[1]           Le demandeur Daniel Payette requiert un jugement déclaratoire dans le but d’avoir accès aux procès-verbaux des réunions du conseil d’administration du Centre de la petite enfance L’Arc-en-ciel (CPE) que fréquente son fils Louis.

Le contexte

[2]           Le CPE est une personne morale sans but lucratif constituée selon la Partie III de la Loi sur les compagnies du Québec. Il offre des services de garde d’enfants subventionnés par l’État.

[3]           Le CPE exploite trois établissements, soit celui situé sur la rue Mont-Marie, un autre sur la rue Blériot et une troisième installation sur la rue St-Joseph.

[4]           Les membres du CPE sont les parents des enfants qui fréquentent ses établissements.

[5]           La défenderesse, madame Nancy Viel, est membre du conseil d’administration du CPE. Elle y a occupé jusqu’en 2012 la fonction de secrétaire.

[6]           L’établissement de la rue St-Joseph est le plus récent. Il est en activité depuis le 7 mars 2011, moment où le fils du demandeur y amorce sa fréquentation.

[7]           Avant cela, soit du 7 septembre 2010 au 4 mars 2011, Louis a fréquenté le CPE situé sur la rue Mont-Marie à raison de quatre (4) jours par semaine, «en dépannage», dans l’attente de l’ouverture de l’installation de la rue St-Joseph.

[8]           Le 17 novembre 2010, le demandeur adresse par écrit une demande à la secrétaire du CPE pour obtenir copie des Règlements généraux et des procès-verbaux du conseil d’administration depuis le 1^er janvier 2009. Le demandeur désire alors obtenir certaines informations sur la façon avec laquelle le CPE est administré.

[9]           Sa demande demeure sans réponse.

[10]        Le 7 décembre 2010, il réitère sa demande par courrier à la secrétaire du conseil d'administration. Madame Viel accuse réception de la demande le 15 décembre 2010.

[11]        Le 6 janvier 2011, elle adresse une lettre au demandeur dans laquelle elle accepte de lui transmettre les règlements généraux, mais lui refuse l’accès aux procès-verbaux du conseil d’administration.

[12]        Le jour même, le demandeur lui transmet un courriel dans lequel il plaide son droit d’obtenir les documents demandés et réitère sa demande.

[13]        Le 14 janvier 2010, le demandeur reçoit une lettre des procureurs du CPE dans laquelle lui est réitéré le refus de donner accès et de communiquer le contenu des procès-verbaux des réunions du conseil d’administration.

[14]        Le 25 janvier 2011, le demandeur introduit son recours pour jugement déclaratoire.

[15]        Le 27 janvier 2011, il requiert copie de la liste des membres du CPE avec leur adresse. Ces informations lui sont finalement fournies.

La position du demandeur

[16]        Le demandeur soutient que l’ouverture de l’établissement de la rue Saint-Joseph a d’abord été promise au 1^er juin 2010, puis ensuite reportée à quelques reprises. Au moment du dépôt de la requête du demandeur pour jugement déclaratoire, aucune date d’ouverture n’avait encore été annoncée.

[17]        Malgré cette incertitude, le demandeur ajoute que le CPE a signé des contrats de garde d’enfants avec les parents de près de 80 enfants. Dans ce cadre, il a embauché une employée (cadre additionnelle) en prévision de cette ouverture alors que le CPE savait ou aurait dû savoir qu’il ne se trouvait pas en mesure d’ouvrir le nouvel établissement à la date prévue.

[18]        Selon le demandeur, cette situation crée une pression importante sur les finances du CPE, de sorte que les membres sont inquiets de la qualité des services que le CPE pourra offrir advenant une détérioration de sa situation financière.

[19]        Selon le demandeur, les justifications fournies par la direction et les administrateurs du CPE pour justifier le retard de l’ouverture de l’installation de la rue St-Joseph ne semblent pas reposer sur des assises solides.

[20]        Ainsi, le demandeur plaide que pour être en mesure d’exercer adéquatement ses droits de parent membre, notamment son droit de critique de la gestion de l’organisme et son droit de vote pour l’élection des administrateurs, il doit être en mesure de connaître les véritables raisons de ces reports et d’en évaluer les conséquences pour l’organisme.

[21]        Pour satisfaire son objectif, le demandeur dit être en droit de consulter les procès-verbaux de l’organisme qui colligent le résultat des délibérations des administrateurs.

[22]        En bref, pour le demandeur, la défenderesse Nancy Viel, à titre de secrétaire du CPE, a l’obligation légale de lui donner accès aux procès-verbaux qu’il a demandés, soit ceux des réunions tenues depuis le 1^er janvier 2009.

La position des défenderesses

[23]        Les défenderesses soutiennent que l’obtention d’une copie de tous les procès-verbaux du CPE n’est pas requise pour que le demandeur puisse exercer son droit de critique de la gestion ni son droit de vote pour l’élection des administrateurs. L’accès au contenu des procès-verbaux est réservé à une catégorie précise de personnes dont le demandeur ne fait pas partie.

[24]        Au surplus, les allégations du demandeur quant à la santé financière inquiétante du CPE ne justifient pas davantage un tel accès. L’assemblée annuelle des membres prévue aux règlements généraux, qui se tient au plus tard le 30 juin de chaque année, lui permet de prendre connaissance du bilan et des états financiers du CPE et de poser ses questions.

Les questions en litige

[25]        Les questions en litige consistent à répondre aux interrogations suivantes :

1.    Les membres du CPE, organisme sans but lucratif, ont-ils accès de plein droit aux procès-verbaux des réunions du conseil d’administration pour être en mesure d’exercer adéquatement leur droit de critique de la gestion du CPE ainsi que leur droit de vote lors de l’élection des administrateurs?

2.    La défenderesse Nancy Viel peut-elle être partie au litige à titre de secrétaire du conseil d'administration?

Analyse

La demande d’accès aux procès-verbaux

[26]        L’article 300 du Code civil du Québec prévoit le maintien du principe que les personnes morales de droit privé sont en premier lieu régies par les lois qui leur sont applicables :

300. Les personnes morales de droit public sont d'abord régies par les lois particulières qui les constituent et par celles qui leur sont applicables; les personnes morales de droit privé sont d'abord régies par les lois applicables à leur espèce.

Les unes et les autres sont aussi régies par le présent code lorsqu'il y a lieu de compléter les dispositions de ces lois, notamment quant à leur statut de personne morale, leurs biens ou leurs rapports avec les autres personnes.

[27]        Le CPE, organisme sans but lucratif, est régi par la partie III de la Loi sur les compagnies[1] pour les organismes sans but lucratif.

[28]        L’article 224 de la Loi sur les compagnies rend applicable aux organismes sans but lucratif les articles 104, 105 et 106 de cette même loi, où sont prévus de façon spécifique les documents ou livres auxquels ont accès les membres de la corporation. Ces articles se lisent comme suit :

104.  1. La compagnie fait tenir par son secrétaire ou par quelque autre dirigeant spécialement chargé de ce soin, un livre ou des livres où sont enregistrés:

a)  une copie de l'acte constitutif et des règlements de la compagnie;

b)  les noms, par ordre alphabétique, de toutes les personnes qui sont ou qui ont été actionnaires;

c)  l'adresse et l'occupation ou profession de chaque personne pendant qu'elle est actionnaire, en autant qu'on peut les constater;

d)  le nombre des actions possédées par chaque actionnaire;

e)  les versements acquittés et ce qui reste à payer sur les actions de chaque actionnaire;

f)  les noms, adresses et professions de ceux qui sont ou qui ont été administrateurs de la compagnie, avec les diverses dates auxquelles ils sont devenus ou ont cessé d'être administrateurs.

 2. La compagnie doit aussi avoir un livre portant le nom de «Registre des transferts»; et, dans ce livre sont inscrites les particularités de chaque transfert d'actions de son capital.

105.  1. Toute compagnie doit tenir un registre des hypothèques et y inscrire toute hypothèque et charge grevant les biens de la compagnie, donnant, pour chaque cas, une description succincte des biens hypothéqués, ou grevés, le montant de l'hypothèque ou de la charge et, sauf dans le cas d'obligations ou autres valeurs à ordre ou au porteur, les noms des créanciers hypothécaires ou des ayants cause. En ce qui regarde les hypothèques et charges garantissant le paiement des obligations et autres valeurs payables à ordre ou au porteur, il suffit d'indiquer le nom du fiduciaire en faveur duquel l'hypothèque est constituée.

 2. Tout administrateur, gérant ou autre dirigeant de la compagnie, qui, sciemment et volontairement, autorise ou permet l'omission d'une des entrées exigées par le présent article, se rend passible d'une amende n'excédant pas 200 $.

106. Les livres et registres mentionnés aux articles 104 et 105 peuvent être consultés tous les jours, au siège de la compagnie, les dimanches et jours de fête exceptés, pendant les heures raisonnables d'affaires, par les actionnaires, les porteurs d'actions ordinaires ou privilégiées et les créanciers de la compagnie, ainsi que par leurs représentants et par tout créancier ayant un jugement contre un actionnaire; et il est permis à l'actionnaire et au créancier ou à leurs représentants d'en faire des extraits.

[29]        Les procès-verbaux ne font pas partie des documents qui peuvent être ainsi examinés par les catégories de personnes précédemment mentionnées. La loi réfère aux procès-verbaux à l’article 107 de cette même loi qui stipule que :

Toute compagnie doit tenir, à son siège au Québec, un ou plusieurs livres où sont inscrits :

(…)

(d) les procès-verbaux des assemblées de ses actionnaires et de ses administrateurs et les votes pris lors de ces assemblées.

Chaque procès verbal inscrit dans ce ou ces livres doit être certifié par le président, ou par le secrétaire de la compagnie.

[30]        L’article 108 traite des sanctions applicables pour l’administrateur, le dirigeant ou l’employé de la compagnie qui refuserait l’accès aux documents mentionnés aux articles 104 et 105 de la loi :

108.  1. Tout administrateur, dirigeant ou employé de la compagnie

a)  qui refuse de montrer les livres et registres mentionnés aux articles 104 et 105 ou de permettre que ces livres et registres soient examinés et qu'il en soit fait des extraits; ou

b)  qui, sciemment, fait ou participe à une fausse entrée dans un des livres et registres mentionnés aux articles 104, 105 et 107, ou refuse ou néglige d'y faire toute entrée nécessaire,

est passible d'une amende de 100 $ pour chaque fausse entrée et pour chaque refus ou négligence, et il est responsable du préjudice résultant des pertes qu'une partie intéressée peut souffrir de ces actes et omissions.

[31]        Encore une fois, cet article ne réfère pas aux procès-verbaux.

[32]        À la lecture de ces articles, on note que la compagnie doit tenir deux types de registres, soit ceux qui touchent :

·        la constitution et la structure même de la compagnie;

·        l’administration de la compagnie (livres de comptabilité et registres des procès-verbaux et résolutions).

[33]        Ces deux types de registre jouissent de règles différentes quant à la possibilité d’y avoir accès.

[34]        Si l’accès à la première catégorie est assez large, il en est autrement des livres d’administration et d’opérations dont les procès-verbaux font partie. À cet effet, le professeur Paul Martel s’exprime ainsi :

b)  Livres d’administration et d’opérations

Mais c’est une toute autre histoire pour les livres de comptabilité et les registres des procès-verbaux. Ceux-là n’ont pas de caractère « public » et la corporation n’est tenue de les montrer qu’aux personnes jouant un rôle dans son administration et ses opérations, c’est-à-dire aux administrateurs. Un membre de la corporation, ou même un de ses dirigeants, s’ils ne sont pas eux-mêmes des administrateurs, ne peuvent pas exiger de voir ces livres.

Il est surprenant de constater que les membres de la corporation n’ont pas accès aux procès-verbaux des assemblées des membres. La Loi sur les compagnies a remédié à cette lacune pour les actionnaires des compagnies Partie IA, mais cette situation prévaut toujours pour les compagnies Parties I et III.

[35]        La Cour d’appel, dans l’affaire Germain c. L.D.G. inc.[2], a traité de la question. Elle s’exprime ainsi :

Comme on le voit, les procès-verbaux des assemblées des actionnaires et des administrateurs sont mentionnés à l’article 104 de la loi. Nulle part dans la loi, l’accès aux livres mentionnés à l’article 104 n’est permis. La raison en est que ce sont des livres intimes, reliés à l’administration interne de la compagnie et qui sont à l’usage des administrateurs en exercice.

Cette règle me semble bien établie en doctrine et en jurisprudence. Dans Fraser and Stewart (Company Law of Canada) 5^e édition, on lit à la page 685 ce qui suit:

« The Company is required to cause minutes of proceedings at meetings of shareholders, directors and any executive committee to be entered in books kept for that purpose.

No provision is made entitling shareholders to copies of such minutes. The minutes of meetings of directors are not properly open to the inspection of the shareholders and a provision entitling shareholders to inspect the books wherein the proceedings of the company are recorded has been held not sufficient to entitle them to see the minutes of the proceedings of the director: R. v. Marquita (1858) 1 E. & E. 289. »

Pelletier dans Le Nouveau Manuel des Compagnies, 9^e édition, écrit à la page 168 :

« L’accès aux livres est la faculté qu’ont certaines personnes d’examiner les registres de la compagnie et d’en faire des extraits.

1-  Les personnes qui jouissent de ce privilège sont les actionnaires ou leurs représentants, les créanciers de la compagnie et leurs mandataires, le créancier ayant un jugement contre un actionnaire.

2-  L’accès aux livres a lieu au siège social de la compagnie, les jours juridiques et aux heures d’affaires.

3-  Les livres sujets d’accès sont le livre des règlements, le cahier des actionnaires, le registre des transferts et le registre des hypothèques. Par conséquent, le livre des minutes et les livres de comptes ne sont pas accessibles aux personnes ci-dessus mentionnées et l’on peut leur refuser l’examen. »

[36]        La Cour supérieure, dans une autre décision, a conclu de la même façon en matière de faillite[3]. Elle a décidé qu’en sa qualité d’actionnaire, le syndic qui a accès aux livres de la compagnie a le droit d’examiner le bilan, le rapport des vérificateurs et tous les autres rapports qui entrent dans cette catégorie. Toutefois, comme le syndic ne détient pas plus de droit que le failli, il ne peut avoir accès aux procès-verbaux des administrateurs.

[37]        Dans des cas très particuliers où la compagnie est poursuivie, la Cour pourrait forcer la production des procès-verbaux si elle est d’avis que la solution du litige passe par le dépôt de tels documents.

[38]        En l'espèce, le Tribunal est d’avis que la requête du demandeur d’avoir accès aux procès-verbaux du CPE pour être en mesure d’exercer adéquatement son droit de critique de la gestion et son droit de vote pour l’élection des administrateurs est non fondée.

[39]        Le demandeur, membre du CPE, est tout de même renseigné sur la situation de la compagnie au moins une fois par année par le rapport du trésorier sur l’état financier de l’entreprise lors de l’assemblée générale annuelle et a le pouvoir, avec les autres membres, de nommer un vérificateur qui a accès aux livres de comptabilité de la compagnie.

[40]        De plus, le problème soulevé par le demandeur à l’origine du litige, soit la non-ouverture de l’installation de la rue St-Joseph, est devenu sans objet; le fils du demandeur fréquentant l’installation St-Joseph au moment de l’audience.

La poursuite contre la secrétaire Nancy Viel

[41]        En l'espèce, madame Viel est poursuivie à titre de secrétaire du conseil d'administration. Elle n’a aucune responsabilité personnelle et son ajout à titre de partie au dossier est non fondé en droit.

POUR CES MOTIFS, LE TRIBUNAL :

[42]        REJETE la requête introductive d’instance amendée en jugement déclaratoire et en injonction permanente;

[43]        DÉCLARE que le demandeur, à titre de membre, n’a pas accès aux registres des procès-verbaux des réunions du conseil d’administration du Centre de la petite enfance L’Arc-en-Ciel;

[44]        AVEC DÉPENS.