équipe, les activités d’encadrement doivent avoir été exercées auprès d’au moins 2 employés de niveau professionnel;

3^o         à titre de chargé de projet, la personne doit avoir coordonné la réalisation du travail du personnel sous sa responsabilité fonctionnelle, comprenant au moins 2 employés de niveau professionnel (identification des résultats à atteindre, évaluation de la quantité du travail à réaliser, établissement des résultats, des échéanciers et des mécanismes de suivi).

[21]        Or, rien dans le formulaire d’inscription soumis par M^me Émond ne permet de conclure que celle-ci coordonne ou supervise le travail de personnes sous sa responsabilité et le seul titre de « Responsable de la coordination des travaux » ne permet pas de présumer l’exercice de telles activités ni la présence d’un lien hiérarchique ou de supervision. Le CSPQ y reconnaît plutôt la description de tâches d’un agent de recherche, poste qu’occupe d’ailleurs actuellement M^me Émond.

[22]        Conséquemment, aucune information apparaissant dans ce formulaire ne pouvait soulever un doute dans l’esprit du CSPQ quant à l’exercice d’activités d’encadrement.

[23]        Le CSPQ souligne n’avoir aucune marge de manœuvre relativement à l’admission d’un candidat à un processus de qualification : l’article 47 de la Loi prévoit que l’admission d’un candidat est évaluée « sur la base des renseignements transmis lors de son inscription » et l’article 14 du Règlement concernant le processus de qualification et les personnes qualifiées[4] (le Règlement) précise que « [l]’admissibilité d’une personne est vérifiée par l’examen de son formulaire d’inscription ».

[24]        A contrario, si une personne ne répond pas aux conditions d’admission sur la foi des informations indiquées dans ce même formulaire, elle ne peut pas être admise à un processus de qualification.

[25]        Le CSPQ appuie son argumentation sur quelques décisions[5].

[26]        En outre, il rappelle à la Commission qu’elle doit vérifier l’admissibilité de M^me Émond au processus de qualification en cause en considérant seulement les informations dont disposait le CSPQ dans le formulaire d’inscription. À la lumière de ces informations, le CSPQ ne pouvait conclure que M^me Émond exerçait des activités d’encadrement. Celle-ci admet d’ailleurs ne pas avoir suffisamment détaillé ses tâches de chargée de projet. Or, tant l’appel de candidatures que le document Des réponses à vos questions indiquaient aux candidats d’inscrire dans leur formulaire toutes les expériences pertinentes.

[27]        Aussi, bien que M^me Émond ait ultérieurement fourni au CSPQ la preuve qu’elle avait plusieurs personnes sous sa responsabilité dans le cadre de son mandat de procéder à la fermeture de la CRÉ, cette information ne peut servir à l’analyse de son admissibilité puisqu’elle n’apparaît pas dans le formulaire transmis durant la période d’inscription du processus de qualification.

[28]        La jurisprudence de la Commission est constante à ce sujet : un candidat a la responsabilité de fournir à l’autorité qui administre un processus de qualification les informations utiles à la détermination de son admissibilité. Seules des précisions pourront être fournies si, à la suite de l’analyse du formulaire d’inscription, un doute subsiste à l’égard des renseignements soumis par un candidat. Dans le cas de M^me Émond, la notion de doute est inapplicable puisque rien, dans les informations soumises, ne permet de croire qu’elle exerce des activités d’encadrement ni qu’elle supervise du personnel.

[29]        Le CSPQ ayant procédé à un examen objectif et impartial du formulaire d’inscription, aucune illégalité ni irrégularité n’entache sa décision de refuser d’admettre M^me Émond au processus de qualification. De même, il n’y a pas de preuve voulant que cette décision soit abusive, déraisonnable ou de mauvaise foi.

[30]        Pour ces motifs, il demande à la Commission de rejeter l’appel de M^me Émond.

L’argumentation de M^me Émond

[31]        M^me Émond estime que le CSPQ n’a pas considéré toutes les informations inscrites dans son formulaire pour décider de son admissibilité au processus de qualification.

[32]        Selon elle, les informations mentionnées dans son formulaire d’inscription auraient dû soulever un doute chez l’analyste du CSPQ, notamment la mention « Responsable de la coordination des travaux du Comité de transition de la CRÉ de la Côte-Nord ». Pour M^me Émond, « coordonner les travaux d’un comité » implique de suivre le travail de plusieurs personnes.

[33]        Bien que ses tâches étaient celles d’un chargé de projet, M^me Émond a inscrit le titre de « Responsable » dans son formulaire soumis parce qu’il s’agit du titre exact de son poste. Or, le CSPQ n’a pas fait l’arrimage entre sa description d’emploi au MAMOT et les autres informations indiquées dans la section « Autres renseignements (facultatif) » du formulaire d’inscription.

[34]        En résumé, M^me Émond estime que le CSPQ n’a pas pris le temps de lire adéquatement son formulaire et qu’il en a fait une lecture arbitraire.

[35]        M^me Émond demande donc à la Commission d’accueillir son appel.

LES MOTIFS

[36]        L’article 35 de la Loi énonce :

35. Un candidat peut interjeter appel devant la Commission de la fonction publique s’il estime que la procédure utilisée pour son admission ou pour son évaluation dans le cadre d’un processus de qualification visant exclusivement la promotion a été entachée d’une irrégularité ou d’une illégalité. Il doit le faire par une demande écrite qui doit être reçue à la Commission dans les 15 jours ouvrables de l’expédition de l’avis l’informant qu’il ne satisfait pas aux conditions d’admission pour participer au processus de qualification ou l’informant des résultats de son évaluation au cours de ce processus. […]

[37]        Suivant cet article, la Commission doit donc décider si la procédure d’admission de M^me Émond au processus de qualification en cause est entachée d’une illégalité ou d’une irrégularité. Il appartient à M^me Émond de convaincre la Commission, selon la règle de la prépondérance de la preuve, que la décision du CSPQ de ne pas l’admettre à ce processus de qualification est déraisonnable, arbitraire, discriminatoire ou abusive.

[38]        M^me Émond soumet son formulaire d’inscription mais n’inscrit pas, dans la description de son emploi au MAMOT, ses responsabilités de chargée de projet.

[39]        Le CSPQ procède à l’analyse de son admissibilité en fonction des informations indiquées dans son formulaire d’inscription et conclut qu’elle ne respecte pas les conditions d’admission puisqu’elle ne possède pas une année d’expérience dans des activités d’encadrement.

[40]        M^me Émond admet ne pas avoir suffisamment détaillé ses tâches au MAMOT. Elle estime toutefois que la mention « Responsable de la coordination des travaux du Comité de transition de la CRÉ de la Côte-Nord » juxtaposée aux informations inscrites dans la section « Autres renseignements (facultatif) » de son formulaire auraient dû susciter un doute de la part du CSPQ et l’amener à obtenir des précisions lui permettant de détailler ses tâches de chargée de projet.

[41]        La Commission n’est pas de cet avis.

[42]        La lecture attentive du formulaire d’inscription de M^me Émond ne permet pas d’y entrevoir les tâches de chargée de projet exercées dans le cadre de ses fonctions au MAMOT. En effet, à l’exception de ses expériences au sein de deux organismes à but non lucratif, dont le CSPQ a tenu compte dans l’analyse de son admissibilité, le formulaire d’inscription de M^me Émond ne mentionne aucune expérience particulière dans des activités d’encadrement : M^me Émond fait valoir ses compétences sans toutefois référer à une expérience de travail donnée.

[43]        La Commission partage l’avis du CSPQ quant à l’inapplicabilité de la notion de doute dans la présente affaire : le CSPQ ne peut pas douter à l’égard d’une expérience de travail non rapportée dans un formulaire.

[44]        Conformément à l’article 14 du Règlement, le CSPQ devait fonder sa décision quant à l’admissibilité de M^me Émond sur les informations dont il disposait dans ce formulaire et c’est ce qu’il a fait :

14. L’admissibilité d’une personne est vérifiée par l’examen de son formulaire d’inscription et cette vérification doit obligatoirement être effectuée avant que cette personne puisse être convoquée à une évaluation.

[45]        Le CSPQ ne pouvait non plus permettre à M^me Émond de compléter son formulaire après la période d’inscription pour y ajouter ses tâches de chargée de projet. Dans la décision Gamache[6], la Commission s’exprimait ainsi à ce sujet :

[74] Concernant les nouveaux renseignements fournis, plus particulièrement ceux relatifs aux tâches à titre d’instructeur de recrues de 1994 à 1995, la Commission rappelle que M. Gamache ne pouvait compléter son offre de service après la fin de la période d’inscription. La RRQ ne pouvait donc tenir compte des nouveaux renseignements concernant des expériences non décrites dans l’offre de service et soumis lors de la SEI sans contrevenir à l’article [14 du Règlement sur les processus de qualification et les personnes qualifiées[7]]. C’est une question d’équité et d’impartialité entre tous les candidats. […]

[la Commission souligne]

[46]        D’ailleurs, comme l’indiquait la Commission dans la décision Bernier[8]:

[45]      La Commission réitère, comme elle l’a fait récemment dans les décisions Minville^[[9]] et Vachon^[[10]], qu’il est de la responsabilité du candidat de soumettre, durant la période d’inscription, toutes les informations utiles à l’évaluation de son admissibilité au processus de qualification.

[46]      Faillir à cette obligation peut entraîner de graves conséquences pour un candidat, comme dans le cas de M. Bernier. Toutefois, le CSPQ ne pouvait pallier ce manquement. En effet, l’autorité qui administre un processus de qualification doit appliquer uniformément des normes strictes afin d’assurer l’équité entre tous les candidats et de respecter le cadre légal et réglementaire.

[47]        En conséquence, la Commission n’a décelé aucune irrégularité ou illégalité dans la procédure utilisée pour vérifier l’admissibilité de M^me Émond au processus de qualification en cause. Le CSPQ était donc bien fondé de refuser de l’admettre à ce processus de qualification.

POUR CES MOTIFS, la Commission :

[48]        Rejette l’appel de M^me Marilyn Émond.