Décision

APERÇU

[1]          Le 21 mai 2021, le Conseil déclare l’intimée coupable sous chacun des deux chefs de la plainte disciplinaire modifiée[1]. Ceux-ci lui reprochent d’avoir utilisé des formulaires préembauches où les candidats doivent dévoiler une grande quantité d’informations d’ordre médical même si cela n’a aucun lien avec les aptitudes requises pour l’emploi sur lequel ils postulent auprès de l’employeur de l’intimée.

[2]          Le Conseil de discipline de l’Ordre des conseillers en ressources humaines et en relations industrielles agréés du Québec s’est réuni pour procéder à l’audition sur sanction à la suite de la décision sur culpabilité.

[3]          L’imposition des sanctions suivantes est proposée conjointement :

·        Chef 1 : une amende de 2 500 $;

·        Chef 2 : une réprimande.

[4]          Les chefs pour lesquels l’intimée a été reconnue coupable sont ainsi libellés :

1.     […]-;

1.    En ayant utilisé des formulaires d’autodéclaration de santé préembauches intrusifs, en omettant de corriger dans les meilleurs délais les formulaires d’autodéclaration de santé préembauches, et en omettant de valider dans les meilleurs délais la pertinence de ces questions pour les périodes se situant entre les mois de février 2016 et octobre 2019, contrairement à l’article 12 du Code de déontologie des CRHA

2.    […].

2.   En omettant de tenir un dossier complet concernant son travail, ses échanges et ses notes professionnelles relativement à l’élaboration et à la gestion des projets de formulaires d’autodéclaration de santé préembauches, ainsi que ses recommandations, l’élaboration et la validation des questions associées aux aptitudes et aux habiletés requises pour chacun des postes de son employeur, contrairement à l’article 2.02 du règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation des CRHA du Québec.

[Transcription textuelle]

QUESTION EN LITIGE

[5]          Le Conseil doit-il entériner la recommandation conjointe sur sanction des parties?

[6]          Pour les motifs exposés ci-après, le Conseil entérine la recommandation conjointe jugeant qu’elle n’est pas contraire à l’intérêt public ni susceptible de déconsidérer l’administration de la justice.

CONTEXTE

[7]          Le plaignant réfère à la preuve produite dans le cadre de l’audition sur culpabilité.

[8]          L’intimée pour sa part dépose en liasse des attestations à des activités de formation reconnues en vertu du règlement sur la formation continue obligatoire des avocats et des colloques[2]. Ces formations portent sur la protection contre la discrimination et la protection contre la discrimination avant l’embauche. En outre, un des colloques porte sur les droits de la personne et l’autre sur le « national human rights workshop ». La durée totale de ces formations s’élève à un peu plus de huit heures.

[9]          Afin de mieux saisir les fondements de la recommandation conjointe, tout comme le plaignant, le Conseil réfère à la preuve déjà produite lors de l’audition sur culpabilité.

Les pratiques discriminatoires ou illégales (chef 1)

[10]       Le 2 octobre 2019, le plaignant prend connaissance d’une coupure de presse publiée[3] où il est fait mention que la Commission des droits de la personne et des droits de la jeunesse (CDPDJ) a déposé devant la Cour supérieure un recours en dommages contre la Commission scolaire de Montréal (la CSDM). Selon la coupure de presse, la CDPDJ fait valoir qu’un formulaire préembauche devant être complété par les personnes posant leurs candidatures à un poste à la CSDM contrevient à leurs droits fondamentaux.

[11]       À l’époque pertinente, en plus d’être membre de l’Ordre, l’intimée occupe le poste de directrice adjointe au Service de la gestion des personnes et du développement des compétences à la CSDM.

[12]       À la demande du plaignant, celle-ci lui fait parvenir les différents formulaires préembauches dont il est question dans la plainte disciplinaire[4]. Parallèlement, il apprend que la CSDM retire ces formulaires.

[13]       Pendant l’enquête, l’intimée confirme que les candidats devaient compléter l’un ou l’autre des différents formulaires destinés aux personnes suivantes :

·        Aux gestionnaires, professionnels et personnels de soutien qui ne sont pas en service direct aux élèves;

·        Au personnel de soutien manuel, d’entretien et des services;

·        Aux enseignants, gestionnaires, professionnels et personnels de soutien en service direct aux élèves.

[14]       L’intimée confirme au plaignant avoir été impliquée dans le cadre d’un mandat qui lui a été confié par la CSDM relativement à des formulaires d’autodéclaration de santé préembauches de même qu’au niveau de leur utilisation. Le chef 1, tel qu’amendé, lui reproche plus précisément d’avoir utilisé ces formulaires et d’avoir omis de les corriger ainsi que d’avoir omis de valider la pertinence des questions posées.

[15]       Les trois modèles de formulaires comportent un bloc de questions, quelle que soit la catégorie de poste recherchée, précédé de la mise en garde suivante :

Ce questionnaire médical préemploi a pour objectif de s’assurer que votre état de santé est compatible, d’une part, avec les exigences de l’emploi et d’autre part, avec une prestation normale et régulière de travail. Votre candidature ne pourra être considérée que si vous répondez à toutes les questions du présent formulaire. Veuillez inscrire vos initiales au bas de chacune des pages du document lorsque vous aurez rempli le formulaire, le signer, l’insérer dans une enveloppe et l’apporter lors de votre rencontre d’entrevue.

En vertu de la Loi sur l’accès à l’égalité en emploi dans des organismes publics

(LRQ, c. A-2.01), la Commission scolaire de Montréal (CSDM) souscrit au programme d’accès à l’égalité en emploi et encourage notamment les  personnes handicapées à présenter leur candidature. Cette loi vise à rendre  le personnel des organismes publics plus représentatif de la main-d’œuvre disponible et à corriger les pratiques du système d’emploi pouvant avoir des effets d’exclusion sur les groupes visés, soit les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, les membres des minorités ethniques et les personnes handicapées. Par conséquent, la CSDM doit s’assurer de la représentativité de son personnel dans tous les corps d’emploi qu’elle recrute.

Toute fausse déclaration ou omission peut entraîner le rejet de votre candidature ou, advenant votre embauche, la résiliation du lien d’emploi. Par conséquent, en cas de doute, il est préférable de déclarer toute information en lien avec votre état de santé. Les informations transmises seront traitées en toute confidentialité.

[Emphase ajoutée]

[16]       Le candidat doit répondre à toutes les questions portant sur son état de santé. En second lieu, celui-ci s’expose à voir sa candidature rejetée s’il omet de répondre à toutes ces questions ou fournit une réponse fausse et son lien d’emploi pourrait même être ultérieurement résilié le cas échéant.

[17]       Comme déjà mentionnés, les formulaires comportent un bloc de questions suivi d’une déclaration du candidat :

1.       Avez-vous déjà été victime d’un accident de travail ou d’une maladie professionnelle? Si oui, précisez la nature de l’accident de travail ou de la maladie professionnelle et inscrivez, le cas échéant, les limitations fonctionnelles temporaires ou permanentes suite à cet accident ou cette maladie.

2.       Avez-vous des limitations fonctionnelles, temporaires ou permanentes, confirmées par un médecin? Si oui, précisez.

3.       Avez-vous un dossier actif à la Commission de la santé et de la sécurité du travail (CSST)? Si oui, précisez.

4.       Avez-vous déjà subi un accident automobile ou été victime d’un acte criminel ayant occasionné une blessure? Si oui, précisez.

5.       Avez-vous déjà été déclaré(e) inapte à un emploi, des emplois ou tout emploi? Si oui, précisez.

6.       Avez-vous ou avez-vous déjà eu des problèmes de vision? Ex. perte de vision, difficulté à distinguer des couleurs, vision double ou autres. Si oui, précisez.

7.       Avez-vous ou avez-vous déjà eu des problèmes d’ouïe? Ex. surdité, problème d’équilibre ou autres. Si oui, précisez.

8.       Avez-vous ou avez-vous déjà eu des problèmes de santé ou niveau musculo-squelettique? Ex. rhumatisme, arthrite, arthrose, bursite, tendinite, épicondylite, fibromyalgie ou autres. Si oui, précisez.

9.       Avez-vous ou avez-vous déjà eu des problèmes neurologiques? Ex. migraines, troubles de l’équilibre, pertes de conscience, convulsions, paralysie, pertes de mémoire, épilepsie, sclérose en plaques ou autres. Si oui, précisez.

10.    Avez-vous ou avez-vous déjà souffert de problèmes de santé mentale ? Ex. dépression, troubles anxieux ou émotifs, crises de panique, phobies, épuisements, troubles d’adaptation, troubles bipolaires, troubles psychotiques? Si oui, précisez.

11.  Avez-vous ou avez-vous déjà eu, dans les cinq (5) dernières années, des problèmes de dépendance à l’alcool, aux drogues, aux jeux ou autres? Si oui, précisez.

12.  Consommez-vous des médicaments d’ordonnance, de façon temporaire ou permanente ou est-ce qu’un médecin vous a prescrit des médicaments d’ordonnance que vous devriez prendre de façon temporaire ou permanente? Si oui, précisez.

DÉCLARATION DE LA CANDIDATE OU DU CANDIDAT

Je soussigné(e) déclare avoir compris les questions de ce formulaire et certifie que mes réponses à chacune de ces questions sont vraies et complètes. Je comprends que toute fausse déclaration ou omission peut entraîner le rejet de ma candidature ou, advenant mon embauche, la résiliation du lien d’emploi. Je consens à subir un examen médical, sur demande.

[18]       Or, ces questions n’ont aucun lien avec les aptitudes pour occuper tel ou tel poste.

[19]       Lors de son enquête, l’intimée a reconnu que les questions servaient à contrôler les coûts liés aux avantages sociaux et l’assurance salaire, puis à filtrer les candidats à un nombre très variés de postes, quelque 120 postes selon les données recueillies par le plaignant[5].

[20]       Pendant l’enquête du plaignant, l’intimée reconnaît que les questions prévues aux formulaires sont susceptibles d’être contestées, mais cela en vaut le coût.

Le chef 2 (tenue de dossiers)

[21]       Par ailleurs, l’intimée n’a constitué aucun dossier relativement à l’exécution de son mandat portant sur les formulaires d'autodéclaration de santé préembauches, notamment quant à la conformité des formulaires eu égard à la loi.

[22]       Notamment, l’intimée n’a aucun dossier portant sur l’analyse de la pertinence des douze questions au formulaire en lien avec un emploi. Aucune mesure objective n’est consignée.

[23]       À la suite de leur rencontre, l’intimée a récupéré diverses informations et les a assemblées. Il lui a fallu plusieurs journées.

[24]       Si l’intimée avait quitté son poste, il n’y avait rien pour permettre à une autre personne de comprendre ce qui a été fait et quel a été le cheminement. Il n’y a aucun portrait clair des études ayant mené aux questions du formulaire, aucune recommandation écrite, aucune étude des avantages et inconvénients, aucun résumé de rencontre ou procès-verbaux.

[25]       Si l’employeur de l’intimée avait à se défendre, l’intimée ne lui a ménagé aucun outil pour permettre d’expliquer comment elle a pu arriver à un tel résultat.

A)   Le Conseil doit-il entériner la recommandation conjointe sur sanction des parties?

ANALYSE

i)     Les principes devant guider le Conseil pour accepter ou refuser une recommandation conjointe

[26]       Le contexte du présent cas présente certaines particularités. Lors de l’audition sur culpabilité, le plaignant a présenté sa preuve et l’intimée n’a offert aucune défense ni contre-interrogé le plaignant. Les parties ont proposé au Conseil de déclarer l’intimée coupable le même jour « motifs à suivre » et ont suggéré de procéder immédiatement sur sanction en précisant qu’une recommandation conjointe allait être présentée. Le même jour, le Conseil a déclaré l’intimée coupable « motifs à suivre » et les parties ont présenté leur recommandation conjointe.

[27]       Les parties soulignent que des négociations rigoureuses ont permis d’éviter la présentation d’une preuve qui aurait pu s’étaler sur plusieurs journées. En outre, les recommandations conjointes ont fait l’objet de discussions entre les avocats.

[28]       Considérant ce contexte particulier, il y a lieu de transposer les enseignements de l’arrêt Cook[6] même si cette recommandation ne survient pas en échange d’un plaidoyer de culpabilité. Le Conseil ajoute que les principes de l’arrêt Cook ont également été transposés dans d’autres cas où la recommandation n’est pas survenue à la suite de l’échange d’un plaidoyer de culpabilité[7].

[29]       La Cour suprême du Canada, dans l’arrêt Cook, souligne l’importance de reconnaître le besoin d’accorder « un degré de certitude élevé que ces recommandations seront acceptées »^[8]. Le critère de l’intérêt public est celui retenu par le plus haut tribunal du pays :

[32]  Selon le critère de l’intérêt public, un juge du procès ne devrait pas écarter une recommandation conjointe relative à la peine, à moins que la peine proposée soit susceptible de déconsidérer l’administration de la justice ou qu’elle soit par ailleurs contraire à l’intérêt public. […]

[…]

[42]  D’où l’importance, pour les juges du procès, de faire montre de retenue et de ne rejeter les recommandations conjointes que lorsque des personnes renseignées et raisonnables estimeraient que la peine proposée fait échec au bon fonctionnement du système de justice. Un seuil moins élevé que celui-ci jetterait trop d’incertitude sur l’efficacité des ententes de règlement. Le critère de l’intérêt public garantit que ces ententes de règlement jouissent d’un degré de certitude élevé.

[30]       Le Tribunal des professions a reconnu, suivant en cela une jurisprudence établie par la Cour d’appel en matière criminelle^[9], que la suggestion conjointe issue d’une négociation rigoureuse dispose d’une force persuasive certaine de nature à assurer qu’elle sera respectée en échange d’un plaidoyer de culpabilité à moins qu’elle ne soit inadéquate, contraire à l’intérêt public ou de nature à déconsidérer l’administration de la justice^[10]. 

[31]       À la lumière des enseignements de la Cour suprême, des arrêts de la Cour d’appel, notamment l’affaire Binet^[11], et des jugements du Tribunal des professions^[12], le Conseil n’a pas à rechercher si la recommandation conjointe apparaît déraisonnable et la comparer avec ce qu’il pourrait considérer approprié à la lumière des précédents. Il n’a pas davantage à déterminer si la recommandation conjointe est trop sévère ou trop clémente.

ii)            Les fondements de la recommandation conjointe

[32]       Aux fins de l’imposition des sanctions, les dispositions de rattachement suivantes sont retenues :

Chef 1 (pratiques discriminatoires ou illégales)

Code de déontologie des membres de l’Ordre des conseillers en ressources humaines et en relations industrielles agréés du Québec[13]

12. Le membre doit éviter toute attitude ou méthode susceptibles de nuire à la réputation de la profession et à son aptitude à servir l’intérêt public. Il doit éviter d’avoir recours à des pratiques discriminatoires, frauduleuses ou illégales et doit refuser de participer à de telles pratiques.

Chef 2 (tenue de dossiers)

Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation des conseillers en ressources humaines et en relations industrielles agréés du Québec[14]

2.02. Un conseiller doit consigner dans chaque dossier les éléments et renseignements suivants:

a)  la date d’ouverture du dossier;

b)  le nom, l’adresse et le numéro de téléphone du client;

c)  une description sommaire des motifs de la consultation;

d)  une description des services professionnels rendus et leur date;

e)  les recommandations faites au client; et

f)  la correspondance et les autres documents appartenant au client et relatifs aux services professionnels rendus.

[33]       La recommandation conjointe est soutenue par des avocats expérimentés et il appert que les représentations des parties sont fondées la prise en considération de plusieurs facteurs atténuants.

[34]       En premier lieu, les parties demandent au Conseil de prendre acte d’un engagement de l’intimée de ne pas participer à un processus de sélection, et ce, pour une période de six mois et du fait qu’elle doit suivre des formations portant sur la discrimination dans un contexte de processus d’embauche.

[35]       La preuve démontre que l’intimée a déjà suivi de telles formations.

[36]       L’intimée n’a aucun antécédent disciplinaire.

[37]       Le plaignant fait état de son ouverture et de sa bonne collaboration pendant son enquête et même après le dépôt de la plainte disciplinaire.

[38]       Il souligne toutefois la gravité intrinsèque des gestes reprochés, particulièrement ceux en lien avec le non-respect de l’article 12 du Code de déontologie applicable. Le sujet en cause, soit les informations d’ordre médical des candidats, en est un d’une grande sensibilité.

[39]       Les parties sont d’avis que l’intimée ne présente pas de risque de récidive. Elle doit maintenant composer avec les demandes de ses supérieurs hiérarchiques et leur proposer des recommandations respectueuses de la loi.

[40]       Le plaignant a également insisté quant à l’effet du processus disciplinaire sur l’intimée. Selon lui, elle a bien compris les enjeux, elle a suivi des formations et a démontré un grand respect du processus disciplinaire.

[41]       Quant aux déboursés, les parties considèrent que la règle générale s’applique et que l’intimée doit les assumer.

iii)           La décision du Conseil

[42]       Le Conseil constate que la recommandation qui lui est présentée est fondée sur une appréciation des facteurs objectifs et subjectifs spécifiques au dossier. Il s’agit là de facteurs reconnus dans la détermination de la sanction disciplinaire. Les parties ont individualisé la sanction qu’elles recommandent. Elles ont considéré l’effet dissuasif de celle-ci tant pour l’intimée que pour les autres membres de l’Ordre.

[43]       En outre, le fait pour l’intimée d’avoir reconnu les faits a évité un débat qui s’annonçait beaucoup plus long.

[44]       Quant aux précédents, les parties invoquent qu’elles n’en ont retracé aucun.

[45]       Le Conseil souligne que n’eut été l’engagement pris par l’intimée de ne pas s’impliquer dans un processus de sélection d’un employé pendant une période de six mois, les recommandations qui sont faites par les parties seraient apparues très clémentes en raison de la période visée par le premier chef de la plainte disciplinaire et l’impact des gestes de l’intimée sur un grand nombre de candidats visé par les formulaires de préembauche.

[46]       Toutefois, comme déjà mentionné, et suivant en cela les enseignements du Tribunal des professions, dans un contexte de recommandations conjointes, le Conseil n’a toutefois pas à se demander si celles-ci sont trop clémente ou sévères.

[47]       À lumière des critères jurisprudentiels applicables, le Conseil juge que la recommandation conjointe des parties dans le présent dossier n’est pas susceptible de déconsidérer l’administration de la justice ou contraire à l’intérêt public.

EN CONSÉQUENCE, LE CONSEIL

ET CE JOUR :

Sous le chef 1

[48]       IMPOSE à l’intimée une amende de 2 500 $.

Sous le chef 2

[49]       IMPOSE à l’intimée une réprimande.

[50]       PREND ACTE de l’engagement de l’intimée de ne pas participer à un processus de sélection, et ce, pour une période de six mois

[51]       PREND ACTE que l’intimée a donné suite à un engagement de suivre des formations portant sur la discrimination dans un contexte de processus d’embauche.

[52]       CONDAMNE l’intimée au paiement de l’ensemble des déboursés conformément à l’article 151 du Code des professions.