L’APPEL

[1]   Il s’agit d’un appel, en vertu de l’article 35 de la Loi sur la fonction publique[1] (la Loi), déposé par M. Serge Pouliot en date du 14 juillet 2016 devant la Commission de la fonction publique (la Commission). Il conteste la décision du Centre de services partagés du Québec (le CSPQ) de rejeter sa candidature à un processus de qualification de cadre, classe 4[2].

[2]   La candidature de l’appelant a été rejetée pour le motif qu’il ne possède pas l’année d’expérience dans des activités d’encadrement tel qu’exigé dans les conditions d’admission.

[3]   M. Pouliot conteste cette décision et demande une révision. Il écrit un courriel dans lequel il mentionne au CSPQ qu’il l’avait admis à deux concours de promotions de cadre, classe 4, en 2006 et en 2010, en se basant sur les mêmes documents que ceux soumis lors du processus de qualification en cause. La décision du CSPQ est demeurée inchangée.

[4]   À la suite de la séance d’échanges et d’information (SEI), M. Pouliot a précisé ses motifs d’appel. Essentiellement, il conteste le fait que le CSPQ n’ait pas tenu compte des années d’expérience qu’il a accumulées alors qu’il était président de l’Association du Parti conservateur de l’Université Laval (l’Association) de 1987 à 1990.

LES FAITS

[5]   Les parties déposent plusieurs pièces lors de l’audience. Trois témoins sont également entendus M. Pouliot, M^me Pascale Perron, conseillère en gestion des ressources humaines et responsable du processus de qualification en cause, et M^me Suzanne Duplessis, ancienne députée de Louis-Hébert.

[6]   Les principales conditions d’admission au processus de qualification indiquées dans l’appel de candidatures s’énoncent comme suit :

·          Faire partie du personnel régulier de la fonction publique.

·          Détenir un diplôme universitaire de 1^er cycle qui requiert seize années d’études ou une attestation d’études pertinentes dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.

Chaque année de scolarité manquante est compensée par deux années d’expérience jugée pertinente aux attributions de l’emploi.

·          Posséder huit années d’expérience dans l’exercice d’activités de niveau professionnel ou de niveau d’encadrement, comprenant une année d’expérience dans des activités d’encadrement.

Un maximum de deux années d’expérience manquantes peut être compensé par une année de scolarité pertinente et additionnelle, de niveau équivalent ou supérieur à la scolarité exigée. Toutefois, l’année d’expérience dans des activités d’encadrement ne peut être compensée par de la scolarité.

[7]   Ces « activités d’encadrement » sont d’ailleurs expliquées dans le document Guide d’admissibilité (le Guide) qu’utilise le CSPQ comme lignes directrices afin d’évaluer l’admissibilité des candidats. Il permet aux évaluateurs l’application d’une méthode unique et équitable pour juger les candidatures.

[8]   Le Guide définit ce que doit effectuer un supérieur immédiat, un chef d’équipe et un chargé de projet. Un supérieur immédiat doit pour se qualifier à ce titre avoir deux personnes sous ses ordres (lien d’autorité) et être responsable « de l’évaluation de rendement, de l’approbation des absences, des heures supplémentaires et de l’imposition de mesures administratives et disciplinaires ».

[9]   Le Guide donne aussi certains exemples de tâches pertinentes pour évaluer les candidats qui ont exercé des activités d’encadrement dans le secteur privé, à l’instar de M. Pouliot. Lorsqu’il s’agit d’activités bénévoles, le Guide recommande également de vérifier la durée et le niveau de responsabilité exercé par le candidat.

[10]        Il indique aussi :

Si nous n’avons pas d’information sur la nature des activités d’encadrement, notamment le nombre d’employés supervisés et le niveau des employés supervisés, il faut contacter la personne candidate.

[11]        L’admissibilité de M. Pouliot a été évaluée à l’aide de son formulaire d’inscription et des documents qu’il a transmis, entre autres, son curriculum vitae et une lettre de M^me Suzanne Duplessis témoignant de son implication bénévole dans l’Association de 1987 à 1990 qui équivaut, selon elle, à une année d’encadrement.

[12]        Un baccalauréat est d’abord reconnu à M. Pouliot, ce qui correspond à l’une des conditions minimales d’admission. Une expérience de dix années et sept mois accomplis comme professionnel lui a également été accordée. Pour ce qui est de l’année d’expérience requise dans des activités d’encadrement, seulement cinq mois et 15 jours ont pu lui être reconnus.

[13]        M^me Perron en lisant ce que M. Pouliot a inscrit sur son formulaire d’inscription, soit « encadrer les membres de l’équipe du PC du campus de l’Université Laval de façon à rejoindre les étudiants et leur faire connaître les bienfaits et l’importance de l’Accord de libre-échange canado-américain », comprend qu’il gérait un calendrier d’activités et que son seul mandat était d’informer les étudiants. Il était clair pour elle qu’aucune activité d’encadrement n’était exercée par M. Pouliot.

[14]        Elle estime que sa compréhension des tâches de M. Pouliot est corroborée par la lettre de M^me Suzanne Duplessis, ex-députée de Louis-Hébert et supérieure de M. Pouliot à l’époque de son bénévolat au sein de l’Association.

[15]        De plus, même si M^me Duplessis prétend que les années à temps partiel de M. Pouliot à la tête de l’Association valent une année d’expérience dans des activités d’encadrement et qu’il démontre du leadership, ces dires ne peuvent être considérés, car elle est externe à la fonction publique et elle ignore les critères d’évaluation recherchés pour atteindre un tel niveau d’emploi.

[16]        Incidemment, le CSPQ n’a pas tenu compte du titre de président de M. Pouliot qui n’est pas suffisamment précis et qui aurait demandé une analyse complète des tâches réellement exercées.

[17]        Le mandat de M. Pouliot à titre de président est explicité durant l’audience. Ainsi, il se doit de gagner les élections dans le comté de Louis-Hébert en obtenant le plus de votes. C’est dans cet objectif, « afin de faire sortir le vote » qu’il transmettait les ordres à son équipe de 50 bénévoles.

[18]        Il détenait une grande autonomie pour exécuter son mandat. Son équipe se composait d’un vice-président et d’une trésorière qui jouait également le rôle de secrétaire. C’est lui qui avait le pouvoir d’appliquer des sanctions disciplinaires ou encore d’exclure les bénévoles si leur rendement était inefficace.

[19]        Quelques exemples des activités qu’il exécutait sont donnés :

·                    Distribuer des tâches aux bénévoles.

·                    Tenir un échéancier de l’avancement et de l’exécution des travaux.

·                    Tenir des rencontres de membres.

·                    Rendre compte mensuellement à M^me Duplessis.

·                    Distribuer des documents explicatifs sur l’Accord de libre-échange aux étudiants de l’Université Laval.

LES ARGUMENTATIONS DES PARTIES

L’argumentation du CSPQ

[20]        Le CSPQ réfère aux articles 35, 43 et 47 de la Loi. Il soutient que l’appelant doit démontrer qu’une irrégularité ou une illégalité a entaché la procédure utilisée pour son admission lors du processus de qualification de cadre, classe 4.

[21]        Il réfère au témoignage de M^me Perron qui a expliqué la façon dont la candidature de M. Pouliot a été évaluée selon les conditions exigées et selon le cadre normatif applicable. Il ajoute que la condition manquante pour admettre l’appelant au processus de qualification est l’année d’expérience dans des activités d’encadrement et que l’analyse de sa candidature ne permettait pas de conclure qu’il satisfaisait à la condition exigée.

[22]        Le CSPQ précise que les conditions d’admission de l’appel de candidature sont claires et seuls les renseignements contenus dans le formulaire d’inscription sont considérés.

[23]        Trois décisions[3] sont déposées relativement à la responsabilité de l’appelant de documenter et de mettre en évidence ses fonctions afin de permettre aux évaluateurs de les apprécier en fonction des conditions d’admission.

[24]        Il cite aussi les articles 9 et 14 du Règlement concernant le processus de qualification et les personnes qualifiées[4] (le Règlement). Ces articles traitent des conditions d’admission et de l’admissibilité d’une personne.

[25]        Les articles 19 et 19.1 de la Directive concernant la classification et la gestion des emplois de cadres et de leurs titulaires (la Directive) définissent, quant à eux, les « activités d’encadrement » :

19. Les activités d’encadrement, prévues au paragraphe 2 de l’article 14, font référence au rôle prédominant de la personne dans la supervision ou la coordination du personnel à titre de supérieur immédiat, chef d’équipe ou chargé de projet.

Selon le cas :

1. à titre de supérieur immédiat, la personne doit avoir supervisé au moins 2 employés;

2. à titre de chef d’équipe, les activités d’encadrement doivent avoir été exercées auprès d’au moins 2 employés de niveau professionnel;

3. à titre de chargé de projet, la personne doit avoir coordonné la réalisation du travail du personnel sous sa responsabilité fonctionnelle, comprenant au moins 2 employés de niveau professionnel (identification des résultats à atteindre, évaluation de la quantité du travail à réaliser, établissement des résultats, des échéanciers et des mécanismes de suivi).

19.1. Les activités de niveau d’encadrement comprennent l’une ou l’autre des activités suivantes :

1. les activités exercées à titre de cadre;

2. les activités effectuées à titre provisoire et à titre de remplacement temporaire dans un emploi de cadre.

La personne qui prétend avoir exercé de telles activités doit les accomplir à titre de supérieur immédiat, de chef d’équipe ou de chargé de projet.

Aussi, ces activités d’encadrement doivent avoir été exercées à titre de cadre, à titre provisoire ou à titre de remplacement temporaire dans un emploi de cadre.

[26]        La définition d’activités d’encadrement de la Directive diffère de ce que M. Pouliot a marqué dans son formulaire d’inscription. Distribuer des documents pour faire connaître l'Accord de libre-échange nord-américain ne peut être considéré comme une activité d’encadrement, « faire sortir le vote » non plus. Il a été impossible de déduire qu’il exerçait des activités d’encadrement et il est impossible de faire des suppositions lors de l’analyse d’une candidature.

[27]        Certes lorsque des activités bénévoles sont exercées, il est nécessaire de vérifier la durée et le niveau de responsabilité du candidat. Or, encore une fois, ni la lettre de M^me Duplessis, ni les informations données par M. Pouliot ne respectaient la définition d’activités d’encadrement donnée par le cadre normatif.

[28]        M. Pouliot coordonnait, à des fins électorales, diverses activités au sein de l’Université Laval. Grosso modo, il distribuait différentes tâches aux bénévoles afin de faire connaître l’Accord de libre-échange.

[29]        Ce qui est recherché, c’est une personne qui a géré du personnel et qui a une autorité sur eux. Il n’était pas responsable de l’évaluation de rendement, de l’approbation des absences, des heures supplémentaires ni de l’imposition de mesures administratives et disciplinaires.

[30]        Exclure un bénévole qui ne s’acquittait pas de ses tâches diffère du droit de gérance généralement reconnu en relations de travail. De plus, les bénévoles n’étaient pas choisis pour leurs qualités personnelles, mais seulement parce qu’ils payaient la cotisation pour devenir membre de l’Association.

[31]        Le CSPQ demande le rejet de l’appel de M. Pouliot.

L’argumentation de M. Pouliot

[32]        Il a mentionné dans son formulaire d’inscription qu’il agissait à titre de président et qu’il faisait de l’encadrement. La lettre de M^me Duplessis traitait de son leadership et des activités exercées pendant ses trois ans d’implication bénévole. Cette expérience dans le secteur privé mérite d’être acceptée.

[33]        Une association est régie par des statuts et le fait d’en être président parle de lui-même, le CSPQ aurait dû le savoir. Or cela n’a même pas été analysé.

[34]        Convaincu que le processus de qualification en cause a été entaché d’une irrégularité, M. Pouliot s’en remet à la Commission et lui demande d’accueillir son appel.

Réplique du CSPQ

[35]        Si l’appelant voulait que soient considérés les statuts de l’Association, il aurait dû les fournir.

[36]        Un candidat ne doit pas a posteriori expliquer au tribunal le contenu de son formulaire d’inscription ni les activités d’encadrement qu’il a effectuées. Les renseignements pertinents doivent tous se retrouver dans le formulaire transmis durant la période d’inscription.

LES MOTIFS

[37]        La Commission doit décider si la procédure utilisée pour évaluer l’admissibilité de M. Pouliot au processus de qualification en vue de la promotion est entachée d’une irrégularité ou d’une illégalité en application de l’article 35 de la Loi qui se lit ainsi :

35. Un candidat peut interjeter appel devant la Commission de la fonction publique s’il estime que la procédure utilisée pour son admission ou pour son évaluation dans le cadre d’un processus de qualification visant exclusivement la promotion a été entachée d’une irrégularité ou d’une illégalité. Il doit le faire par une demande écrite qui doit être reçue à la Commission dans les 15 jours ouvrables de l’expédition de l’avis l’informant qu’il ne satisfait pas aux conditions d’admission pour participer au processus de qualification ou l’informant des résultats de son évaluation au cours de ce processus.

[…]

[38]         Afin de rendre sa décision, la Commission doit décider si la procédure utilisée répond aux exigences de la Loi et des règlements applicables. La Commission intervient seulement lorsque la preuve démontre que la décision contestée est déraisonnable, arbitraire, discriminatoire ou abusive.

[39]        Après avoir examiné la preuve administrée lors de l’audience et en se fondant sur les faits prouvés de façon prépondérante, la Commission en arrive à la conclusion que la procédure utilisée pour évaluer l’admissibilité de M. Pouliot au processus de qualification est entachée d’une irrégularité. La décision prise par le CSPQ de refuser la candidature de M. Pouliot constitue une décision déraisonnable justifiant son intervention.

[40]        La Commission observe certains manquements dans la vérification de l’admissibilité de M. Pouliot. En effet, cette dernière n’a pas été effectuée de manière rigoureuse et selon les règles que le CSPQ s’est lui-même imposées.

[41]        La Commission est consciente que c’est sur le candidat que repose l’obligation de fournir toutes les informations qui peuvent servir à analyser son admissibilité, mais les lignes directrices du Guide imposent au CSPQ une marche à suivre dans certains cas bien précis. Ainsi, malgré ce qui précède, le candidat doit être contacté si le CSPQ n’a pas d’information sur la nature des activités d’encadrement, notamment le nombre d’employés supervisés et leur niveau.

[42]        D’ailleurs, la partie du Guide qui précise les obligations des évaluateurs et des candidats est une fidèle reproduction du cadre normatif et de la jurisprudence de la Commission, notamment la décision Chouinard[5] qui en résume bien l’essentiel :

Cet article [l’article 14 du Règlement] crée des obligations à ceux qui procèdent à la vérification de l’admissibilité : ils doivent faire une étude objective, impartiale et professionnelle du formulaire d’inscription et des documents produits à son appui.

De plus, s’il y a doute dans l’esprit des évaluateurs sur l’interprétation à donner sur des renseignements soumis par le postulant, ils doivent faire jouer le doute en sa faveur et admettre celui-ci ou communiquer avec lui pour obtenir des éclaircissements. La Commission a d’ailleurs souligné, à plusieurs reprises dans des décisions antérieures, cette obligation des évaluateurs.

D’autre part, cet article crée aussi l’obligation sur le postulant de fournir toutes les informations et données pertinentes sur sa formule d’inscription afin de permettre aux évaluateurs de s’acquitter de leurs responsabilités.

[43]        La Commission en lisant ce que M. Pouliot a inscrit dans son formulaire d’inscription, soit « encadrer les membres de l’équipe du PC du campus de l’Université Laval de façon à rejoindre les étudiants et leur faire connaître les bienfaits et l’importance de l’Accord de libre-échange canado-américain », considère qu’il est déraisonnable de ne pas y voir des activités d’encadrement. Certes, il manque plusieurs précisions, mais justement, d’après le Guide, dans cette situation il faut contacter le candidat afin d’obtenir des informations sur la nature de ces activités d’encadrement.

[44]        En conséquence, la Commission estime que lors de l’analyse de l’admissibilité de M. Pouliot, le CSPQ a manqué à ses obligations en ne communiquant pas avec lui pour obtenir des informations additionnelles sur son expérience de président tel que prévu par le Guide.

[45]        Par ailleurs, la Commission s’interroge sur l’interprétation faite par le CSPQ en lisant le formulaire d’inscription de M. Pouliot. Comment un président qui affirme « encadrer les membres de l’équipe du PC du campus de l’Université Laval » devient-il une personne qui gère uniquement un calendrier d’activités?

[46]        La Commission estime que cette interprétation est déraisonnable et que les mots utilisés par M. Pouliot dans son formulaire d’inscription étaient suffisants pour soulever un doute sur la nature de ses activités d’encadrement. D’autant plus que le sens commun du mot encadrer, tel que défini par le dictionnaire[6], est sans ambiguïté : « Diriger, organiser pour le travail (un cadre) ». Ainsi, le CSPQ aurait dû être plus diligent et communiquer avec lui pour valider les informations.

[47]        Durant l’audience, M. Pouliot a réussi à démontrer à la Commission qu’il exerçait des activités de supérieur immédiat. M. Pouliot avait une équipe constituée de 50 bénévoles, dont un vice-président et une secrétaire-trésorière, il leur donnait des ordres pour accomplir plusieurs tâches dans le but d’informer les étudiants du campus sur l’Accord de libre-échange, qui à l’époque était un grand enjeu pour remporter l’élection.

[48]        Il était autonome pour exécuter son mandat et il avait le pouvoir d’imposer des sanctions aux bénévoles qui ne s’acquittaient pas de leurs tâches ou dont le rendement était inefficace et pouvait même les exclure.

[49]        La Commission estime que M. Pouliot exécutait des activités de gestion à titre de supérieur immédiat et qu’il avait au moins deux personnes sous ses ordres. Il n’a peut-être pas le même rôle que celui d’un supérieur immédiat de la fonction publique québécoise, mais le Guide prévoit spécifiquement qu’un bénévole et qu’un président de conseil d’administration peuvent se voir reconnaître une année dans des activités d’encadrement.

[50]        Ainsi, rejeter un candidat parce que ses tâches ne sont pas identiques à celles exercées habituellement par un supérieur immédiat de la fonction publique reviendrait à vider de son sens les prescriptions du Guide et par le fait même remettrait en cause le processus de qualification.

[51]        En somme, si le CSPQ s’était acquitté de son obligation et avait contacté M. Pouliot pour avoir des précisions sur ses activités d’encadrement, il l’aurait admis au processus de qualification, car le contraire n’aurait pas été raisonnable.

[52]        Conséquemment, la Commission juge que M. Pouliot a réussi à démontrer de manière prépondérante que la procédure utilisée pour évaluer son admissibilité dans le processus de qualification en cause est déraisonnable.

POUR CES MOTIFS, la Commission :

[53]        ACCUEILLE l’appel de M. Serge Pouliot;

[54]        ORDONNE au Centre de services partagés du Québec d’admettre M. Pouliot au processus de qualification interministériel en vue de la promotion de cadre, classe 4, n^o 63004PS93470001;

[55]        ORDONNE au Centre de services partagés du Québec de soumettre M. Pouliot à la procédure d’évaluation et, s’il la réussit, d’inscrire son nom dans la banque de personnes qualifiées alimentée par ce processus de qualification.