Madame D… A… saisit la Commission d’une demande de révision en vertu de l’article 135 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels[1].

OBJET DU LITIGE

[1]          Madame A… conteste le refus de l’Organisme d’autoréglementation du courtage immobilier du Québec (l’OACIQ) de lui permettre de consulter les réponses qu’elle a données dans le cadre des deux examens auxquels elle s’est soumise ainsi que les corrigés et grilles de correction préparés pour ces deux examens. Sa demande de révision est datée du 20 avril 2011.

[2]          L’OACIQ appuie sa décision sur les articles 87 et 40 de la Loi sur l’accès. Il considère que les documents demandés sont, en substance, formés de renseignements relatifs à une épreuve qui est destinée à l’évaluation comparative des connaissances, de l’aptitude, de la compétence ou de l’expérience d’une personne et qui est toujours utilisée. L’organisme ajoute que la communication de ces documents compromettrait sa capacité de réutiliser cette épreuve en tout ou en partie.

LES FAITS

Témoignage de M^e Jean-François Savoie :

[3]          Maître Jean-François Savoie est avocat depuis 1992 et c’est à ce titre que l’Association des courtiers et agents immobiliers du Québec l’a embauché en mai 1998. Il a par la suite occupé les fonctions de coordonnateur et de directeur des affaires juridiques de cette association avant d’être nommé vice-président aux affaires juridiques en juin 2007.

[4]          L’OACIQ a remplacé l’Association des courtiers et agents immobiliers du Québec en mai 2010, en vertu de la Loi sur le courtage immobilier (L.R.Q., c. C-73.2).

[5]          Maître Savoie occupe, depuis mai 2010, le poste de vice-président du Service des affaires juridiques et Greffes de l’OACIQ et, depuis la fin de 2010, le poste de secrétaire-adjoint de l’organisme.

[6]          Maître Savoie a aussi été désigné comme responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels de l’OACIQ; c’est en cette qualité qu’il a reçu, le 5 avril 2011, et traité, le 19 avril suivant, la demande d’accès que M^me A… a datée du 4 avril 2011.

[7]          La Loi sur le courtage immobilier confie à l’OACIQ la mission d’assurer la protection du public en régissant l’exercice des activités de courtage immobilier et hypothécaire au Québec; l’OACIQ s’acquitte de sa mission comme le fait un ordre professionnel.

[8]          La Loi sur le courtage immobilier définit les activités de courtage immobilier et elle impose la détention d’un permis délivré par l’OACIQ aux personnes qui exercent ces activités.

[9]           La réussite de l’examen de l’OACIQ est une condition préalable à la délivrance d’un permis de courtage immobilier.

La demande d’accès de M^me A… :

[10]       Madame A… a fait une première demande d’accès qu’elle a datée du 4 avril 2011 et qu’elle a adressée au président de l’OACIQ (O-1); elle voulait consulter ses réponses aux deux examens qu’elle avait subis ainsi que les corrigés et grilles de correction de ces examens.

[11]       Pour traiter la demande de M^me A…, M^e Savoie a obtenu, du Service de la formation de l’OACIQ, les documents relatifs aux deux examens que M^me A… avait subis, soit celui du 10 janvier 2011 et celui du 28 février 2011. Il a réuni les examens, les grilles de correction et les marques inscrites par les correcteurs.

[12]       Les examens de l’OACIQ sont faits en fonction des compétences qui doivent être maîtrisées pour exercer les activités de courtier immobilier; les candidats doivent réagir à une mise en situation (scénario) et compléter les documents qui s’y rapportent.

[13]       Madame A… s’est présentée à des examens préparés pour l’obtention d’un permis de courtier immobilier résidentiel, non pas pour l’obtention d’un permis de courtier immobilier commercial ou hypothécaire.

[14]       L’examen préparé pour l’obtention d’un permis de courtier immobilier résidentiel comprend deux scénarios et il se déroule durant une journée. Les candidats complètent tous les documents relatifs à la conclusion d’un contrat de courtage en avant-midi (1^er scénario) et tous les documents relatifs à une promesse d’achat en après-midi (2^e scénario).

[15]       Chacun des deux examens subis par M^me A… comprenait ces deux scénarios incluant les documents qui s’y rapportent.

[16]       Maître Savoie a considéré que M^me A… demandait accès à des épreuves destinées à l’évaluation comparative des connaissances des candidats qui veulent obtenir un permis de courtier résidentiel; il a appliqué l’article 40 de la Loi sur l’accès à sa demande puisque, selon les renseignements fournis par le Service de la formation de l’OACIQ, chacun des scénarios qui constituent ces épreuves était susceptible d’être utilisé de nouveau.

[17]       Les consignes que l’OACIQ diffuse sur son site web à l’intention des candidats qui se présentent à l’examen pour l’obtention d’un permis de courtage immobilier résidentiel (O-11) prévoient, entre autres, qu’un candidat ne pourra obtenir ou voir sa copie d’évaluation certificative corrigée, celle-ci étant la propriété de l’OACIQ. Les candidats sont donc avisés que leur copie d’examen ou d’évaluation certificative corrigée ne leur sera pas communiquée.

[18]       Maître Savoie a répondu à la demande d’accès du 4 avril 2011, le 19 avril suivant, par courriel et par courrier recommandé (O-2).

[19]       Madame A… lui avait, entre-temps, adressé une demande d’accès qu’elle avait datée du 15 avril 2011 et que M^e Savoie a reçue le 20 avril suivant (O-3); Madame A… voulait obtenir ses deux examens ainsi que leur corrigé. Maître Savoie lui a répondu le 21 avril 2011 (O-4) en faisant référence à sa réponse du 19 avril précédent.

Les scénarios d’examens :

[20]       L’OACIQ a identifié, pour chacun des types de permis de courtage, des compétences générales et détaillées qui sont évaluées chez un candidat et que celui-ci doit maîtriser; ces compétences sont accessibles sur le site web de l’organisme (O-12).

[21]       Le Référentiel de compétences en courtage immobilier résidentiel (O-12) est un guide qui permet de comprendre les sept compétences à développer et à maîtriser pour l’exercice des activités de courtage immobilier. Les examens sont construits de sorte que les candidats soient placés dans une situation qui corresponde à la réalité et aux exigences de ces activités.

[22]       La maîtrise de chacune de ces compétences est vérifiée plusieurs fois, à même les réponses d’un candidat. Chacune des sept compétences doit être maîtrisée dans chaque scénario.

[23]       Selon le calcul fait par le Service de la formation de l’OACIQ, la préparation d’un nouveau scénario d’examen avec sa grille de correction représente huit semaines de travail à temps plein de deux personnes; le double de ce travail est donc requis pour les deux scénarios d’un examen.

[24]       L’OACIQ a élaboré 24 scénarios; douze de ces scénarios concernent le contrat de courtage (examen de l’avant-midi) alors que les autres portent sur la promesse d’achat (examen de l’après-midi).

[25]       L’élaboration de ces scénarios est faite avec la collaboration de spécialistes de l’Université de Sherbrooke.

[26]       Ceux-ci recommandent à l’OACIQ de constituer une banque de soixante scénarios pour en permettre une suffisante permutation de sorte qu’un candidat qui reprend un examen ne se retrouve pas devant un même scénario et qu’il ne soit pas ainsi avantagé par rapport au candidat qui se présente à l’examen pour la première fois.

L’utilisation des scénarios :

[27]       Un candidat qui a échoué un examen a le droit de se présenter de nouveau à trois autres séances d’examen à l’intérieur d’une courte période. Après quatre échecs, il doit attendre un an avant de se présenter de nouveau.

[28]       L’OACIQ offre et veut continuer à offrir annuellement onze séances d’examen, à raison d’une par mois, sauf en juillet.

[29]       L’organisme compte avoir élaboré ses soixante scénarios dans trois ans. D’ici là, les scénarios qu’il détient en banque seront vraisemblablement utilisés plus souvent. Depuis l’entrée en vigueur de la Loi sur le courtage immobilier et depuis que l’OACIQ administre ses examens, l’organisme a offert quinze séances d’examens à même ses 24 scénarios.

[30]       L’un des scénarios qui faisait partie de l’un des examens subis par M^me A… a été réutilisé.

Le traitement confidentiel des scénarios :

[31]       L’OACIQ emploie 160 personnes.

[32]       Les nouveaux scénarios sont élaborés par le Service de la formation qui est composé d’au plus sept personnes; une fois le scénario complété, il est classé sur un serveur auquel l’accès est réservé à ce Service. Maître Savoie n’a pas accès à ce serveur; il en est de même du vice-président qui est responsable de la formation.

[33]       Les grilles de correction sont aussi placées sur un serveur dédié auquel l’accès est réservé à une vingtaine de personnes incluant les chefs correcteurs.

[34]       Les formulaires d’examen sont numérisés sur un serveur dédié, accessible à trois ou quatre personnes. Les originaux des examens sont placés dans une voûte sécurisée, également accessible à un nombre restreint de personnes.

[35]       Lorsque les candidats terminent un examen, de trois à quatre employés du Service de la certification (qui administre les examens) ramassent les documents qui avaient été remis à chacun. Ces documents sont copiés et un exemplaire est remis aux correcteurs.

[36]       Les correcteurs ne voient que le scénario qu’ils ont à corriger; ils n’ont pas accès à l’ensemble de l’examen, c’est-à-dire à l’autre scénario, à la grille de correction et à la correction faite par le correcteur de l’autre scénario.

[37]       La correction est faite sur un tableau informatique; après la correction, les correcteurs remettent les documents au Service de la certification, dans une enveloppe. Les correcteurs ne gardent rien.

[38]       Maître Savoie complète son témoignage en l’absence de M^me A…; ce témoignage est fait à l’aide des documents qui sont en litige et il porte sur ces documents.

Témoignage de M^me A… :

[39]       Madame A… a suivi un cours en courtage immobilier résidentiel au Collège d’enseignement en immobilier (CEI), à Québec; ce cours a été développé conjointement avec l’OACIQ.

[40]       Elle a obtenu les meilleurs résultats de sa promotion au CEI avec des notes supérieures à 90 %.

[41]       Elle ne s’explique pas son échec aux examens de l’OACIQ.

[42]       Madame A… n’a pas exercé son droit de demander la révision de ses résultats d’examens à cause des frais exigés par l’OACIQ.

[43]       Elle connaît les questions des examens qu’elle a subis à l’OACIQ; elle les a notées. Elle a des collègues qui ont aussi subi les examens de l’OACIQ après elle.

ARGUMENTS DE L’OACIQ

[44]       L’OACIQ a démontré que l’article 40 de la Loi sur l’accès s’applique aux documents que M^me A… veut consulter.

[45]       Il a exercé le pouvoir discrétionnaire qu’attribue cette disposition et qui l’habilite à refuser de communiquer ces documents.

[46]       Il n’a pas exercé ce pouvoir discrétionnaire de façon abusive ou discriminatoire.

[47]       L’OACIQ a démontré qu’il diffuse, sur son site web, les consignes de son évaluation certificative en matière de courtage immobilier résidentiel; ces consignes prescrivent que le candidat à l’examen ne pourra obtenir ou voir sa copie d’évaluation certificative corrigée.

L’épreuve :

[48]       L’OACIQ a démontré que les examens subis par M^me A… sont des épreuves destinées à l’évaluation comparative des compétences et qu’elles sont encore utilisées.

[49]        Les directives données aux candidats lors de l’examen, les documents de référence et les fiches à compléter, les feuilles réponses et les grilles de correction font partie intégrante de chaque examen ou épreuve et en sont indissociables, comme l’ont décidé la Cour du Québec[2] et, par la suite, la Commission[3].

[50]       L’article 87 de la Loi sur l’accès permet à l’OACIQ de ne pas communiquer à M^me A… des renseignements personnels qui la concernent dans la mesure où la communication de ces renseignements révélerait des renseignements dont la communication peut être refusée en vertu de l’article 40 de cette loi[4].

L’utilisation des scénarios d’examens :

[51]       L’OACIQ a démontré qu’il conserve confidentiellement ses 24 scénarios parce qu’il entend les réutiliser avec la grille de correction correspondante[5].

[52]       L’OACIQ a démontré qu’il a utilisé l’un des scénarios en litige plus d’une fois.

[53]       L’OACIQ a démontré qu’il entend avoir développé une soixantaine de scénarios d’ici à trois ans, avec la collaboration de l’Université de Sherbrooke.

[54]       L’OACIQ a démontré qu’il prend des mesures de sécurité pour protéger ses épreuves dans le but d’éviter les fuites.

[55]       L’OACIQ a démontré que le traitement confidentiel de ses épreuves lui permet de les réutiliser, en tout ou en partie, à intervalles réguliers ou non, d’agir équitablement envers les candidats qui subissent l’un de ses examens pour la première fois par rapport à ceux qui le reprennent[6] et de rentabiliser le temps et l’argent investis dans la préparation de ses épreuves.

[56]       La communication des épreuves demandées par M^me A… causerait  préjudice à l’OACIQ parce qu’il entend les réutiliser.

[57]       L’article 40 de la Loi sur l’accès s’applique puisque les conditions d’application de cette restriction au droit d’accès sont réunies : l’OACIQ a donc la discrétion voulue pour refuser de communiquer les épreuves demandées par M^me A…[7].

ANALYSE

[58]       Les documents ou renseignements demandés par M^me A… et détenus par l’OACIQ sont les suivants : les réponses de M^me A… aux examens auxquels elle s’est soumise les 10 janvier et 28 février 2011 pour obtenir un permis de courtier immobilier résidentiel ainsi que les grilles de correction qui se rapportent à ces examens et qui incluent les consignes et guides destinés aux correcteurs et les corrigés.

[59]       L’OACIQ refuse de communiquer ces documents ou renseignements en vertu de l’article 40 de la Loi sur l’accès

40. Un organisme public peut refuser de communiquer une épreuve destinée à l'évaluation comparative des connaissances, des aptitudes, de la compétence ou de l'expérience d'une personne, jusqu'au terme de l'utilisation de cette épreuve.

[60]       L’OACIQ appuie également sur l’article 87 de la Loi sur l’accès son refus de communiquer à M^me A… des renseignements personnels qui la concernent; cette disposition fait référence à l’article 40 susmentionné :

87. Sauf dans le cas prévu à l'article 86.1, un organisme public peut refuser de confirmer l'existence ou de donner communication à une personne d'un renseignement personnel la concernant, dans la mesure où la communication de cette information révélerait un renseignement dont la communication doit ou peut être refusée en vertu de la section II du chapitre II ou en vertu des articles 108.3 et 108.4 du Code des professions (chapitre C-26).

[61]       La Commission doit déterminer si les conditions d’application de ces restrictions au droit d’accès sont réunies et permettent à l’OACIQ de refuser de communiquer les documents et renseignements demandés par M^me A….

Les épreuves :

[62]       Les examens de l’OACIQ, incluant ceux auxquels M^me A… s’est soumise, sont préparés parce que c’est l’OACIQ qui, en vertu de la Loi sur le courtage immobilier, établit les règles relatives à la formation exigée pour devenir courtier immobilier résidentiel ainsi que les règles relatives à l’examen auquel les candidats doivent se soumettre[8] pour obtenir un permis de courtier immobilier résidentiel délivré par l’OACIQ.

[63]       Ces examens sont préparés à partir du Référentiel de compétences en courtage immobilier résidentiel (O-12) que l’OACIQ diffuse et qu’un candidat doit maîtriser.

[64]       Ces compétences sont les suivantes :

·         Agir de façon éthique et responsable dans sa pratique de courtage;

·         Gérer ses activités professionnelles dans le domaine de l’immobilier;

·         Recourir aux règles de droit générales et particulières dans les opérations de courtage;

·      Estimer la qualité et les différents éléments de construction d’un immeuble;

·      Estimer la valeur marchande d’un immeuble résidentiel;

·         Effectuer les opérations de courtage relatives à la vente, l’achat, la location ou l’échange d’un immeuble résidentiel;

·         Distinguer les principes de base en matière de crédit hypothécaire.

[65]       Les examens de l’OACIQ, incluant ceux auxquels M^me A… s’est soumise sont, comme l’indique l’OACIQ (O-11), des évaluations certificatives. Ils sont l’occasion pour un candidat de démontrer sa maîtrise des connaissances et compétences requises pour assumer avec professionnalisme et efficacité les actions professionnelles ainsi que ses capacités à poser les actions nécessaires et à agir comme un courtier immobilier résidentiel certifié par l’OACIQ (O-11 et O-12). Ces examens ou évaluations certificatives ont pour but de déterminer si les actions professionnelles d’un candidat sont en accord avec le référentiel de compétences de l’OACIQ (O-11 et O-12).

[66]       Selon les consignes que diffuse l’OACIQ pour l’évaluation certificative en matière de courtage immobilier résidentiel, chacune des compétences est examinée lors de l’évaluation certificative et c’est la réussite de chacune d’elle qui permettra la délivrance du permis (O-11).

[67]       Les résultats obtenus par un candidat lors de cette évaluation certificative démontrent s’il y a, ou non, maîtrise de chacune des sept compétences requises pour l’exercice des activités de courtage immobilier résidentiel (O-11).

[68]       Les évaluations certificatives en matière de courtage immobilier résidentiel, incluant celles auxquelles M^me A… s’est soumise, comprennent des mises en situation (scénarios) qui sont basées sur la réalité et qui peuvent être rencontrées dans l’exercice des activités de courtage immobilier résidentiel. Le candidat se voit remettre des documents incluant des formulaires à remplir et des feuilles réponses qui lui permettent d’exprimer sa démarche et les actions qu’il pose au sujet de chaque élément d’une mise en situation (O-11).

[69]       Les consignes que l’OACIQ diffuse (O-11) précisent que le candidat à l’évaluation certificative en matière de courtage immobilier résidentiel doit, pour un cas fictif donné (scénario), agir comme un courtier en remplissant tous les formulaires requis, en démontrant, sur les feuilles réponses explications, tous les autres éléments jugés importants (points à considérer, actions requises, conseils, explications, éléments manquants, autres tâches à faire etc…) et en effectuant ses calculs, avec le détail de sa démarche, sur les feuilles réponses calculs.

[70]       Chaque réponse sert à démontrer si telle ou telle compétence est maîtrisée dans les divers actes qui doivent être posés.

[71]       La correction de chaque scénario est faite selon des consignes et à l’aide d’une grille de correction.

[72]       Le correcteur examine chaque réponse et il l’évalue en fonction de critères préétablis; des points ou des pénalités sont prévus, selon la valeur des réponses.

[73]       La note accordée pour chaque réponse sert à calculer le niveau atteint par un candidat pour chaque compétence.

[74]       La preuve démontre clairement que les examens, ou évaluations certificatives, de l’OACIQ sont des épreuves destinées à l’évaluation de connaissances et de compétences déterminées chez des candidats qui souhaitent obtenir un permis pour exercer les activités de courtier immobilier résidentiel.

[75]       La preuve démontre précisément que ces épreuves comprennent des documents qui sont remis aux candidats (mises en situation, formulaires à remplir et feuilles réponses) et des grilles de correction qui permettent la comparaison des réponses de chaque candidat avec un corrigé et l’évaluation des connaissances et compétences de ce candidat.

[76]       La preuve démontre que les examens ou épreuves de l’OACIQ sont constitués de documents qui servent à l’évaluation comparative des connaissances et compétences des candidats[9] qui s’y soumettent.

L’utilisation des épreuves :

[77]       La preuve démontre que l’utilisation des épreuves de l’OACIQ en matière de courtage immobilier résidentiel n’est pas terminée.

[78]       La preuve démontre de plus que l’OACIQ prend des mesures pour traiter ses épreuves de façon confidentielle afin d’en préserver la valeur et l’efficacité puisque ses épreuves sont toutes susceptibles d’être réutilisées et qu’elles servent à la certification des courtiers et à la protection du public.

[79]       La preuve démontre que l’OACIQ pouvait, en vertu de l’article 40 de la Loi sur l’accès, refuser de communiquer à M^me A… les documents qui lui ont été remis lors des examens auxquels elle s’est soumise ainsi que les grilles de correction qui se rapportent à ces examens et qui incluent les consignes et guides destinés aux correcteurs et les corrigés.

Les réponses de M^me A… :

[80]       Les réponses manuscrites données par M^me A… lors des examens des 10 janvier et 28 février 2011 sont des renseignements personnels qui concernent M^me A…. Ces renseignements ont permis à M^me A… d’exprimer sa démarche et les actes à poser dans le cadre de ces deux examens et ils sont ceux à partir desquels l’OACIQ a comparé et évalué ses compétences et connaissances; ces renseignements n’auraient pas été détenus si M^me A… n’avait pas subi ces examens.

[81]       L’OACIQ refuse de communiquer ces renseignements personnels à M^me A…; il appuie son refus sur l’article 87 de la Loi sur l’accès.

[82]       Les réponses exprimées par M^me A… sont, par rapport à chacun des  éléments des mises en situation qui lui ont été présentées lors des examens, le détail des actions qu’elle a considéré devoir poser dans chaque démarche et les justifications de ces actions. Ces réponses détaillées ramènent précisément aux questions posées ou aux exigences requises par l’OACIQ par rapport à chacun des éléments de ces mises en situation. Elles renseignent sur ces questions ou exigences; elles sont susceptibles de confirmer ces questions ou exigences chez une personne qui a déjà subi l’examen.

[83]       Les questions ou autres exigences qui se rapportent aux divers éléments de ces mises en situation ont pour utilité première l’évaluation comparative des compétences et connaissances; elles révèlent les épreuves dont elle font partie et auxquelles M^me A.. s’est soumise, épreuves qui sont encore utilisées et que l’OACIQ peut refuser de communiquer en vertu de l’article 40 de la Loi sur l’accès.

[84]       L’OACIQ pouvait donc, en vertu de l’article 87 de la Loi sur l’accès, refuser de communiquer à M^me A… les réponses qu’elle avait données dans le cadre des épreuves des 10 janvier et 28 février 2011 parce que la communication de ces réponses révélerait une partie importante d’épreuves auxquelles elle peut refuser l’accès en vertu de l’article 40 de la même loi.

[85]       Somme toute, la preuve démontre que les conditions d’application des articles 40 et 87 de la Loi sur l’accès sont réunies et que ces dispositions permettent à l’OACIQ de refuser à M^me A… l’accès aux documents ou renseignements qu’elle voulait obtenir. Le refus de l’OACIQ n’a pas à être révisé.

POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION :

[86]       REJETTE la demande de révision.

HÉLÈNE GRENIER

Juge administratif

M^e Olivier Truesdell-Ménard

Avocat de l’organisme