Décision

L’APPEL

[1]         M. El-Mostafa Ourtani conteste la décision du Centre de services partagés du Québec (ci-après le « CSPQ ») de refuser son inscription tardive au processus de qualification interministériel en vue de la promotion de cadre, classe 4[1].

[2]         M. Ourtani n’a pas soumis sa candidature à l’intérieur de la période d’inscription indiquée à l’appel de candidatures et il voudrait obtenir une prolongation de la période d’inscription pour pouvoir le faire. Il invoque le caractère exceptionnel de sa situation, entre le 9 novembre 2015 et le 10 mai 2016 pour motiver sa demande d’inscription tardive, et il soutien que le CSPQ ne lui a pas donné une occasion raisonnable de soumettre sa candidature. Il ajoute que l’administration publique doit faire preuve de diligence à l’égard de ses employés. Enfin, il rappelle que la Commission de la fonction publique (ci-après la « Commission ») a le pouvoir de proroger des délais.

LES FAITS

[3]         Du 9 novembre 2015 au 10 mai 2016, M. Ourtani bénéficie d’un congé à traitement différé de son employeur, le Secrétariat du Conseil du trésor (ci-après le « SCT »).

[4]         Durant cette période, M. Ourtani, aîné d’une famille marocaine, effectue des aller-retour entre le Québec et le Maroc afin de soutenir sa famille demeurée dans son pays d’origine, d’abord pendant la lente agonie de sa mère et, ensuite, pendant le deuil causé par son décès survenu le 17 janvier 2016. Cette situation, qu’il qualifie d’exceptionnelle, affecte la santé de M. Outrani. Il n’a alors aucune pensée pour son emploi de chef de projet au SCT.

[5]         Le 10 mars 2016, par son Communiqué DGMO 2016-04, le SCT informe les directrices et les directeurs des ressources humaines des ministères et des organismes du lancement prochain d’un processus de qualification en vue de la promotion de cadre, classe 4. Il joint à son communiqué un projet d’actualité qu’il demande de diffuser dans l’intranet de chaque ministère et organisme le plus tôt possible. Il ajoute :

De plus, si vous avez des employés susceptibles de ne pas avoir accès à l’information concernant la tenue de ce processus de qualification (congé de maternité, congé de maladie, employés d’une représentation du Québec à l’étranger, etc.), nous vous invitons à les en informer.[2]

[6]         Le 11 mars 2016, la directrice des ressources humaines du SCT transmet une note à tous les gestionnaires du SCT les informant qu’un processus de qualification en vue de la promotion de cadre, classe 4, sera lancé sous peu. À son tour, elle mentionne :

Nous vous invitons à communiquer l’information aux personnes de votre équipe pouvant y être intéressées, entre autres :

·         les employés participants à la démarche de relève en gestion;

·         les personnes susceptibles de ne pas avoir accès à l’information (congé de maternité, congé de maladie, etc.).[3]

[7]         La période d’inscription au processus de qualification en vue de la promotion de cadre, classe 4, se déroule du 16 au 31 mars 2016. Pendant cette période de 16 jours, le CSPQ reçoit 5610 inscriptions. L’inscription s’effectue sur le portail Emplois en ligne, accessible sur le Web. Emplois en ligne, qui remplace Info-carrière, est le nouveau système de dotation destiné aux employés de la fonction publique du Québec. Rodé au printemps 2015, il est implanté officiellement l’automne suivant.

[8]         Lors de son retour au travail, en mai 2016, M. Ourtani apprend qu’un processus de qualification en vue de la promotion de cadre, classe 4, s’est tenu pendant son absence. Les 19 et 25 mai 2016, il communique par courriel avec le CSPQ, via la Boîte Carrières Admission, et explique les raisons pour lesquelles il n’a pas pu s’incrire au processus de qualification pendant la période d’inscription. Il mentionne au CSPQ que, depuis 2013, il a entrepris des démarches (formation, participation à la démarche de relève en gestion et encadrement spécifique en ce sens) en vue de se préparer à un tel processus de qualification.

[9]         Le 7 juin 2016, le CSPQ informe M. Ourtani de sa décision de lui refuser une inscription tardive au processus de qualification en cause. La décision du CSPQ est fondée sur les articles 6 et 7 du Règlement concernant le processus de qualification et les personnes qualifiées[4].

L’ARGUMENTATION

du CSPQ

[10]        Le CSPQ réfère tout d’abord au cadre normatif applicable dans la présente affaire, soit les articles 35, 45, 47 et 120 de la Loi sur la fonction publique (ci-après la « LFP »), ainsi que les articles 5 à 7, 17 et 18 du Règlement concernant le processus de qualification et les personnes qualifiées. Ce règlement n’ayant pas encore fait l’objet de décision, le CSPQ réfère la Commission à la jurisprudence relative au règlement qu’il est venu remplacer, soit le Règlement sur la tenue de concours[5]. Présentée par ordre chronologique par le CSPQ, la jurisprudence rapportée aborde trois thèmes.

[11]        D’abord, elle expose en quoi constitue l’obligation de fournir aux personnes susceptibles de satisfaire aux conditions d’admission une occasion raisonnable de soumettre leur candidature, prévue à l’article 45 de la LFP. Le CSPQ réfère à plusieurs décisions[6] dans lesquelles la Commission a décidé que la publication d’appels de candidatures dans des sites intranets gouvernementaux constitue une occasion raisonnable offerte aux personnes de soumettre leur candidature.

[12]        Le CSPQ précise toutefois qu’il s’agit d’une obligation de moyen et non pas d’une obligation de résultat : la Commission a statué qu’il serait excessif et exorbitant d’exiger de prendre des mesures exceptionnelles pour rejoindre individuellement des personnes absentes lors de la diffusion d’appels de candidatures[7].

[13]        Quant à la notion d’événement imprévisible énoncée à l’article 7 du Règlement concernant le processus de qualification et les personnes qualifiées, le CSPQ rappelle qu’il doit s’agir d’un événement ayant retardé la réception de l’inscription[8]. Or, M. Ourtani n’ayant pas transmis d’inscription, aucun événement n’a pu en retarder la réception par le CSPQ. La CSPQ prétend que dans la présente affaire, seule une panne du portail Emplois en ligne pourrait vraisemblablement constituer un événement imprévisible au sens du règlement.

[14]        Le CSPQ soutient également, jurisprudence à l’appui[9], qu’il appartient aux personnes qui s’absentent du travail de faire preuve de vigilance et de prendre les mesures nécessaires pour s’assurer d’être informées des processus de qualification tenus pendant leur absence.

[15]        Finalement, le CSPQ aborde le concept d’impossibilité d’agir qui permet à la Commission, en vertu de l’article 120 de la LFP, de prolonger un délai. Dans les décisions rapportées, la Commission a statué qu’il s’agit d’une impossibilité relative et non d’une impossibilité absolue : l’impossibilité relative est celle qui fait en sorte qu’une personne puisse raisonnablement se considérer dans l’impossibilité d’agir, malgré la diligence qu’elle a manifestée[10]; elle ne peut toutefois être rattachée à une simple décision personnelle[11]. Ainsi, les événements suivants n’ont pas été reconnu comme constituant une impossibilité d’agir au sens de l’article 120 de la LFP : un congé de maladie[12]; une absence pour invalidité[13]; des vacances à l’étranger[14]; ne pas avoir vérifié la date limite d’inscription[15]; l’infarctus du myocarde du conjoint[16]; des problèmes de santé aux tunnels carpiens[17].

[16]        En résumé, par la publication de l’appel de candidatures sur le portail Emplois en ligne, le CSPQ estime avoir rempli son obligation d’offrir une occasion raisonnable aux personnes intéressées de soumettre leur candidature.

[17]        Le CSPQ ajoute que l’invitation faite par le SCT, aux directions des ressources humaines des ministères et des organismes, et par la directice des ressources humaines du SCT à ses gestionnaires, d’informer les personnes absentes de la tenue de ce processus de qualification n’est pas une obligation qui lui incombait.

[18]        Par ailleurs, le CSPQ rappelle que bien qu’il ait été en congé pendant la période d’inscription du processus de qualification en cause, M. Ourtani n’était pas à l’extérieur du pays pendant toute la durée de ce congé. Or, pendant ces six mois d’absence, il n’a jamais communiqué avec la direction des ressources humaines du SCT pour s’informer de la tenue prochaine d’un processus de qualification. De même, avant de partir pour ce long congé, il n’a pas non plus manifesté à cette direction son intérêt à participer à un tel processus, ni ne lui a spécifiquement demandé de l’avertir si un processus de qualification de cadre, classe 4, était mis en branle.

[19]        Pour le CSPQ, le critère de l’article 7 du Règlement concernant le processus de qualification et les personnes qualifiées n’étant pas respecté, il était dans l’obligation de refuser la demande d’inscription tardive de M. Ourtani.

[20]        Enfin, le CSPQ est d’avis que la Commission ne peut pas proroger le délai d’inscription au processus de qualification pour M. Ourtani parce que celui-ci n’était pas dans une impossibilité d’agir au sens de l’article 120 de la LFP pendant les six mois de son congé.

[21]        Le CSPQ demande donc à la Commission de rejeter l’appel de M. Ourtani.

de M. Ourtani

[22]        M. Ourtani mentionne d’entrée de jeu qu’il ne conteste pas la légalité du processus de qualification en vue de la promotion de cadre, classe 4. Il est toutefois d’avis qu’il était dans une situation de la nature d’un « événement imprévisible » tel que prévu par le Règlement concernant le processus de qualification et les personnes qualifiées.

[23]        M. Ourtani souligne que, dans plusieurs des décisions rapportées par le CSPQ, les appelants étaient au courant de la tenue du processus de qualification, ce qui n’est pas le cas dans la présente affaire.

[24]        Pour M. Ourtani, les ministères et les organismes s’étaient vu déléguer, par le SCT, le devoir d’informer les personnes absentes de la tenue du processus de qualification en cause.

[25]        Or, bien qu’il avait clairement manifesté son intérêt à participer à un tel processus (il avait assisté à des formations en vue de se préparer à la gestion, et ce, avec l’appui de ses gestionnaires), son employeur ne l’a pas informé qu’un processus de qualification se tiendrait pendant son absence.

[26]        M. Ourtani déplore le manque de diligence de l’employeur à encourager la progession de carrière de ses ressources.

[27]        M. Ourtani indique que le portail Emplois en ligne a connu des ratés lors de son déploiement.

[28]        M. Ourtani conclut en ajoutant qu’il est inscrit sur le portail Emplois en ligne, et ce, en utilisant son courriel personnel. Selon lui, il aurait été facile de procéder à un envoi massif de courriels à partir de ce site et ainsi informer tous les inscrits de la tenue du processus de qualification en cause. Pour M. Ourtani, le simple affichage sur le portail Emplois en ligne était insuffisant.

[29]        M. Ourtani demande donc à la Commission de lui permettre de s’inscrire au processus de qualification en vue de la promotion de cadre, classe 4.

réplique du CSPQ

[30]        Le CSPQ réplique que l’implantation du nouveau portail Emplois en ligne, par ailleurs parfaitement fonctionnel, n’a pas eu pour effet de modifier la responsabilité des employés.

[31]        Selon lui, il aurait fallu que M. Ourtani donne un mandat clair à la direction des ressources humaines du SCT et lui demande de l’informer si un processus de qualification en vue de la promotion de cadre, classe 4, était annoncé pendant son absence. De même, M. Ourtani aurait pu confier le mandat à ses enfants, restés au Québec, de s’informer à sa place de la tenue d’un processus de qualification.

[32]        Pour le CSPQ, le fait que M. Ourtani ait participé à des formations en matière de gestion ne signifie pas que la direction des ressources humaines du SCT devait communiquer avec lui ni qu’elle le savait intéressé par le processus de qualification en cause.

ANALYSE ET MOTIFS

[33]        Le cadre juridique applicable à l’appel de M. Ourtani est le suivant :

35.  Un candidat peut interjeter appel devant la Commission de la fonction publique s’il estime que la procédure utilisée pour son admission ou pour son évaluation dans le cadre d’un processus de qualification visant exclusivement la promotion a été entachée d’une irrégularité ou d’une illégalité. Il doit le faire par une demande écrite qui doit être reçue à la Commission dans les 15 jours ouvrables de l’expédition de l’avis l’informant qu’il ne satisfait pas aux conditions d’admission pour participer au processus de qualification ou l’informant des résultats de son évaluation au cours de ce processus. […]

45.   Les appels de candidatures doivent être faits de façon à fournir aux personnes susceptibles de satisfaire aux conditions d’admission une occasion raisonnable de soumettre leur candidature.

120. La Commission peut proroger un délai fixé par la loi lorsqu’elle considère qu’un fonctionnaire a été dans l’impossibilité d’agir plus tôt ou de donner mandat d’agir en son nom dans le délai prescrit.

[34]        L’article 7 du Règlement concernant le processus de qualification et les personnes qualifiées prévoit quant à lui :

7.  Une inscription reçue après la période d’inscription n’est pas considérée à moins qu’un événement imprévisible ait eu pour effet d’en retarder la réception.

[35]        Considérant les faits en preuve, la Commission conclut qu’il n’y a pas, dans la présente affaire, un événement imprévisible, au sens de l’article 7 du Règlement concernant le processus de qualification et les personnes qualifiées, ayant eu pour effet de retarder la réception de l’inscription de M. Ourtani. En effet, M. Ourtani n’ayant pas complété d’inscription pour le processus de qualification en cause, aucun événement imprévisible ne peut avoir retardé celle-ci.

[36]        De même, la Commission est d’avis que M. Ourtani n’était pas, pendant les six mois de son congé à traitement différé, dans une impossibilité d’agir ou de donner mandat d’agir au sens de l’article 120 de la LFP. Bien que la situation personnelle de M. Ourtani ait été émotivement difficile jusqu’à en affecter sa santé, elle n’aurait pas eu pour effet de l’empêcher de s’inscrire au processus de qualification en cause s’il en avait été informé. C’est parce qu’il ignorait que se tenait un processus de qualification en vue de la promotion de cadre, classe 4, que M. Ourtani ne s’est pas inscrit pendant la période d’inscription et non parce qu’il en était incapable.

[37]        En conséquence, la seule question qui demeure à trancher dans le présent appel est celle de déterminer si le CSPQ a fourni à M. Ourtani une occasion raisonnable de soumettre sa candidature au processus de qualification en vue de la promotion de cadre, classe 4.

[38]        Dans la décision Brizard et Ministère du Revenu[18], la Commission résume ainsi sa position historique à ce sujet :

[27]             Ni la loi ni le Règlement ne définissent ce qui constitue « une occasion raisonnable de soumettre [sa] candidature ».

[28]             Dans ses décisions, la Commission a circonscrit ce concept. Elle a, notamment, décidé que l’autorité responsable du concours n’avait « pas l’obligation d’informer personnellement chacune des personnes pouvant être intéressées à s’inscrire à [un] concours »^[2] et qu’il était « de la responsabilité des candidats de se tenir au courant des concours publiés […] [et] de s’assurer qu’ils respectent les règles applicables à l’admissibilité de leur candidature »^[3].

[29]             De plus, la Commission a décidé que le fait de publier l’appel de candidatures dans l’intranet du SCT et dans celui de l’organisme qui tient un concours ministériel « est raisonnable et satisfait à l’obligation de la loi qui en est un de moyen et non de résultat ». La Commission ajoutant également qu’ « il serait exorbitant d’exiger de l’autorité qui tient un concours qu’elle s’assure que tout fonctionnaire susceptible de satisfaire aux conditions d’admission à un concours en prenne effectivement connaissance […] »^[4].

[30]             En l’espèce, la preuve révèle que l’intimé a publié l’appel de candidatures dans l’intranet du SCT ainsi que dans le sien. La Commission conclut donc qu’il a satisfait à l’obligation que lui impose l’article 45 de la Loi sur la fonction publique.

[…]

[33]             En terminant, la Commission tient à spécifier qu’il appartient à un fonctionnaire de se responsabiliser au regard de son cheminement de carrière. L’employeur n’est nullement garant de celui-ci. La carrière de tout fonctionnaire est éminemment une affaire personnelle, dont la responsabilité lui incombe, hormis les obligations spécifiques prévues aux lois et règlement pertinents.

[références omises]

[39]        À l’évidence, la Commission a de tout temps considéré que la seule diffusion d’un appel de candidatures dans l’intranet gouvernemental était une manière raisonnable et suffisante, pour le ministère ou l’organisme qui tient le processus de qualification, de s’acquitter de son obligation découlant de l’article 45 de la LFP, la Commission précisant qu’il serait excessif d’exiger que des mesures exceptionnelles soient prises pour rejoindre individuellement des personnes absentes lors de la diffusion d’appels de candidatures.

[40]        Toutefois, considérant les moyens technologiques actuels, est-il vraiment « exhorbitant » de demander que de simples mesures soient prises pour tenter d’informer les personnes absentes qu’un processus de qualification est lancé pendant leur absence, comme l’envoi massif de courriels ou de lettres, et ce, même si Emplois en ligne est accessible sur le Web?

[41]        D’ailleurs, le SCT ne proposerait certainement pas aux ministères et aux organismes de prendre des mesures exhorbitantes ou exceptionnelles pour rejoindre leurs employés absents lors de la mise en branle d’un processus de qualification. Or, dans son Communiqué DGMO 2016-04, le SCT, à titre d’organisme de gouverne, les invite spécifiquement à informer les personnes absentes de la tenue du processus de qualification en cause. La direction des ressources humaines du SCT invite également les gestionnaires de celui-ci à faire de même à l’égard de leurs employés.

[42]        Par ailleurs, rien dans le texte de l’article 45 de la LFP ne justifie le fardeau jusqu’ici imposé aux fonctionnaires absents de leur travail de déployer des efforts considérables pour s’assurer d’être informés des processus de qualification tenus en leur absence[19]. Considérant que « [l]a carrière de tout fonctionnaire est éminemment une affaire personnelle », il semble contradictoire d’obliger un fonctionnaire à révéler, à ses collègues, à son gestionnaire ou à la direction des ressources humaines, son intérêt à participer à un processus de qualification donné.

[43]        La Commission considère que c’est uniquement à l’organisme qui tient le processus de qualification qu’une obligation est imposée en vertu de l’article 45 de la LFP, soit celle de « fournir aux personnes susceptibles de satisfaire aux conditions d’admission une occasion raisonnable de soumettre leur candidature ». Ainsi, même si des ministères et des organismes avaient donné suite à l’invitation lancée par le SCT d’informer les personnes absentes de la tenue du processus de qualification en cause, ils n’auraient pas, ce faisant, suppléé à l’inaction du CSPQ, seul organisme imputable de l’obligation de fournir une occasion raisonnable en vertu de l’article 45 de la LFP.

[44]        Considérant ce qui précède, la Commission estime qu’une mise à jour de sa jurisprudence est nécessaire.

[45]        En effet, la Commission est d’avis que la diffusion d’un appel de candidatures sur le portail Emplois en ligne ne permet pas, à elle seule, de satisfaire à l’obligation de l’article 45 de la LFP au regard des personnes absentes du travail.

[46]        Pour la Commission, l’obligation imposée à l’organisme responsable du processus de qualification de fournir une occasion raisonnable aux fonctionnaires absents du travail implique que cet organisme prenne une quelconque initiative pour tenter de les informer de la tenue du processus de qualification. Il n’y a là rien d’excessif.

[47]        Or, dans la présente affaire, il n’y a eu aucune démarche du CSPQ en vue de tenter de rejoindre les fonctionnaires absents du travail.

[48]        La Commission reconnaît toutefois qu’il s’agit d’une obligation de moyen et que, dans la mesure où une démarche en ce sens a été réalisée, il ne peut être reproché à l’organisme qui tient le processus de qualification de ne pas avoir réussi à rejoindre toutes les personnes absentes.

[49]        En conséquence, la Commission est d’avis que le CSPQ n’a pas fourni à M. Ourtani une occasion raisonnable de soumettre sa candidature tel que l’article 45 de la LFP l’impose.

[50]        POUR CES MOTIFS, la Commission :

accueille l’appel de M. El-Mostafa  Ourtani;

ORDONNE au Centre de services partagés du Québec de permettre à M. El-Mostafa  Ourtani de soumettre sa candidature au processus de qualification interministériel en vue de la promotion de cadre, classe 4, n^o 63004PS93470001;

ORDONNE au Centre de services partagés du Québec d’analyser l’admissibilité de M. El-Mostafa  Ourtani au processus de qualification n^o 63004PS93470001; le cas échéant, de le soumettre à la procédure d’évaluation et, s’il la réussit, d’inscrire son nom dans la banque de personnes qualifiées alimentée par ce processus de qualification.