Décision

L’APPEL

[1]         M. Dany Sévigny dépose un appel à la Commission de la fonction publique en vertu de l’article 35 de la Loi sur la fonction publique[1] (la Loi) pour contester la décision du ministère des Transports, de la Mobilité durable et de l’Électrification des transports de refuser d’admettre sa candidature au processus de qualification en vue de la promotion de cadre, classe 7[2].

[2]         Le ministère considère que M. Sévigny ne répond pas aux conditions d’admission de ce processus de qualification puisque, d’après son formulaire d’inscription, il ne possède pas le nombre d’années d’expérience pertinente exigé dans l’appel de candidatures.

[3]         M. Sévigny a soumis son formulaire d’inscription via le portail Emplois en ligne en omettant de préalablement enregistrer ses expériences. Il les a inscrites ultérieurement dans son dossier, durant la période d’inscription du processus de qualification. Il estime que le ministère devrait tenir compte de ses expériences et l’admettre au processus de qualification.

LES FAITS

[4]         Les conditions d’admission du processus de qualification en vue de la promotion de cadre, classe 7, indiquées dans l’appel de candidatures, sont les suivantes :

·         Faire partie du personnel régulier du MTMDET^[[3]] ou de la CTQ^[[4]]. […]

·         Détenir un diplôme d’études secondaires équivalant à une 5^e année du secondaire ou un diplôme d’études professionnelles pertinent ou une attestation d’études pertinentes dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente;

Chaque année de scolarité manquante est compensée par deux années d’expérience jugée pertinente aux attributions de l’emploi. […]

·         Posséder quatorze années d’expérience pertinente aux attributions de l’emploi. […]

[5]         La période d’inscription de ce processus de qualification se déroule du 11 juillet au 19 août 2016 via le portail Emplois en ligne. Depuis 2015, ce portail doit être utilisé par les candidats qui désirent participer à un processus de qualification.

[6]         M. Sévigny est chef d’équipe en routes et structures au ministère. Il y œuvre depuis 2006.

[7]         Le 13 juillet 2016, M. Sévigny est informé du processus de qualification par un courriel reçu dans sa boîte courriel professionnelle. Il clique sur le lien le menant à l’appel de candidatures dans le portail Emplois en ligne. Sans avoir lu cet appel de candidatures, il clique sur l’icône « Postuler » présente en haut du formulaire. Il soumet sa candidature au processus de qualification à 17 h 03 le même jour : seul le champ « Scolarité » du formulaire d’inscription soumis est alors complété.

[8]         À 17 h 10, 17 h 13 et 17 h 15, il ajoute ses expériences dans son dossier personnel dit « de base ».

[9]         Le 23 août 2016, le ministère accuse réception de la candidature de M. Sévigny. Il l’invite à :

[…] transmettre le document permettant de confirmer votre admissibilité en le joignant à votre dossier en ligne. Pour ce faire, vous devez retourner dans votre dossier de candidature, à la section « suivre mes candidatures » et utiliser l’option « pièces justificatives » associée à cet appel de candidatures. Vous avez jusqu’au 16 septembre 2016 pour effectuer cette démarche sans quoi votre candidature sera refusée.

[10]        Le 13 septembre suivant, la responsable du processus de qualification transmet par courriel à M. Sévigny une nouvelle demande de produire les pièces justificatives permettant de confirmer son admissibilité. M. Sévigny prend connaissance de ce courriel mais n’y donne pas suite : il ne détient pas de diplôme. Il n’a donc rien à transmettre selon lui.

[11]        Le ministère procède à l’analyse de l’admissibilité de M. Sévigny avec les informations contenues dans son formulaire d’inscription. Suivant les exigences indiquées dans l’appel de candidatures, M. Sévigny doit détenir un diplôme de 5^e secondaire et posséder 14 années d’expérience pertinente pour être admis au processus de qualification. Toute année de scolarité manquante peut être compensée par deux années d’expérience pertinente.

[12]        Or, seule la section « Scolarité » de son formulaire d’inscription transmis est complétée et indique qu’il a terminé sa 4^e secondaire.

[13]        M. Sévigny étant un employé régulier du ministère selon la fiche d’identification personnelle du formulaire, la responsable du processus de qualification consulte son dossier « SAGIP[5] » pour pallier le formulaire incomplet et chercher des informations relatives à ses expériences. Toutes les expériences de M. Sévigny au ministère sont jugées pertinentes ce qui représente dix ans et trois mois. Toutefois, pour être admis au processus de qualification, M. Sévigny doit justifier 16 années d’expérience pertinente, c’est-à-dire deux années pour compenser l’année de scolarité manquante et 14 années d’expérience.

[14]        Le 20 octobre 2016, le ministère informe M. Sévigny de sa décision de ne pas l’admettre au processus de qualification parce qu’il ne possède pas le nombre d’années d’expérience exigé dans l’appel de candidatures.

[15]        Le jour même, M. Sévigny transmet un courriel et demande la révision de cette décision : il ne comprend pas pourquoi son expérience à la voirie d’une municipalité n’a pas été considérée aux fins de son admissibilité. À la suite de cette demande, la responsable du processus de qualification reprend l’analyse de l’admissibilité de M. Sévigny. Toutefois, son formulaire d’inscription ne contenant aucune expérience de travail, elle maintient la décision de refuser de l’admettre à ce processus. La décision en révision lui est transmise par courriel le 2 novembre 2016 et mentionne « [v]ous n’avez rien indiqué dans la section « Expérience ». C’est pourquoi seulement votre expérience du [ministère] a été considérer (sic) puisque nous pouvions avoir l’information à partir de SAGIP. »

[16]        M. Sévigny a indiqué ses expériences dans son dossier personnel en ligne. Il est d’ailleurs allé vérifier et elles y sont. Il ne comprend pas pourquoi elles n’apparaîssent pas pour le ministère.

[17]        En prévision de la séance d’échanges et d’information (la SEI) à tenir en préparation de l’autience, la responsable du processus de qualification demande au Centre de services partagés du Québec l’historique des enregistrements de M. Sévigny sur le portail Emplois en ligne.

[18]        Cet historique révèle que le 13 juillet 2016, à 17 h 03, M. Sévigny a soumis sa candidature au processus de qualification. Le formulaire d’inscription transmis contient alors uniquement les informations relatives à sa scolarité. À 17 h 10, 17 h 13 et 17 h 15, il enregistre ses expériences dans son dossier personnel, lesquelles remontent à 1999. Toutefois, lors de sa transmission, le formulaire d’inscription devient « statique », c’est-à-dire inaltérable : les ajouts ultérieurement inscrits par M. Sévigny ne modifient pas son formulaire, mais uniquement son dossier personnel « de base » sur Emplois en ligne.

[19]        Lors de la SEI, la responsable du processus de qualification admet à M. Sévigny que, lors des premiers appels de candidatures administrés via le portail Emplois en ligne, plusieurs personnes ont soumis des formulaires d’inscription ne contenant aucune information parce qu’elles omettaient d’enregistrer les informations dans leur formulaire d’inscription avant d’appuyer sur le bouton « Soumettre ». Pour répondre à cette problématique, les appels de candidature ont été bonifiés afin de préciser la procédure à suivre par un candidat pour compléter adéquatement son formulaire. C’est le cas de l’appel de candidatures du processus de qualification contesté :

·         Remplir le formulaire d’inscription :

Seules les renseignement contenus dans votre formulaire d’inscription seront considérés.

Une fois que vous avez soumis votre candidature, les renseignements contenus dans le formulaire ne peuvent plus être modifiés en ligne pour cet appel de candidatures.

Aux fins de la vérification de l’admissibilité, vous devez inscrire toute votre scolarité et toutes vos expériences de travail, y inclus votre emploi actuel.

[…]

Lorsque toutes les sections du formulaire d’inscription seront complétées, cliquez sur le bouton « Enregistrer » au bas de la page pour passer à la page suivante  ̶  Profil et intérêts professionnels, afin de répondre aux questions posées. Cliquez ensuite sur le bouton « Enregistrer » afin de sauvegarder vos données et cliquez sur le bouton « Continuer » au bas de la page pour atteindre la dernière page. À cette étape, si vous désirez réviser votre formulaire d’inscription ou votre questionnaire, cliquez sur le bouton « Retour », apportez les modifications appropriées et cliquez sur le bouton « Enregistrer ». Pour confirmer la saisie des données et pour soumettre votre candidature, cliquez sur le bouton « Soumettre » au bas de la dernière page. Un message confirmant la transmission de votre candidature s’affiche.

En tout temps, si vous cliquez sur le bouton « Retour » ou « Fermer » sans avoir au préalable cliqué sur « Enregistrer », les renseignements saisis ne seront pas sauvegardés.

Pour avoir la certitude que votre formulaire d’inscription a été transmis, vous pouvez retourner dans votre dossier en ligne dans la section « Ma carrière », à la rubrique « Suivre mes candidatures ». Si la mention « soumis » est inscrite à votre dossier de candidature, cela confirme que l’opération s’est bien déroulée.

[20]        Enfin, la section « Obtenir de l’information » de cet appel de candidatures mentionne : « […] si vous croyez nécessaire d’apporter des modifications à votre formulaire pendant la période d’inscription, vous pouvez communiquer avec nous aux numéros suivants : […].

[21]        Des captures d’écran déposées à l’audience montrent les infomations apparaîssant au fur et à mesure qu’un candidat complète les différentes étapes pour le mener à soumettre adéquatement sa candidature. M. Sévigny prétend que ces captures d’écran sont différentes de l’environnement informatique en place lorsqu’il a postulé au processus de qualification. Selon lui, à l’époque de l’appel de candidatures, il était possible d’avancer dans le formulaire sans enregistrer les informations inscrites. Ces informations étaient alors perdues.

[22]        Selon M. Sévigny, la responsable du processus de qualification a reconnu, lors de la SEI, qu’il existait un problème avec les formulaires d’inscription incomplets transmis via le portail Emplois en ligne. Elle en aurait parlé à son supérieur, mais rien n’aurait été fait pour corriger la situation.

[23]        La responsable du processus de qualification n’a été informée d’aucune défaillance du site Emplois en ligne durant la période d’inscription du processus de qualification : ce dernier était parfaitement opérationnel et aucun problème n’a été identifié ni rapporté.

LES ARGUMENTATIONS

L’argumentation du ministère

[24]        Le ministère indique que le fardeau de la preuve repose sur M. Sévigny et qu’il doit démontrer que la procédure utilisée pour l’évaluation de son admissibilité au processus de qualification a été entachée d’une irrégularité ou d’une illégalité. Il ajoute que la Commission doit déterminer si la décision qu’il a rendue est conforme au cadre légal applicable. Le ministère précise que la Commission n’est pas un comité de révision et qu’elle ne peut substituer sa décision à la sienne, à moins que celle-ci ne soit abusive, déraisonnable ou discriminatoire.

[25]        Le ministère rappelle que les conditions d’admission au processus de qualification sont les conditions minimales d’admission à un emploi de cadre, classe 7, tel que prévu à l’article 11 de la Directive concernant la classification et la gestion des emplois de cadres et de leurs titulaires (630)[6]. Conformément à l’article 43 de la Loi, il ne peut établir de conditions d’admission moins exigeantes.

[26]        Le ministère précise qu’il n’avait aucune marge de manœuvre dans le présent dossier : l’article 47 de la Loi prévoit que l’admission d’un candidat est évaluée « sur la base des renseignements transmis lors de son inscription » et l’article 14 du Règlement concernant le processus de qualification et les personnes qualifiées[7] (le Règlement) précise que « [l]’admissibilité d’une personne est vérifiée par l’examen de son formulaire d’inscription ». Ainsi, si une personne ne répond pas aux conditions d’admission sur la foi des informations indiquées dans ce même formulaire, elle ne peut pas être admise à un processus de qualification.

[27]        Le ministère considère qu’il s’agit de la seule manière de déterminer l’admissibilité d’une personne à un processus de qualification. Il a d’ailleurs fait preuve de souplesse en incluant dans son analyse d’admissibilité des informations inscrites dans SAGIP et non dans le formulaire d’inscription de M. Sévigny.

[28]        Le ministère soumet à l’attention de la Commission quelques décisions qu’il estime pertinentes[8] et rappelle que la jurisprudence de la Commission est constante : aux fins de l’analyse de l’admissibilité d’un candidat, on ne peut considérer des renseignements qui n’ont pas été inscrits dans le formulaire durant la période d’inscription. Il précise que la notion de « doute » est inapplicable en l’espèce puisque, comme l’a décidé la Commission dans la décision Minville[9], un doute ne peut exister à l’égard d’informations non inscrites au formulaire.

[29]        De l’avis du ministère, l’appel de candidatures contient toutes les informations pertinentes pour soumettre un formulaire dûment complété. En outre, il était possible de communiquer par téléphone pour obtenir de l’information au besoin. Bref, tout était en place pour aider les candidats intéressés à soumettre leur candidature. Or, M. Sévigny a admis ne pas avoir lu l’appel de candidatures.

[30]        Pour le ministère, le fait que M. Sévigny soumettait sa candidature via le portail Emplois en ligne pour la première fois ne le déchargeait pas de sa responsabilité de compléter adéquatement son formulaire d’inscription.

[31]        Il indique que la décision de ne pas admettre M. Sévigny à ce processus de qualification n’est pas abusive, déraisonnable ou discriminatoire.

[32]        Le ministère demande donc à la Commission de rejetter l’appel de M. Sévigny.

L’argumentation de M. Sévigny

[33]        M. Sévigny souligne qu’il a inscrit ses expériences dans son dossier sur le portail Emplois en ligne le 13 juillet 2016, soit à l’intérieur de la période d’inscription du processus de qualification tenue du 11 juillet au 19 août 2016. Il ne savait pas alors que ces informations ne seraient pas indiquées dans son formulaire aux fins de l’appel de candidatures.

[34]        Puisqu’il était à l’intérieur de la période d’inscription, il se demande pourquoi le ministère ne l’a pas avisé que ses expériences n’étaient pas indiquées dans son formulaire. Il aurait eu amplement le temps de corriger la situation.

[35]        Il admet avoir simplement cliqué sur le lien pour soumettre sa candidature. Il n’a pas lu toutes les sections de l’appel de candidatures.

[36]        M. Sévigny trouve la situation vraiment inéquitable. Il possède l’expérience exigée dans l’appel de candidatures et a fourni ses informations à l’intérieur de la période d’inscription.

[37]        Il demande à la Commission d’accueillir son appel.

MOTIFS

[38]        L’article 35 de la Loi prévoit :

35. Un candidat peut interjeter appel devant la Commission de la fonction publique s’il estime que la procédure utilisée pour son admission ou pour son évaluation dans le cadre d’un processus de qualification visant exclusivement la promotion a été entachée d’une irrégularité ou d’une illégalité. Il doit le faire par une demande écrite qui doit être reçue à la Commission dans les 15 jours ouvrables de l’expédition de l’avis l’informant qu’il ne satisfait pas aux conditions d’admission pour participer au processus de qualification ou l’informant des résultats de son évaluation au cours de ce processus. […]

[39]        Suivant cet article, la Commission doit donc décider si la procédure d’admission de M. Sévigny au processus de qualification en cause est entachée d’une illégalité ou d’une irrégularité. Il appartient à M. Sévigny d’en convaincre la Commission selon la règle de la prépondérance de la preuve. Toutefois, puisqu’elle n’est pas un comité de révision, la Commission interviendra uniquement si la preuve démontre que la décision contestée est abusive, déraisonnable ou discriminatoire.

[40]        Durant la période d’inscription, M. Sévigny soumet sa candidature au processus de qualification au moyen du portail Emplois en ligne. Son formulaire d’inscription ne contient aucune expérience de travail puisqu’il les enregistre dans son dossier « de base » après avoir soumis sa candidature.

[41]        Au moment de procéder à l’analyse de son admissibilité, le ministère constate qu’aucune expérience n’est inscrite dans le formulaire d’inscription. En vertu de l’article 14 du Règlement, la responsable de processus de qualification aurait pu évaluer l’admissibilité de M. Sévigny uniquement « sur la base des renseignements transmis lors de son inscription ». Cela l’aurait rapidement amené à rejeter sa candidature puisque, selon l’information contenue au formulaire d’inscription, il ne possède pas le nombre d’années d’expérience exigé dans l’appel de candidatures.

[42]        Ce n’est toutefois pas le chemin qu’a choisi d’emprunter la responsable du processus de qualification dans la présente affaire. En effet, malgré que le formulaire de M. Sévigny ne contient aucune expérience de travail, on y mentionne qu’il est un employé régulier du ministère depuis 2006. Ces informations contradictoires incitent la responsable du processus de qualification à consulter SAGIP pour obtenir les informations relatives au cheminement de M. Sévigny au sein du ministère et ainsi pallier le silence du formulaire.

[43]        Contrairement à ce que prétend le ministère, il n’a pas ainsi fait preuve de souplesse : il a douté.

[44]        Or, une fois le doute créé dans l’esprit de la responsable du processus de qualification, elle devait communiquer avec M. Sévigny pour obtenir l’information complète nécessaire pour effectuer une analyse « objective, impartiale et professionnelle » de son admissibilité. C’est le principe maintes fois appliqué par la Commission et exprimé ainsi dans la décision Chouinard[10] :

Cet article^[[11]] crée des obligations à ceux qui procèdent à la vérification de l’admissibilité : ils doivent faire une étude objective, impartiale et professionnelle du formulaire d’inscription et des documents produits à son appui.

De plus, s’il y a un doute dans l’esprit des évaluateurs sur l’interprétation à donner sur des renseignements soumis par le postulant, ils doivent faire jouer le doute en sa faveur et admettre celui-ci ou communiquer avec lui pour obtenir des éclaircissements. La Commission a d’ailleurs souligné, à plusieurs reprises dans des décisions antérieures, cette obligation des évaluateurs.

[Soulignements ajoutés]

[45]        En ne contactant pas M. Sévigny et en s’en remettant uniquement à l’information partielle présente dans SAGIP, la responsable du processus de qualification n’a pas respecté l’obligation qu’imposait le doute présent.

[46]        Pour la Commission, l’analyse de l’admissibilité de M. Sévigny ainsi réalisée s’avère incomplète et, de ce fait, inéquitable. Conséquemment, la décision en découlant est déraisonnable.

[47]        Cette situation est différente de celle rapportée dans la décision Minville[12] citée par le ministère puisque l’appelante avait alors omis d’inscrire une expérience de travail parmi plusieurs. Dans ce cas, l’autorité qui administrait le processus de qualification n’a jamais douté que l’information transmise par M^me Minville était incomplète.

[48]        La présente affaire se distingue également des décisions Émond[13], Gamache[14] et Bernier[15] où les candidats demandaient de tenir compte d’informations révélées après la fin de la période d’inscription. En l’espèce, M. Sévigny a inscrit toutes ses expériences de travail dans le portail Emplois en ligne le 13 juillet 2016, soit à l’intérieur de la période d’inscription, et ce, seulement quelques minutes après avoir transmis son formulaire d’inscription au processus de qualification.

[49]        Aussi, contrairement à la situation exposée dans la décision Corbin[16] où l’appelant n’avait ni soumis sa candidature durant la période d’inscription ni enregistré aucune des informations requises sur le portail Emplois en ligne, M. Sévigny a soumis sa candidature durant la période prévue et la preuve a clairement démontré son intention d’y joindre les informations relatives à ses expériences de travail, inscrites quelques minutes plus tard dans son dossier « de base ».

[50]        En conséquence, la Commission considère que la procédure utilisée pour l’admission de M. Sévigny au processus de qualification a été entachée d’une irrégularité justifiant son intervention.

[51]        La Commission constate de nouveau la complexité associée à l’obligation de soumettre sa candidature via le portail Emplois en ligne, et ce, même si l’appel de candidatures en l’espèce détaille précisément la procédure à suivre pour compléter adéquatement le formulaire d’inscription.

[52]        La situation rapportée n’est pas unique puisque plusieurs personnes ont déjà soumis un formulaire d’inscription vide selon la responsable du processus de qualification. Or, un candidat ne devrait pas avoir à suivre une procédure pour le moins complexe pour compléter adéquatement un formulaire d’inscription. À titre d’unique système de recrutement et de promotion, le portail Emplois en ligne devrait être aussi convivial pour ses utilisateurs que l’était l’ancien formulaire papier qu’il remplace. Ainsi, plutôt qu’alourdir les appels de candidatures, la Commission estime que c’est le portail lui-même qui devrait être simplifié.

POUR CES MOTIFS, la Commission de la fonction publique :

ACCUEILLE l’appel de M. Dany Sévigny;

ORDONNE au ministère des Transports, de la Mobilité durable et de l’Électrification des transports de procéder à l’analyse de l’admissibilité de M. Dany Sévigny au processus de qualification en vue de la promotion de cadre, classe 7, en tenant compte des informations enregistrées sur le portail Emplois en ligne au plus tard le 19 août 2016.